Как подтвердить причину утраты или порчи документов

Зачем подтверждать утрату документов?

Действующее законодательство возлагает на организации обязанность по хранению документации в течение нормативных сроков. Если есть обязанность, то есть и ответственность. За утрату документов организацию могут жестко наказать.

Прежде всего, этот риск относится к налоговой и бухгалтерской документации. Ее отсутствие рассматривается как грубое нарушение правил налогового учета (ст. 120 Налогового кодекса, далее – НК РФ) и грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету (ст. 15.11 КоАП РФ). Относится сюда и кадровая документация, ведь часто приказы по личному составу являются основаниями для начисления денежных сумм работникам. Санкции за утрату документов могут быть достаточно неприятными, начиная со штрафов (5–40 тысяч рублей) и заканчивая дисквалификацией должностного лица сроком до двух лет (за утрату бухгалтерской документации). Еще одним, достаточно часто встречающимся случаем является практика привлечения налоговыми органами организации к ответственности по ст. 126 НК РФ (непредоставление запрошенных для проверки документов). Не забываем и про нашу статью – 5.27 КоАП РФ, где ответственность по ч. 1 за нарушение трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права (а сюда можно отнести отсутствие необходимых обязательных кадровых документов) грозит штрафами до 50 тысяч рублей.

При пропаже или гибели первичных документов следует обратиться к действующему до сих пор Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденному Минфином СССР 29.07.1983 № 105). Согласно п. 6.8 руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели. Причем в необходимых случаях для участия в работе комиссии «могут приглашаться представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора». Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации, а копия акта направляется вышестоящей организации (если таковая имеется). В акте необходимо уточнить, какие документы пропали или погибли. Если есть такая возможность, то лучше составить их реестр.

Один из вариантов, позволяющих избежать или хотя бы уменьшить санкции за утрату бухгалтерской, налоговой и кадровой документации, – доказать, что документы были утрачены по независящим от компании обстоятельствам и вины должностных лиц компании в этом нет. Действующее налоговое законодательство прямо предусматривает такую возможность:

Итак, исключить вину работодателя могут стихийное бедствие или другие чрезвычайные и непреодолимые обстоятельства. Причем их можно подтвердить наличием общеизвестных фактов, публикаций средств массовой информации и иными способами, не нуждающимися в специальных средствах доказывания (подп. 1 п. 1 ст. 111 НК РФ).

Суд может признать отсутствие вины и при наличии иных обстоятельств – локального характера (подп. 4 п. 1 ст. 111 НК РФ).

Если утрата документов произошла не по вине организации, ответственности за это можно избежать. Рассмотрим, какие документы могут в этом помочь в каждом конкретном случае.

Кража

Кража – это тайное хищение чужого имущества (согласно ч. 1 ст. 158 Уголовного кодекса, далее – УК РФ).

Прежде всего, мы должны помнить, что ответственность организации за кражу ее документов наступает при наличии вины. А это значит, что кража краже – рознь:

• одно дело, если было вскрыто помещение, оборудованное замками и сигнализацией,
• и совсем другое, если папка с документами была украдена со столика в ресторане, где она оказалась в ходе банкета с клиентами.

В первом случае ответственными лицами было сделано все, чтобы избежать утраты документов. Во втором мы видим яркий пример безалаберности и неосторожности. Эта разница может сыграть с компанией злую шутку. Ведь если дело дойдет до спора в суде, именно этот критерий станет решающим.

Единственным документом, который может спасти организацию от ответственности в случае кражи, является справка, полученная в местных органах МВД.

Обратите внимание, что справки могут быть разными.

Процедура отработки органами МВД заявления или сообщения о преступлении следующая:

• оно регистрируется в Книге учета заявлений и сообщений о преступлениях (КУСП), обратившемуся выдают талон-уведомление;
• по итогам рассмотрения такого заявления (сообщения) принимается решение о возбуждении уголовного дела по факту кражи или об отказе в возбуждении;
• а справка у полиции запрашивается специально, ее выдают для представления по месту требования. Справки выдаются на официальных бланках. Текст справки может различаться в зависимости от конкретной ситуации.

Итак, нам надо...