Top.Mail.Ru
Курьер может понадобиться для отправки документов не только в сторонние организации, но и между подразделениями собственной филиальной сети. Если таких разъездов много, то в компании нужна своя курьерская служба. Автор предлагает подробную инструкцию по формированию отдела курьерской доставки, по ­регламентации обязанностей курьеров и организации режима их работы.

Как организовать доставку и получение документов в сторонние организации, на почту и между своими удаленными друг от друга подразделениями? Как в этом потоке не потерять ценные документы либо найти виновника пропажи? В статье приведены образцы форм заявок инициаторов перевозки документов, регистрационных журналов и памятки для курьеров (с описанием их стандартного поведения, а также в сложных случаях). Объяснено, как организовать ­курьерскую службу в структуре организации.

Курьер – профессия на все времена. Всегда существовали люди, доставляющие не только обычную почту, но и сверхсрочные и ценные, секретные депеши. И сейчас, несмотря на технические возможности компьютеров, распространение интернета и внедрение электронного ­документооборота, во многих организациях без курьеров не ­обойтись.

Перед любой организацией (маленькой или большой) периодически встает вопрос о доставке и получении корреспонденции. Это могут быть документы сторонних организаций или структурных подразделений вашей компании, расположенных удаленно друг от друга. От того, насколько грамотно будет организована работа курьерской службы, ­зависит ­скорость работы самой компании.

Оцениваем потребности

Для начала нужно оценить, о каком количестве доставляемых курьерами документов идет речь в расчете на один день (в среднем). Во-вторых, как часто необходимо передавать документы. И, в-третьих, оценить ­состав и удаленность адресов доставки.

Если организация имеет небольшой документооборот, то работу по доставке и получению корреспонденции может осуществлять либо один ­курьер, либо водитель, совмещающий обязанности ­курьера.

Если организация имеет большой документооборот, то в компании создается курьерская служба, которая обычно входит в состав службы документационного обеспечения управления (например, канцелярия). Хотя порой курьеров ­относят и к административно-хозяйственному подразделению.

Создание курьерской службы начинается с проработки вопросов получения и отправления документов. Вот распространенные потребности, ­которые вам нужно осознать:

  1. получение документов:
    • документы поступают на юридический и почтовый адрес организации в отделения «Почты России», откуда их нужно забирать. Если у вас группа компаний, то таких адресов будет более двух;
    • документы необходимо получать в сторонних организациях;
  2. отправление документов:
    • отправление документов через «Почту России»;
    • отправление и доставка документов собственными силами в сторонние организации напрямую адресатам (наиболее ценных и ­срочных документов);
  3. обмен документами между структурными подразделениями, находящимися на удалении;
  4. количество документов, курсирующих по всем направлениям, которые приходится возить самим, частота и срочность передачи документов.

И только проработав все вопросы, можно увидеть картину, которая позволит вам определить численность курьерской службы, грамотно распределить должностные обязанности и сроки выполнения.

Организация работы своих пеших курьеров и водителей

Организацию работы курьеров в соответствующей службе можно разделить на три направления – получение и доставка корреспонденции:

  • между своими структурными подразделениями, расположенными на удалении;
  • в сторонние организации;
  • в отделения «Почты России».

Курьерская доставка документов между удаленными подразделениями

Для обмена документами между удаленными структурными подразделениями, но в рамках одного населенного пункта обычно достаточно одного пешего курьера (при числе удаленных офисов не более трех), а в случае необходимости перевозки тяжелых грузов из офиса в офис периодически привлекают водителя-курьера или водителя руководителя подразделения. Пеший курьер хорош тем, что оперативно, пользуясь городским транспортом, доставит корреспонденцию, в т.ч. и срочную. Водитель-курьер нужен в случае транспортировки ­тяжелых или особо ценных грузов, а также если места доставки значительно удалены друг от друга.

Первое, с чего необходимо начать отделу кадров, это с разработки Графика работы курьера. Он отражает время приезда и отъезда курьера из офисов, ­время и место ожидания. График разъездов должен быть реальным, апробированным на практике и выложен для информации сотрудникам компании. Наличие графика (Пример 1) позволит сотрудникам планировать передачу своих документов в другие офисы, а также понимать, в какое время они окажутся у получателя.

Практика показала, что при режиме работы организации с 9:00, предпочтительно, если курьер будет начинать свою работу попозже, например с 10:00. Тогда у сотрудников будет шанс успеть «донести» документы утром.

Пример 1. График работы курьера, осуществляющего доставку и получение корреспонденции между офисами компании.1

При необходимости срочной доставки документов маршрут курьера корректируется.

При разработке графика работы водителя-курьера важно учитывать пробки на дорогах (особенно в крупных городах и с расположением ­офисов в центре и разных частях города).

Часто бывает так, что, даже зная о графике передвижения курьера, коллеги в последний момент просят задержать его до готовности какой-то важной «бумаги». Можно пойти навстречу, но желательно прописать в локальном акте, что это допустимо в исключительных случаях, чтобы это не вошло в привычку. Такие задержки сдвигают график доставки ­остальной корреспонденции, сроки которой могут быть не менее важны.

Второй документ, который вам поможет, называется Журнал курьерской работы (показан в Примере 2). Неважно, как вы его назовете, главное, чтобы он был в каждом офисе и курьер вписывал в него ­время ­своего ­приезда и отъезда.

Журнал должен быть на контроле у сотрудника, принимающего документы от курьера. Как правило, это работник канцелярии, секретарь или помощник руководителя (в каждом офисе такой человек должен быть назначен, к нему будет приезжать курьер, к нему же будут обращаться сотрудники офиса для отправки своих документов. Такой человек в головном офисе может выполнять еще и функцию куратора всех курьеров – он будет их руководителем). С помощью журнала можно увидеть затраченное время на поездки из офиса в офис и понять, насколько курьер ­загружен, не ­использует ли он рабочее время по своему усмотрению.

В локальном акте следует также прописать обязанность ответственного лица проверять журналы поездок курьера. Это нужно делать не только для контроля его работы, но и для более эффективного планирования маршрута. Например, если по графику ему отводится час, чтобы доехать до следующего офиса, а по факту он тратит на поездку полчаса, то необходимо...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в мае + 10% по промокоду на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Рекомендовано для вас

Увольнение топ-менеджеров по специальным основаниям

В ТК РФ есть два особых основания для прекращения трудового договора с руководителями – ​по п. 9 и 10 ч. 1 ст. 81. Речь идет об увольнении в случае: 1) принятия необоснованного решения, повлекшего за собой нарушение сохранности имущества, неправомерное его использование или иной ущерб имуществу организации; 2) однократного грубого нарушения трудовых обязанностей. Рассмотрим, в чем суть каждого основания, и отметим основные моменты, на которые стоит обратить внимание при оформлении увольнения. Приведем образцы приказов об увольнении (по унифицированной «госкомстатовской» и самостоятельно разработанной форме), а также формулировок записей в трудовую книжку и СЗВ-ТД. Проанализируем судебную практику и ответим на вопросы: кого еще можно уволить по этим основаниям, можно ли взыскать причиненный имуществу ущерб с уволенного, в чем суть дисциплинарного проступка в рассматриваемых ситуациях и что потребуется доказать работодателю для увольнения руководителя?

Сотрудник при приеме на работу представил подложные документы

В качестве одного из оснований расторжения трудового договора по инициативе работодателя ТК РФ (п. 11 ч. 1 ст. 81) называет представление работником подложных документов при заключении трудового договора. На практике увольнение по этому основанию вызывает множество затруднений и проблем. Например, считается ли такое увольнение дисциплинарным взысканием и нужно ли соблюдать процедуру, установленную ст. 193 ТК РФ? Кто уполномочен определить, подложный документ или нет? Дадим ответы на эти и другие вопросы, возникающие чаще всего у кадровиков. Поясним, за представление каких документов можно уволить и как понять, что документ поддельный, каким образом оформить расторжение трудового договора. Приведем актуальную судебную практику и разъяснения госорганов.

Прошиваем и заверяем оригиналы и копии документов

Отделу кадров нередко приходится сшивать и заверять документы и их копии (начиная с многостраничных локальных нормативных актов, должностных инструкций, приказов, трудовых книжек и заканчивая личными делами). Покажем, как прошить листы документа; что включить в заверительную надпись, если это сшив подлинника, копии и многостороннего документа. Поясним, как заверить копию и что указать, если оригинал, с которого она изготавливается, не подшит в дело. Расскажем, как делегировать заверение копий от руководителя другим сотрудникам – с образцами соответствующего приказа, доверенности и фрагмента ЛНА. Данное право можно предоставить даже людям, не являющимся штатными работниками. Опубликован опыт компании СКБ Контур,

Как подготовиться к плановой проверке ГИТ

Любая инспекционная проверка – ​это процедура, которая так или иначе регламентирована законом. Зная ее особенности, можно не только заранее подготовиться к встрече с инспекторами по труду, но и пройти проверку с успехом (насколько это возможно). Основное требование в данном случае – ​знать хотя бы основные моменты такой процедуры и уметь правильно воспользоваться своими знаниями. В статье мы расскажем о плановых проверках государственной инспекции труда (ГИТ) и рассмотрим основные моменты, которые нужно учесть при подготовке к ней. За время пандемии новой коронавирусной инфекции количество обязанностей работодателей только возросло, равно как и количество попыток минимизировать расходы на персонал, чтобы позволить бизнесу выжить в столь нелегких для предпринимательства условиях. Поэтому в скором времени стоит ожидать рост числа штрафов и иных неблагоприятных последствий, связанных с проверками ГИТ. А если ранее ваша организация не подпадала под плановые проверки, риск визита к вам инспекторов тоже увеличивается. Поэтому самое время изучить все, что связано с плановыми проверками, подробнее. Мы вам в этом поможем. Ведь, к счастью, такие проверки можно спрогнозировать и успеть привести свои кадровые дела в порядок. Тем более что для многих организаций пока действует мораторий на плановые проверки.

Штатное расписание в вопросах и ответах

Столь важный кадровый документ, как штатное расписание, на практике вызывает немало вопросов. Обязательно ли оно для организации? Как утвердить новое штатное расписание и как часто оно должно составляться? Как правильно заполнить унифицированную форму № Т-3 и можно ли внести в нее дополнительные реквизиты? Как оформить изменение штатного расписания и каковы особенности этой процедуры при сокращении штата? Что такое штатная расстановка и чем она отличается от штатного расписания? На эти и другие актуальные вопросы вы найдете ответ в данной статье.

Работник в случае конфликта уходит на «больничный»: методы борьбы

Каждый работодатель сталкивался с работниками, которые при возникновении конфликта, опасности опалы руководства и риска несения наказания за невыполнение своих обязанностей вдруг пропадали, а позже оказывалось, что у них на руках есть листки нетрудоспособности. Работодатели используют различные средства, чтобы вывести мнимых больных на чистую воду, однако далеко не все они законны. О том, какую стратегию выбрать, читайте в статье нашего автора.

Меняем режим рабочего времени

Режим рабочего времени может быть изменен двумя способами: либо по соглашению с работником, либо работодателем в одностороннем порядке при наличии соответствующих оснований. Процедура смены режима рабочего времени зависит от того, каким образом в компании изначально зафиксирован режим. В статье рассмотрены возможные варианты оформления изменения режима с заполненными образцами документов.

Переход на режим неполного рабочего времени

Все большее число предприятий вынуждены в связи с уменьшением объемов производства выбирать между сокращением сотрудников и сокращением их рабочего времени. При этом работодатели, стремящиеся удержать бизнес «на плаву» и сохранить рабочие места путем введения режима неполного рабочего времени, сталкиваются с массой вопросов о том, как провести процедуру в соответствии с нормами законодательства. Одинаков ли порядок введения сокращенного рабочего времени по соглашению между работником и работодателем и по инициативе администрации предприятия? Какими распорядительными документами следует оформлять новый режим? Как в этом случае должно оплачиваться время труда и отдыха работников? Когда и как предупреждать их о новом порядке работы? Как задокументировать изменение условий трудового договора? Вы найдете ответы на эти и другие вопросы.