Top.Mail.Ru

Электронный кадровый документооборот в организации: благо или скрытая опасность?

Многие организации переходят на систему безбумажного кадрового документо­оборота. Ее плюсы многообразны и бесспорны. Однако все ли так гладко? Не таит ли она скрытых опасностей для сторон трудовых отношений? Давайте разберемся.

Разветвленность, обособленность местоположения каждого структурного подразделения, большой количественный состав трудового коллектива – вот главные основания для принятия работодателем решения о внедрении электронной системы документооборота в организации. Плюсы делопроизводства в электронном виде не требуют обсуждения: быстрота, простота, «прозрачность» для учета и контроля намного выгоднее привычной бумажной волокиты. Применение этой формы документооборота отразилось и на желании работодателя упростить и кадровый документооборот организации. Во многих организациях он давно применяется. Однако, как выяснилось, минусов у безбумажной системы кадрового документооборота едва ли не больше плюсов. Давайте рассмотрим эти минусы.

Заявление на отпуск

Заявление на отпуск любого вида (очередной, дополнительный, без сохранения заработной платы, по беременности и родам и по уходу за ребенком) подается через базу данных (далее – БД), в том числе в варианте онлайн.

Риск для работодателя:

  • Риск непредоставления работнику отпуска по графику (в том числе более чем в течение двух лет подряд) из-за сбоев в программе, то есть допущения нарушений законодательства о труде и привлечения к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.
  • Риск возбуждения в суде дела о восстановлении на работе работника, уволенного за прогул по подп. «а» п. 6 ст. 81 ТК РФ.
  • Риск нарушения прав женщин, лиц с семейными обязанностями и иных отдельных категорий работников, в отношении которых ТК РФ на работодателя возложена обязанность по предоставлению отпуска в сроки и продолжительностью, указанных работником (ст. 123 ТК РФ).
  • Риск нарушения всего графика отпусков подразделения в связи с реализацией работником предусмотренного ст. 124 ТК РФ права на перенос отпуска в иные сроки при несвоевременной оплате отпуска работодателем.
  • Риск привлечения работодателя к ответственности по ст. 145.1 Уголовного кодекса Российской Федерации от 13.06.1996 г. № 63-ФЗ (в редакции от 29.12.2010 г.; далее – УК РФ) за невыплату заработной платы, пенсий, стипендий, пособий и иных выплат, в том числе оплаты отпуска.

Риск для работника:

  • отсутствие доказательств нахождения в отпуске,
  • риск быть уволенным за прогул,
  • проблема с доказательной базой, если не имеется и свидетелей подачи заявления на отпуск.

Судебная практика

Пример отмены судебного акта и направления дела на новое рассмотрение в связи с отсутствием доказательств в виде заявления работника, табеля учета рабочего времени, графика работы, доказательств ознакомления работников с графиком

Решением Краснооктябрьского районного суда Волгограда С. в удовлетворении иска к Волгоградскому областному геронтологическому центру о восстановлении на работе, взыскании заработной платы за время вынужденного прогула и компенсации морального вреда отказано. Судебная коллегия по гражданским делам Волгоградского областного суда, отменяя решение и направляя дело на новое рассмотрение, указала следующее: «Суд первой инстанции, отказывая в удовлетворении исковых требований С., сделал вывод о том, что С. находилась в очередном ежегодном отпуске, однако в материалах дела отсутствует копия приказа о нахождении ее в отпуске с отметкой, за какой период работы С. был предоставлен отпуск, и заявление С. о предоставлении отпуска. Кроме того, судом не был затребован табель учета рабочего времени и график работы медсестер, в том числе и С. до и после очередного отпуска, не выяснен порядок ознакомления с указанным графиком работы, доведен ли он до работников».

Пример решения суда не в пользу работника: решением Ленинского районного суда г. Мурманска от 01.11.2007 г. 1 было отказано в удовлетворении исковых требований Г. к ООО «Ультра-Сервис» о восстановлении на работе в должности швеи, с которой она была уволена за прогул по подп. «а» п. 6 ст. 81 ТК РФ. Установив, что истица самовольно ушла в отпуск без издания приказа и в нарушение графика отпусков, в частности, после нахождения на больничном с 24.10.2006 г. по 21.02.2007 г. к работе не приступила (графиком отпусков на 2007 год, утвержденным директором, отпуск истице запланирован с 01.06.2007 г.), суд, руководствуясь п. 39 постановления Пленума ВС РФ № 2 от 17.03.2004 г., пришел к выводу о законности увольнения истицы за прогулы.

График отпусков

График отпусков составляется в БД, на бумажном носителе не существует.

Риск для работодателя:

  • Невозможность отследить уход/приход работника в отпуск/из отпуска при сбое в программах БД.
  • Зачастую – ограниченный доступ в БД, что может повлечь невозможность или затруднения при смене руководителя работника или...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 700 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Как правильно рассчитать норму рабочих часов при суммированном учете

На конкретных примерах показываем, как посчитать норму рабочих часов сотруднику на полставки, при установлении работнику неполного рабочего времени, индивидуально, как скорректировать норму рабочих часов в случае предоставления работнику дополнительного оплачиваемого отпуска. Объясняем с учетом позиций Роструда, Минтруда России и судов, почему на практике есть 2 варианта для уменьшения нормы часов в учетном периоде, если работник отсутствовал на работе в соответствии с законодательством, какой вариант в какой ситуации предпочтительнее. Даем образец приказа об утверждении нормы часов для разных категорий работников.

Особенный режим работы – гибкое рабочее время

Показываем на конкретных примерах, в чем особенность гибкого режима рабочего времени и как его на практике отличить от других режимов. Почему для сотрудников, которым установлено гибкое рабочее время, важно обеспечить точный учет отработанного времени. Когда при гибком режиме имеет смысл установить суммированный учет рабочего времени. Как описать такой режим в трудовом договоре (с образцами формулировок).

Что делать, если произошел несчастный случай: советы практика

Какие ситуации относятся к несчастным случаям? Что должен предпринять работодатель, когда произошел несчастный случай? Автор-практик дает рекомендации, исходя из собственного опыта, в том числе как поступить, если работодатель (его представитель) не был очевидцем происшествия и пока не понятно, относится происшествие к несчастному случаю или нет. Читайте о том, кого уведомить, в какие сроки, по какой форме, как создать комиссию по расследованию и кто должен проводить расследование, если несчастный случай произошел не на территории работодателя. Снабжаем образцами необходимых документов.

Как повысить зарплату, если МРОТ увеличился

С 01.01.2025 в очередной раз повышен федеральный МРОТ – до 22 440 рублей. Разбираем, в чем отличие федерального МРОТ от регионального, что нужно сравнивать с МРОТ – оклад, зарплату с премиями, надбавками и доплатами, какие составные части оплаты труда начисляются сверх МРОТ, как документально оформить повышение зарплаты, если она оказалась ниже МРОТ.

Штатное расписание в вопросах и ответах

Столь важный кадровый документ, как штатное расписание, на практике вызывает немало вопросов. Обязательно ли оно для организации? Как утвердить новое штатное расписание и как часто оно должно составляться? Как правильно заполнить унифицированную форму № Т-3 и можно ли внести в нее дополнительные реквизиты? Как оформить изменение штатного расписания и каковы особенности этой процедуры при сокращении штата? Что такое штатная расстановка и чем она отличается от штатного расписания? На эти и другие актуальные вопросы вы найдете ответ в данной статье.

Работник в случае конфликта уходит на «больничный»: методы борьбы

Каждый работодатель сталкивался с работниками, которые при возникновении конфликта, опасности опалы руководства и риска несения наказания за невыполнение своих обязанностей вдруг пропадали, а позже оказывалось, что у них на руках есть листки нетрудоспособности. Работодатели используют различные средства, чтобы вывести мнимых больных на чистую воду, однако далеко не все они законны. О том, какую стратегию выбрать, читайте в статье нашего автора.

Как избавиться от накопленных отпусков

Что делать, если сотрудники отказываются идти в отпуск, а «задолженность» по отпускам у них накопилась значительная? Можно ли направить людей в отпуск в одностороннем порядке? Какая ответственность грозит работодателю, если проверяющие обнаружат «недобор» по отпускам? «Сгорают» ли неиспользованные отпуска, если сотрудник отказывается уходить в отпуск два года и более?

Меняем режим рабочего времени

Режим рабочего времени может быть изменен двумя способами: либо по соглашению с работником, либо работодателем в одностороннем порядке при наличии соответствующих оснований. Процедура смены режима рабочего времени зависит от того, каким образом в компании изначально зафиксирован режим. В статье рассмотрены возможные варианты оформления изменения режима с заполненными образцами документов.