Типичные ошибки в трудовых книжках

Разговоры об отмене трудовых книжек ведутся давно. Однако заявлять об анахронизме трудовой книжки весьма преждевременно. В статье мы рассмотрим наиболее часто встречающиеся ошибки работодателя при ­оформлении ­трудовых книжек, внесении в них записей и их учете.

Трудовые книжки не раз хотели отменить. Якобы они безнадежно устарели, и в современных экономических условиях с электронным документооборотом между государственными органами и внебюджетными фондами этому документу уже нет места. Хотя, по правде сказать, ­важность и полезность этого векового документа трудно переоценить.

Во-первых, трудовая книжка нужна работнику, поскольку в ней зафиксированы все этапы его трудовой деятельности и ему не нужно собирать массу документов, подтверждающих его трудовой стаж, для потенциального работо­дателя, а в последующем и для оформления государственной пенсии.

Во-вторых, она необходима работодателю, ведь только так он может убедиться в наличии того или иного опыта работы кандидата на вакантную должность и ему не нужно будет проверять огромное количество ­документов, свидетельствующих о предыдущей трудовой деятельности кандидата.

В-третьих, трудовая книжка не будет лишней и для государства при назначении пенсионных выплат гражданину, т.к. подделать трудовую книжку значительно сложнее, чем, скажем, трудовой договор и сопутствующие ему документы, и не нужно будет долго и скрупулезно изучать все иные бумаги, подтверждающие трудовой стаж работника.

В статье мы не будем вести полемику о нужности или ненужности трудовых книжек, не будем рассматривать технические моменты внесения записей, а поговорим о том, с какими трудностями при их оформлении и заполнении сталкиваются специалисты по кадрам на практике, ­какие они делают ошибки.

Несколько слов о трудовых книжках

Прежде всего отметим, что порядок ведения трудовых книжек установлен в следующих нормативных правовых актах:

1. Трудовом кодексе РФ (ст. 65, 66, 80, 84.1, 165, 234, 309, 392, 394).
2. Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила ведения и хранения трудовых книжек).
3. Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (далее – Инструкция по заполнению трудовых книжек).

Напомним, что оформление трудовой книжки производится работодателем, если работник поступает на работу впервые, в силу ст. 65 ТК РФ. В соответствии с п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, должно осуществляться работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема его на работу. Между тем данные о работнике вносятся в трудовую книжку в соответствии со ­следующими документами:

• сведения о ФИО, дате рождения (число, месяц, год) работника – на основании паспорта гражданина РФ установленного образца или иного документа, удостоверяющего личность;
• сведения об образовании работника – на основании документов об образовании;
• сведения о профессии и (или) специальности работника – на основании надлежащим образом оформленных документов об образовании либо документов о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

Следует обратить внимание, что заполнение трудовой книжки, как правило, производится на основании подлинников соответствующих документов. Если же таковые отсутствуют, то в трудовую книжку вносятся данные на основании дубликата или нотариально заверенной копии документа. Оформленная надлежащим образом трудовая книжка в дальнейшем хранится в организации в кадровой службе в специальном сейфе или несгораемом запирающемся шкафу.

Записи в трудовую книжку, как об этом указано в п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек, должны вноситься в трудовую книжку на основании издаваемых работодателем приказов (распоряжений) не позднее чем через неделю после их издания. Порядок внесения записей определен Правилами ведения и хранения трудовых книжек и ­Инструкцией по заполнению трудовых книжек.

Несмотря на то что в указанных нормативных правовых актах, регулирующих вопросы оформления трудовых книжек, подробно прописаны основные положения, позволяющие работодателю безошибочно оформлять трудовые книжки, у работодателей возникает множество вопросов. Рассмотрим некоторые из присланных нашими читателями.

Книжка старого образца

Что делать, если работник при приеме на работу предъявил работодателю трудовую книжку старого образца, хотя в то время, когда ему завели трудовую книжку, действовал образец книжки 2004 года?

Ничего противозаконного в этом нет. В соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат.

Прежний работодатель не вернул трудовую книжку

Бывает, что работник при приеме на работу не предъявил трудовую книжку, сказав, что прежний работодатель ему ее не возвратил. Как ­поступить в такой ситуации?

Само по себе отсутствие у работника трудовой книжки по причине ее невыдачи прежним работодателем не является препятствием в приеме на работу. В таком случае работодатель по заявлению работника обязан оформить новую трудовую книжку, но при этом он не вправе вносить в нее записи о прежней работе.

Работник «забыл» предъявить трудовую книжку при поступлении на работу

Что делать работодателю, если сотрудник при поступлении на работу не предъявляет работодателю трудовую книжку, обещая принести ее позже, а затем забывает об этом и предъявляет ее только при ­увольнении? Следует ли вносить записи «задним» числом?

Такие ситуации нередки, особенно учитывая избирательность работников по отношению к работодателям. Зачастую работники намеренно могут не предоставлять работодателю трудовую книжку. По большей части это работники, по тем или иным причинам скрывающие ­неблагоприятные сведения о себе.

В свою очередь у работодателя может быть несколько путей разрешения подобной ситуации. Первый из них – отказаться заключать трудовой договор с работником, не предъявившим трудовую книжку при приеме на работу (если трудовой договор заключается не впервые). Второй – оформить новую трудовую книжку по заявлению работника (если она была утеряна, утрачена, повреждена и пр.). Третий – составить акт о том, что работник не принес трудовую книжку при устройстве на работу, и письменно уведомить работника о необходимости предъявить трудовую книжку (если трудовая книжка имеется у работника, но он не желает предъявлять ее работодателю).

Работник просит завести новую книжку, несмотря на наличие прежней

Нередко бывает, что работник просит завести новую трудовую книжку, несмотря на наличие у него прежней книжки с внесенными записями, подтверждающими его многолетний трудовой стаж. Что делать работодателю в такой ситуации?

По сути законодательством не предусмотрен прямой запрет на наличие у работника двух трудовых книжек. Поэтому на практике многие работники, пользуясь этим, исхитряются завести несколько трудовых книжек.

Рассмотрим парадоксальную ситуацию на примере медицинского ­работника.

Однако если комплексно подойти к вопросу, то закон, хотя и не содержит запрета на наличие нескольких трудовых книжек, все же позволяет иметь только одну трудовую книжку. Во-первых, в законе прослеживается четкое подразделение на основное место работы и работу по совместительству. В свою очередь в соответствии с ч. 1 ст. 282 ТК РФ совместительство – выполнение работником другой регулярной оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время. То есть основное место работы – одно. Вместе с тем заключение трудовых договоров о работе по совместительству допускается с неограниченным числом работодателей, если иное не предусмотрено федеральным законом.

Во-вторых, ТК РФ предоставляет гарантии работнику в связи с совмещением работы с обучением, в связи с вредными и (или) опасными условиями труда, работой в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях только по основному месту работы. Поэтому если предположить, что работник заводит более одной трудовой книжки, а как правило, он это делает для получения тех или иных льгот, предусмотренных трудовым законодательством, в большем размере, таким образом работник нарушает принцип недопустимости злоупотребления правом. Тогда как, имея одну трудовую книжку, он вряд ли сможет данный принцип нарушить.

Общие требования к записям в трудовой книжке

Скажем также несколько слов об основных требованиях к записям в трудовые книжки, а именно – какие принципы должны соблюдаться при внесении записей в трудовые книжки работников:

1. полнота содержания записей (порядковый номер записи, ее дата, номер, дата и наименование документа, на основании которого та или иная запись вносится в трудовую книжку, и т.д.);
2. соответствие формулировок записей положениям трудового законодательства и (или) приказа (распоряжения) (приказов (распоряжений) о приеме работника на работу, его переводе на другую постоянную ­работу, об увольнении работника и т.д.);
3. соответствие записей фактическим обстоятельствам.

В любом случае основанием внесения той или иной записи в трудовую книжку является соответствующий документ, причем его подлинник или в отдельных случаях – надлежащим образом заверенная копия.

Обратите внимание: нарушение порядка ведения и учета трудовых книжек является нарушением трудового законодательства.

Основные ошибки работодателя

Ошибки в сведениях о работнике

Чаще всего работодатель при заполнении трудовой книжки может ошибиться в написании ФИО работника, неточно указать дату его рождения или его образование и квалификацию. По большому счету все ошибки в сведениях о работнике вызваны невнимательностью или небрежностью специалиста по кад­рам. К примеру, он может внести соответствующие сведения на титульный лист трудовой книжки со слов работника или глядя на ­некачественно ­сделанную копию документа с нечитаемой ­информацией.

Чтобы избежать таких ошибок, нужно внимательно изучить подлинники представленных работником при поступлении на работу документов в соответствии со ст. 65 ТК РФ, сопоставить их с представленными работником копиями, убедившись в их качестве (или самостоятельно сделать качественные копии документов). Далее точно переписать ­информацию из документов на титульный лист трудовой книжки.

Приведем образец (Пример 2).

Ошибки в сведениях о работе

Работодатель может неверно или неточно указать:

• наименование организации (не в соответствии с ее уставом),
• дату приема на работу (может быть указана дата заключения трудового договора, притом что дата начала работы в договоре иная),
• наименование структурного подразделения (не в соответствии с тем, что указано в трудовом договоре),
• наименование должности (или профессии) (не в соответствии со штатным расписанием),
• в последней графе раздела «Сведения о работе» трудовой книжки дать ссылку не на тот документ.

Чтобы избежать подобных ошибок или свести их к минимуму, нужно заполнять сведения о порученной работнику работе (трудовой функции) следующим образом²:

1. В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки указать в виде заголовка полное, а также сокращенное (при его наличии) ­наименование организации.
2. В следующей строке:
   • в графе 1 указать порядковый номер записи (арабской цифрой с точкой);
   • в графе 2 указать дату приема на работу (цифрами);
   • в графе 3 написать о том, что работник принят (назначен) в соответствующее структурное подразделение³ с указанием наименования должности / работы, а также профессии с указанием квалификации или ­специальности (в соответствии со штатным расписанием и в определенных случаях – в соответствии с квалификационными справочниками);
   • в графе 4 указать номер и дату приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого работник принят на работу, с указанием наименования вида документа.

Приведем образец (Пример 3).

В свою очередь основанием для внесения таких записей является приказ (распоряжение) о приеме на работу (а в случае с руководителем организации – протокол или решение высшего органа управления).

Основанием внесения записи о работе по совместительству будет являться надлежащим образом заверенная копия приказа (распоряжения) о приеме на работу по совместительству или выписка из него, а также соответствующее письменное заявление работника. Кроме того, в соответствии с п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе ­работодатель обязан ознакомить ее владельца под подпись в его личной карточке.

Смена наименования организации

Рассмотрим некоторые вопросы, волнующие кадровиков-практиков и возникающие у них в связи с изменением наименования организации.

Некоторые читатели интересуются, обязательно ли делать запись о переименовании организации в разделе «Сведения о работе» или можно сделать вклейку в конце трудовой книжки с полной информацией о переименовании организации с подписью и печатью руководителя организации. Да, в трудовую книжку, в раздел «Сведения о работе», обязательно следует внести запись об изменении наименования организации. Так, при приеме на работу работодатель должен указать полное и сокращенное (при наличии) наименование организации. И наоборот: если при изменении наименования организации не будет внесена соответствующая запись, это может привести к проблемам при оформлении пенсии ввиду того, что работники Пенсионного фонда могут легко запутаться в отсутствии последовательности записей. То есть они могут расценить это как факт того, что работник был принят на работу в одну организацию, а уволен – как бы из другой (т.к. в печати буде указано уже новое наименование). Что касается «вклеек» в трудовую книжку, то Правилами ведения трудовых книжек такой порядок внесения информации в трудовую книжку не предусмотрен.

Бывает, что при изменении названия вышестоящей организации подчиненная организация полного названия не меняла, а меняла только сокращенное. Здесь возникает вопрос: нужно ли вносить во все трудовые книжки сотрудников подчиненной организации запись об этом? Как мы уже говорили, полное и сокращенное наименование организации прописывается в трудовой книжке работника в разделе «Сведения о работе». Соответственно, если изменяется только сокращенное наименование организации, в которой трудится работник, об этом также следует внести сведения в трудовую книжку.

Если в трудовой книжке в «шапке» проставлен штамп наименования организации в перевернутом виде, считается ли это грубым нарушением? Нужно ли вносить изменения по этому поводу в трудовую книжку или оставить все так, как есть? Перевернутый штамп наименования организации в трудовой книжке говорит, скорее, о невнимательности и несерьезном отношении к работе специалиста, проставившего его без проверки. Тем не менее это не является нарушением правил ведения трудовых ­книжек. ­Следовательно, ставить штамп снова (в правильном виде) не нужно.

Ошибки в переводе работника на другую работу

Кроме того, работодатель совершает ошибки при внесении записей о переводе работника на другую работу. Например, неверно указывает дату перевода или наименование структурного подразделения, в которое переводится работник, – не в соответствии с документами.

Сведения о переводе работника на другую постоянную работу нужно вносить таким образом (в следующей свободной строке после предыдущей записи):

• в графе 1 указать порядковый номер вносимой записи (арабской цифрой с точкой);
• в графе 2 указать дату перевода (цифрами);
• в графе 3 написать о том, что работник переведен в соответствующее структурное подразделение⁴, с указанием наименования должности / работы, специальности, профессии и квалификации;
• в графе 4 указать номер и дату соответствующего приказа.

Обратите внимание: при переводе (переходе) работника на другую работу к другому работодателю соответствующая запись вносится в ­трудовую книжку уже на новом месте работы.

Приведем образец заполнения трудовой книжки при переводе сотрудника в рамках одной организации (Пример 4).

Основанием для внесения записей о переводе работника на другую постоянную работу является приказ (распоряжение) о переводе на другую работу.

Вместе с тем самое большое количество ошибок совершается работодателем при внесении в трудовую книжку записи об увольнении работника. Наиболее частые из них:

• неверно указана дата увольнения работника (вместо собственно даты увольнения пишут, например, дату издания приказа (распоряжения) об увольнении);
• неверно указана формулировка причины увольнения работника;
• неверно указано основание увольнения работника;
• неверная ссылка на решение работодателя, послужившее основанием для увольнения.

Заполнять сведения об увольнении работника необходимо следующим образом⁵:

• в графе 1 указать порядковый номер вносимой записи (арабской цифрой с точкой);
• в графе 2 указать дату увольнения (цифрами);
• в графе 3 написать о том, что работник уволен со ссылкой на статью (подпункт, пункт, часть) ТК РФ (или иного федерального закона) (формулировка должна полностью соответствовать формулировке в соответствующей статье (подпункте, пункте, части статьи) ТК РФ или иного ­федерального закона);
• в графе 4 указать номер и дату соответствующего приказа.

Приведем образец (Пример 5).

Обратите внимание: записи об увольнении вносятся в трудовую книжку в день увольнения.

Основанием для внесения сведений в этом случае является приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (увольнении).

Иные сведения

Отметим, что записи в трудовую книжку об иных сведениях, касающихся работы, вносятся в аналогичном порядке, за исключением ­графы 3, в которой прописываются сведения:

• о присвоении работнику в период работы нового разряда (класса, категории и т.п.);
• об установлении работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации;
• о работе по совместительству;
• о невключении времени работы в период отбытия наказания в непрерывный трудовой стаж работника;
• о восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа работника;
• о времени военной службы либо времени службы работника в органах внутренних дел и таможенных органах;
• о времени обучения работника на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

Что касается типичных ошибок работодателя при внесении сведений в трудовую книжку о награждении (поощрении) работника за трудовые заслуги, то их практически не бывает, поскольку само по себе награждение (поощрение) за трудовые заслуги встречается довольно редко, ­поэтому и ошибок совершается мало.

Ошибки при внесении изменений в трудовую книжку

Собственно исправления в трудовую книжку могут вноситься по разным причинам. Например, могли поменяться сведения о работнике или выполняемой им работе, также могли быть внесены изменения в штатное расписание, квалификационные справочники, учредительные документы и др. Основные ошибки работодателя могут проявляться в ­следующем:

• изменения в трудовую книжку вносятся на основании ненадлежащих документов;
• не соблюдаются технические требования к внесению изменений;
• не указан документ, являющийся основанием для внесения изменений.

Вносить изменения (исправления) в трудовую книжку, в раздел «Сведения о работнике», нужно следующим образом:

1. на первой странице:
   • при изменении ФИО одной чертой – по линейке, пастой или чернилами – зачеркивается прежняя запись (ее неверная или утратившая актуальность часть), после чего (как правило, выше, на свободном месте) записываются верные сведения со ссылкой на наименование соответствующего документа, его номер и дату (на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью ­работодателя и печатью)⁶;
   • при получении нового образования дополняется ранее внесенная запись;

class=''

Что касается внесения других изменений в трудовую книжку, например, в связи с изменением названия должности работника при изменении в штатном расписании или в связи с изменением наименования организации, в графе 3 пишется: «Наименование должности работника с 19.01.2015 изменено на «менеджер по продажам», а при изменении в учредительных документах: «ООО «Монтер» с 19.01.2015 ­переименовано в ООО «Мастер».

Ошибки при оформлении дубликата трудовой книжки и вкладыша

Напомним, что выдача дубликата трудовой книжки производится в связи с:

• выявлением в трудовой книжке неверной (неточной) записи, признанной недействительной;
• непригодностью трудовой книжки к использованию по назначению;
• утратой трудовой книжки.

Работодатель в основном совершает следующие типичные ошибки при оформлении дубликата трудовой книжки:

• переносит в дубликат записи, признанные недействительными;
• переносит в дубликат записи на основании ненадлежащих документов;
• переносит в дубликат не все записи;
• не проставляет отметки об оформлении дубликата.

Оформлять дубликат трудовой книжки необходимо следующим образом⁸:

1. При выявлении записи, признанной недействительной:
   • перенести в новый бланк трудовой книжки верные записи так, как они были указаны в оригинале трудовой книжки;
   • проставить в правом верхнем углу на первой странице дубликата трудовой книжки отметку «Дубликат»;
   • на титульном листе прежней трудовой книжки написать: «Взамен выдан дубликат» и указать его серию и номер.
2. В связи с непригодностью к использованию:
   • внести в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки запись о суммарном общем и / или непрерывном трудовом стаже работы до поступления на работу к данному работодателю, а также записи о ­трудовом стаже по периодам:
     в графу 1 – порядковый номер записи;
     в графу 2 – дату приема на работу;
     в графу 3 – наименование работодателя, у которого работал работник, структурного подразделения, работы (должности), специальности, профессии с указанием квалификации, на которую работник был принят, – в хронологическом порядке сведения о работе у всех предыдущих работодателей, содержащиеся в ­представленных работником документах;
     в графу 4 – наименование, дату и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате;
   • проставить в правом верхнем углу на первой странице дубликата трудовой книжки отметку «Дубликат»;
   • на титульном листе прежней трудовой книжки написать: «Взамен выдан дубликат» и указать его серию и номер.
3. При утрате трудовой книжки (на основании документа, удостоверяющего факт утраты⁹):
   • внести сведения об общем и / или непрерывном стаже работы работника до поступления на работу к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами: «Общий стаж ­работы 5 лет 3 месяца 20 дней»;
   • внести сведения о работе и награждении (поощрении), внесенные в трудовую книжку по последнему месту работы работника;
   • проставить в правом верхнем углу на первой странице дубликата трудовой книжки отметку «Дубликат»;
   • на титульном листе прежней трудовой книжки написать: «Взамен выдан дубликат» и указать его серию и номер.

Приведем образец (Пример 6).

Что касается вкладыша в трудовую книжку, то он, как правило, оформляется, если в трудовой книжке работника заполнены все страницы одного из разделов. Правила его заполнения идентичны правилам заполнения трудовых книжек. Основными ошибками, допускаемыми при оформлении вкладыша трудовой книжки, являются:

• не заполнение (неполное заполнение) сведений на титульном листе вкладыша;
• не проставление отметки об оформлении вкладыша в трудовой книжке;
• внесение записей во вкладыш с начала.

При выдаче вкладыша следует:

• в правом верхнем углу титульного листа поставить штамп «Выдан вкладыш» и указать серию и номер вкладыша;
• вшить вкладыш в трудовую книжку между ее последней страницей и обложкой, поскольку без трудовой книжки он недействителен;
• продолжать нумерацию вносимых во вкладыш записей.

Ошибки при учете и хранении трудовых книжек

Реже, но встречаются ошибки в оформлении документов, связанных с учетом трудовых книжек, например, может быть неправильно оформлена книга учета движения трудовых книжек.

Поскольку книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них имеет длительный срок хранения (75 лет), следует предусмотреть твердую обложку при ее оформлении; листы (страницы) должны быть пронумерованы от начала до конца, прошиты; содержать заверительную надпись (указать название книги, количество прошитых, пронумерованных листов (страниц) цифрами и прописью, должность, подпись и расшифровку подписи руководителя организации и дату оформления журнала); также она должна быть скреплена сургучной печатью ­организации.

В статье мы рассмотрели наиболее часто встречающиеся ошибки работодателя при оформлении трудовых книжек, внесении в них записей и их учете. Разумеется, их гораздо больше, чем может показаться на первый взгляд. И это, скорее, говорит о том, что специалистам кадровой службы еще долго не наскучит их работа, поскольку всегда есть повод для ­совершенствования в своем деле.