Как подтвердить причину утраты или порчи документов

Зачем подтверждать причину утраты документов? Как это сделать в случае кражи, затопления, пожара или иной чрезвычайной ситуации? Причем это может быть как локальная проблема (вроде лопнувшей трубы в офисе или возгорания в архиве организации), так и глобальная катастрофа (вроде смытой паводком дамбы или лесного пожара). Подтверждать утрату документов в этих случаях необходимо по-разному. Мы подскажем, в какой ситуации куда за каким документом обращаться и как это лучше делать.

Зачем подтверждать утрату документов?

Действующее законодательство возлагает на организации обязанность по хранению документации в течение нормативных сроков. Если есть обязанность, то есть и ответственность. За утрату документов организацию могут жестко наказать.

Прежде всего, этот риск относится к налоговой и бухгалтерской документации. Ее отсутствие рассматривается как грубое нарушение правил налогового учета (ст. 120 Налогового кодекса, далее – НК РФ) и грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету (ст. 15.11 КоАП РФ). Относится сюда и кадровая документация, ведь часто приказы по личному составу являются основаниями для начисления денежных сумм работникам. Санкции за утрату документов могут быть достаточно неприятными, начиная со штрафов (5–40 тысяч рублей) и заканчивая дисквалификацией должностного лица сроком до двух лет (за утрату бухгалтерской документации). Еще одним, достаточно часто встречающимся случаем является практика привлечения налоговыми органами организации к ответственности по ст. 126 НК РФ (непредоставление запрошенных для проверки документов). Не забываем и про нашу статью – 5.27 КоАП РФ, где ответственность по ч. 1 за нарушение трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права (а сюда можно отнести отсутствие необходимых обязательных кадровых документов) грозит штрафами до 50 тысяч рублей.

При пропаже или гибели первичных документов следует обратиться к действующему до сих пор Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденному Минфином СССР 29.07.1983 № 105). Согласно п. 6.8 руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели. Причем в необходимых случаях для участия в работе комиссии «могут приглашаться представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора». Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации, а копия акта направляется вышестоящей организации (если таковая имеется). В акте необходимо уточнить, какие документы пропали или погибли. Если есть такая возможность, то лучше составить их реестр.

Один из вариантов, позволяющих избежать или хотя бы уменьшить санкции за утрату бухгалтерской, налоговой и кадровой документации, – доказать, что документы были утрачены по независящим от компании обстоятельствам и вины должностных лиц компании в этом нет. Действующее налоговое законодательство прямо предусматривает такую возможность:

Фрагмент документа
Статья 111 Налогового кодекса Российской Федерации

1. Обстоятельствами, исключающими вину лица в совершении налогового правонарушения, признаются:

1) совершение деяния, содержащего признаки налогового правонарушения, вследствие стихийного бедствия или других чрезвычайных и непреодолимых обстоятельств (указанные обстоятельства устанавливаются наличием общеизвестных фактов, публикаций в средствах массовой информации и иными способами, не нуждающимися в специальных средствах доказывания);

2) совершение деяния… лицом, находившимся в момент его совершения в состоянии, при котором это лицо не могло отдавать себе отчета в своих действиях или руководить ими вследствие болезненного состояния…

3) выполнение налогоплательщиком… письменных разъяснений…, данных ему либо неопределенному кругу лиц финансовым, налоговым или другим уполномоченным органом государственной власти (уполномоченным должностным лицом этого органа) в пределах его компетенции…

4) иные обстоятельства, которые могут быть признаны судом или налоговым органом, рассматривающим дело, исключающими вину лица в совершении налогового правонарушения.

2. При наличии обстоятельств, указанных в пункте 1 настоящей статьи, лицо не подлежит ответственности за совершение налогового правонарушения.

Итак, исключить вину работодателя могут стихийное бедствие или другие чрезвычайные и непреодолимые обстоятельства. Причем их можно подтвердить наличием общеизвестных фактов, публикаций средств массовой информации и иными способами, не нуждающимися в специальных средствах доказывания (подп. 1 п. 1 ст. 111 НК РФ).

Суд может признать отсутствие вины и при наличии иных обстоятельств – локального характера (подп. 4 п. 1 ст. 111 НК РФ).

Судебная практика

Суд признал недействительным решение налогового органа о привлечении организации к ответственности, посчитав достаточным основанием утраты документов пожар в офисе аудиторской фирмы, которой эти документы были переданы для ежегодного аудита (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 04.08.2009 по делу № А19-19247/08).

Если утрата документов произошла не по вине организации, ответственности за это можно избежать. Рассмотрим, какие документы могут в этом помочь в каждом конкретном случае.

Кража

Кража – это тайное хищение чужого имущества (согласно ч. 1 ст. 158 Уголовного кодекса, далее – УК РФ).

Прежде всего, мы должны помнить, что ответственность организации за кражу ее документов наступает при наличии вины. А это значит, что кража краже – рознь:

  • одно дело, если было вскрыто помещение, оборудованное замками и сигнализацией,
  • и совсем другое, если папка с документами была украдена со столика в ресторане, где она оказалась в ходе банкета с клиентами.

В первом случае ответственными лицами было сделано все, чтобы избежать утраты документов. Во втором мы видим яркий пример безалаберности и неосторожности. Эта разница может сыграть с компанией злую шутку. Ведь если дело дойдет до спора в суде, именно этот критерий станет решающим.

Судебная практика

Суд прямо указал, что налоговая инспекция в случае кражи документов должна доказывать наличие вины налогоплательщика в их утрате. Соответственно, если налоговая инспекция сможет доказать, что к утрате документов привела халатность сотрудников компании, то ответственности не избежать.

Такие обстоятельства обычно отражаются в материалах уголовного дела. Например, как указание, что портфель был оставлен без присмотра в людном месте или что помещение, где хранилась документация, было общедоступным, и т.п. (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 15.02.2005 № А19-10075/04-43-Ф02-186/05-С1).

Единственным документом, который может спасти организацию от ответственности в случае кражи, является справка, полученная в местных органах МВД.

Судебная практика

Суд указал, что непредставление обществом в налоговый орган бухгалтерских документов по причине их кражи, подтвержденной справкой зам. начальника МОБ Советского РОВД г. Орла от 26.12.2000, является достаточным основанием для освобождения налогоплательщика от ответственности (постановление ФАС Центрального округа от 16.10.2002 № А48-1456/02-18).

Обратите внимание, что справки могут быть разными.

Процедура отработки органами МВД заявления или сообщения о преступлении следующая:

  • оно регистрируется в Книге учета заявлений и сообщений о преступлениях (КУСП), обратившемуся выдают талон-уведомление;
  • по итогам рассмотрения такого заявления (сообщения) принимается решение о возбуждении уголовного дела по факту кражи или об отказе в возбуждении;
  • а справка у полиции запрашивается специально, ее выдают для представления по месту требования. Справки выдаются на официальных бланках. Текст справки может различаться в зависимости от конкретной ситуации.

Итак, нам надо...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Медосмотры сотрудников в условиях пандемии

Безопасные условия труда для сотрудников сегодня заботят кадровиков особенно сильно. И понятно почему. Чаще всего под этим сейчас понимают именно требования в связи с коронавирусом: маски, дезинфекция, перегородки, разметка и т. д. Но никто не отменял и базовые правила. В частности, обязательные медицинские осмотры для сотрудников. Расскажем, что изменилось и добавилось в правилах проведения таких осмотров.

Дистанционная работа: организационная и техническая стороны

В статье описан ценный опыт крупного предприятия по организации дистанционной работы в сжатые сроки, самые удачные решения можно продолжить использовать и сейчас, после окончания «карантина». Расскажем, кого оставить в офисе, а кого перевести на удаленную работу из дома, как это технически реализовать: удаленный доступ к необходимым программам, электронной почте, перевод внутренних и внешних коммуникаций в онлайн. Как при помощи СЭД и иных инструментов продолжить дистанционно выполнять свои задачи? Как сохранить управляемость коллектива и контроль? Этот опыт пригодится тем, кто решит и после истории с COVID-19 часть персонала оставить на «удаленке», воспользовавшись преимуществами этой формы занятости.

Как контролировать дистанционного работника?

Режим дистанционной работы стал выходом для многих работодателей в период пандемии коронавируса. Но при массовом переходе на «удаленку» у работодателей возникла проблема контроля за своими работниками. А у тех, кто сохранил данный режим работы для сотрудников в целях экономии на ресурсах компании и по другим причинам, вопросы соблюдения правил внутреннего трудового распорядка стали наиболее острыми. Поддерживать дисциплину труда помогут правильные формулировки трудового договора, которые приводим в статье, а также рекомендации эксперта.

Как заполнить табель учета рабочего времени за период «нерабочих дней»

Не секрет, что за время пандемии новой коронавирусной инфекции кадровики столкнулись с многочисленными трудностями в работе. И, пожалуй, наиболее распространенная из них – ​как заполнить табель учета рабочего времени. При внесении данных в период карантина многие уже наделали ошибок, но еще не поздно все исправить. Расскажем, как правильно должен быть заполнен этот, казалось бы, простой документ в различных ситуациях (с образцами необходимых документов, в т. ч. приказа о внесении дополнений в форму табеля). Проверьте себя, чтобы исключить любые ошибки и претензии со стороны работников и проверяющих. А заодно поделитесь информацией с коллегами, они будут вам благодарны.

Штатное расписание в вопросах и ответах

Столь важный кадровый документ, как штатное расписание, на практике вызывает немало вопросов. Обязательно ли оно для организации? Как утвердить новое штатное расписание и как часто оно должно составляться? Как правильно заполнить унифицированную форму № Т-3 и можно ли внести в нее дополнительные реквизиты? Как оформить изменение штатного расписания и каковы особенности этой процедуры при сокращении штата? Что такое штатная расстановка и чем она отличается от штатного расписания? На эти и другие актуальные вопросы вы найдете ответ в данной статье.

Меняем режим рабочего времени

Режим рабочего времени может быть изменен двумя способами: либо по соглашению с работником, либо работодателем в одностороннем порядке при наличии соответствующих оснований. Процедура смены режима рабочего времени зависит от того, каким образом в компании изначально зафиксирован режим. В статье рассмотрены возможные варианты оформления изменения режима с заполненными образцами документов.

Переход на режим неполного рабочего времени

Все большее число предприятий вынуждены в связи с уменьшением объемов производства выбирать между сокращением сотрудников и сокращением их рабочего времени. При этом работодатели, стремящиеся удержать бизнес «на плаву» и сохранить рабочие места путем введения режима неполного рабочего времени, сталкиваются с массой вопросов о том, как провести процедуру в соответствии с нормами законодательства. Одинаков ли порядок введения сокращенного рабочего времени по соглашению между работником и работодателем и по инициативе администрации предприятия? Какими распорядительными документами следует оформлять новый режим? Как в этом случае должно оплачиваться время труда и отдыха работников? Когда и как предупреждать их о новом порядке работы? Как задокументировать изменение условий трудового договора? Вы найдете ответы на эти и другие вопросы.

Работник в случае конфликта уходит на «больничный»: методы борьбы

Каждый работодатель сталкивался с работниками, которые при возникновении конфликта, опасности опалы руководства и риска несения наказания за невыполнение своих обязанностей вдруг пропадали, а позже оказывалось, что у них на руках есть листки нетрудоспособности. Работодатели используют различные средства, чтобы вывести мнимых больных на чистую воду, однако далеко не все они законны. О том, какую стратегию выбрать, читайте в статье нашего автора.