Курьер может понадобиться для отправки документов не только в сторонние организации, но и между подразделениями собственной филиальной сети. Если таких разъездов много, то в компании нужна своя курьерская служба. Автор предлагает подробную инструкцию по формированию отдела курьерской доставки, по регламентации обязанностей курьеров и организации режима их работы.
Как организовать доставку и получение документов в сторонние организации, на почту и между своими удаленными друг от друга подразделениями? Как в этом потоке не потерять ценные документы либо найти виновника пропажи? В статье приведены образцы форм заявок инициаторов перевозки документов, регистрационных журналов и памятки для курьеров (с описанием их стандартного поведения, а также в сложных случаях). Объяснено, как организовать курьерскую службу в структуре организации.
Курьер – профессия на все времена. Всегда существовали люди, доставляющие не только обычную почту, но и сверхсрочные и ценные, секретные депеши. И сейчас, несмотря на технические возможности компьютеров, распространение интернета и внедрение электронного документооборота, во многих организациях без курьеров не обойтись.
Перед любой организацией (маленькой или большой) периодически встает вопрос о доставке и получении корреспонденции. Это могут быть документы сторонних организаций или структурных подразделений вашей компании, расположенных удаленно друг от друга. От того, насколько грамотно будет организована работа курьерской службы, зависит скорость работы самой компании.
Оцениваем потребности
Для начала нужно оценить, о каком количестве доставляемых курьерами документов идет речь в расчете на один день (в среднем). Во-вторых, как часто необходимо передавать документы. И, в-третьих, оценить состав и удаленность адресов доставки.
Если организация имеет небольшой документооборот, то работу по доставке и получению корреспонденции может осуществлять либо один курьер, либо водитель, совмещающий обязанности курьера.
Если организация имеет большой документооборот, то в компании создается курьерская служба, которая обычно входит в состав службы документационного обеспечения управления (например, канцелярия). Хотя порой курьеров относят и к административно-хозяйственному подразделению.
Создание курьерской службы начинается с проработки вопросов получения и отправления документов. Вот распространенные потребности, которые вам нужно осознать:
- получение документов:
- документы поступают на юридический и почтовый адрес организации в отделения «Почты России», откуда их нужно забирать. Если у вас группа компаний, то таких адресов будет более двух;
- документы необходимо получать в сторонних организациях;
- отправление документов:
- отправление документов через «Почту России»;
- отправление и доставка документов собственными силами в сторонние организации напрямую адресатам (наиболее ценных и срочных документов);
- обмен документами между структурными подразделениями, находящимися на удалении;
- количество документов, курсирующих по всем направлениям, которые приходится возить самим, частота и срочность передачи документов.
И только проработав все вопросы, можно увидеть картину, которая позволит вам определить численность курьерской службы, грамотно распределить должностные обязанности и сроки выполнения.
Организация работы своих пеших курьеров и водителей
Организацию работы курьеров в соответствующей службе можно разделить на три направления – получение и доставка корреспонденции:
- между своими структурными подразделениями, расположенными на удалении;
- в сторонние организации;
- в отделения «Почты России».
Курьерская доставка документов между удаленными подразделениями
Для обмена документами между удаленными структурными подразделениями, но в рамках одного населенного пункта обычно достаточно одного пешего курьера (при числе удаленных офисов не более трех), а в случае необходимости перевозки тяжелых грузов из офиса в офис периодически привлекают водителя-курьера или водителя руководителя подразделения. Пеший курьер хорош тем, что оперативно, пользуясь городским транспортом, доставит корреспонденцию, в т.ч. и срочную. Водитель-курьер нужен в случае транспортировки тяжелых или особо ценных грузов, а также если места доставки значительно удалены друг от друга.
Первое, с чего необходимо начать отделу кадров, это с разработки Графика работы курьера. Он отражает время приезда и отъезда курьера из офисов, время и место ожидания. График разъездов должен быть реальным, апробированным на практике и выложен для информации сотрудникам компании. Наличие графика (Пример 1) позволит сотрудникам планировать передачу своих документов в другие офисы, а также понимать, в какое время они окажутся у получателя.
Практика показала, что при режиме работы организации с 9:00, предпочтительно, если курьер будет начинать свою работу попозже, например с 10:00. Тогда у сотрудников будет шанс успеть «донести» документы утром.
Пример 1. График работы курьера, осуществляющего доставку и получение корреспонденции между офисами компании .1
При необходимости срочной доставки документов маршрут курьера корректируется.
При разработке графика работы водителя-курьера важно учитывать пробки на дорогах (особенно в крупных городах и с расположением офисов в центре и разных частях города).
Часто бывает так, что, даже зная о графике передвижения курьера, коллеги в последний момент просят задержать его до готовности какой-то важной «бумаги». Можно пойти навстречу, но желательно прописать в локальном акте, что это допустимо в исключительных случаях, чтобы это не вошло в привычку. Такие задержки сдвигают график доставки остальной корреспонденции, сроки которой могут быть не менее важны.
Второй документ, который вам поможет, называется Журнал курьерской работы (показан в Примере 2). Неважно, как вы его назовете, главное, чтобы он был в каждом офисе и курьер вписывал в него время своего приезда и отъезда.
Журнал должен быть на контроле у сотрудника, принимающего документы от курьера. Как правило, это работник канцелярии, секретарь или помощник руководителя (в каждом офисе такой человек должен быть назначен, к нему будет приезжать курьер, к нему же будут обращаться сотрудники офиса для отправки своих документов. Такой человек в головном офисе может выполнять еще и функцию куратора всех курьеров – он будет их руководителем). С помощью журнала можно увидеть затраченное время на поездки из офиса в офис и понять, насколько курьер загружен, не использует ли он рабочее время по своему усмотрению.
В локальном акте следует также прописать обязанность ответственного лица проверять журналы поездок курьера. Это нужно делать не только для контроля его работы, но и для более эффективного планирования маршрута. Например, если по графику ему отводится час, чтобы доехать до следующего офиса, а по факту он тратит на поездку полчаса, то необходимо скорректировать график разъездов для...
