Суммированный учет рабочего времени: ответы на вопросы

Норма рабочего времени определена в ст. 91 ТК РФ. И по общему правилу она составляет 40 часов в неделю. Для сотрудников, трудящихся неполное или сокращенное рабочее время (ст. 92, 93 ТК РФ), нормальное число рабочих часов, соответственно, уменьшается. Составление графика работ применяется, как правило, при тех режимах рабочего времени, когда невозможно четко определить чередование рабочих и выходных дней. Причем ТК РФ не содержит исключений для определения нормы рабочего времени в случае применения в организации графика работы. То есть при его составлении действуют общие правила, обязывающие работодателя соблюдать нормальную продолжительность рабочего времени.

Если обратиться к ст. 99 ТК РФ, то она определяет сверхурочную работу как работу за пределами установленного рабочего времени для данного работника: нормального, сокращенного, неполного. А из приведенного в ней перечня случаев, когда допускается привлечение работника к сверхурочной работе, можно сделать вывод, что такая работа не может носить запланированный характер. И поэтому планирование графика работ с переработками может вызвать нарекания со стороны проверяющих. А действия работодателя могут быть признаны нарушением трудового законодательства (письмо Минтруда РФ от 30.11.2021 № 14-6/В-1352).

Таким образом, график работ должен составляться в пределах установленной нормы для соответствующего работника. Например, если норма за учетный период, равный кварталу, при 40-часовой рабочей неделе составляет 454 часов, то в графике по итогам квартала также необходимо запланировать 454 часа. Суммированный учет (ст. 104 ТК РФ) используется как раз для целей, когда недоработка в одном периоде компенсируется переработкой в другом, но при этом по итогу учетного периода все равно должна выходить норма.

Также отметим, что график должен соответствовать установленному для сотрудника режиму рабочего времени. Напомним, что при описании режима рабочего времени необходимо указывать все его элементы:

• продолжительность рабочей недели,
• продолжительность ежедневной работы / смены, в том числе неполного рабочего дня / смены,
• время начала и окончания работы,
• время начала и окончания перерывов в течение дня,
• число смен в сутки,
• чередование рабочих и нерабочих дней (ст. 100 ТК РФ).

Отсутствие хотя бы одного пункта может стать поводом для применения административной санкции. И следовательно, информация в графике должна соответствовать тому режиму рабочего времени, по которому работает организация в целом и данный работник в частности. То есть если продолжительность рабочего дня / смены установлена как 10 часов, то произвольное указание в графике смены 12 часов противоречит установленному режиму.

Исходя из вышеизложенного, сделаем вывод, что график за учетный период (месяц, квартал и иные периоды) должен составляться в пределах нормы. Поэтому увеличение продолжительности рабочего дня за счет других должно производиться в пределах нормы за учетный период. Таким образом, если в рамках рассматриваемого вопроса график составлен с нарушением, то есть в нем за учетный период изначально запланирована переработка, то такой график стоит привести в соответствие с нормальной продолжительностью рабочего времени.

Кроме того, если речь идет о произвольном увеличении одной смены за счет уменьшения другой, то это, вероятно, не соответствует установленному режиму работы в организации. И тогда нельзя исключать риск нареканий со стороны проверяющих. Отметим, что увеличение смены, которая запланирована графиком в нерабочий праздничный день, не освобождает работодателя от обязанности оплатить такую работу в повышенном размере в порядке ст. 153 ТК РФ. Таким образом, полагаем, что данный вариант применять на практике рискованно и нецелесообразно.

Если же речь идет о режиме, когда работа в течение суток производится, например, в две смены, то есть о графике сменности, то работа в две смены подряд запрещена (ст. 103 ТК РФ). Поэтому данный вариант исключается.

Из вопроса не ясно, о каком именно графике идет речь. Если это сменный график, когда группа работников сменяет другую в течение суток, то в соответствии с ч. 4 ст. 103 ТК РФ ознакомить работников с графиком под подпись необходимо не менее чем за месяц до введения его в действие. Такой график применяется в тех организациях, в которых производственный процесс носит непрерывный характер. Например, один сотрудник трудится с 08:00 до 20:00, а после него приступает к работе второй – с 20:00 до 08:00.

Если речь идет:

• о графике работы на вахте (ст. 301 ТК РФ), то тогда работодатель обязан ознакомить работников с ним не позднее чем за два месяца до введения его в действие;
• графике работ, то законодательством конкретный срок ознакомления не установлен и работодатель должен закрепить его самостоятельно в локальном акте.

Таким образом, срок ознакомления работников будет зависеть от вида графика.

Полагаем, что в данном случае целесообразно применить общую норму по ознакомлению работников с графиком сменности, установленную в ст. 103 ТК РФ, а именно не менее чем за один месяц до его введения. То есть в ноябре знакомим с графиком на январь.

Добавим, что, по нашему мнению, составление графика сразу на весь квартал трудоемко и нецелесообразно. При такой практике сложно спланировать возможные изменения, например, из-за непредвиденных отсутствий работника. И тогда в графики могут вноситься изменения и придется знакомить сотрудников с новыми графиками.

Но в любом случае рекомендуем в локальных актах (Правилах внутреннего трудового распорядка, Положении о режиме работы, приказах о внесении изменений в графики работы и пр.) предусмотреть формулировку, согласно который при внесении изменений в график он будет доводиться до сведения только тех работников, которых эти изменения касаются.

Если нерабочие праздничные дни (в соответствии со ст. 112 ТК РФ или законом субъекта РФ) являются для сотрудника рабочими на основании его графика работ, то такие праздничные дни не могут считаться сверхурочной работой. Поддерживают такую позицию и специалисты Роструда на сайте онлайнинспекция.рф¹.

Время, отработанное в праздничные дни по графику, включается в норму рабочего времени. Следовательно, в количество сверхурочной работы оно не включается, вычитать из нормы рабочего времени часы, отработанные в праздничные дни по графику, не нужно².

Таким образом, работа в праздники по своей правовой природе не является сверхурочной, а является одним из случаев работы в условиях, отклоняющихся от нормальных (ст. 149 ТК РФ). Причем законом не определена продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни. Соответственно, все время, отработанное в такие дни, подлежит оплате по правилам ст. 153 ТК РФ.

Также обращаем внимание на то, что работа в условиях, отклоняющихся от нормальных (ст. 149 ТК РФ), подлежит оплате по каждому виду отклонения.

Отметим еще правило, согласно которому при определении продолжительности сверхурочной работы, подлежащей оплате в повышенном размере, работа, произведенная в нерабочие праздничные дни или в выходные дни работника сверх нормы рабочего времени (то есть сверх графика, который должен составляться в пределах нормы), не учитывается (ч. 3 ст. 152 ТК РФ).

В таком случае для определения сверхурочных часов удобно пользоваться следующей формулой:

Для наглядности приведем несколько вариантов:

1) если график составлен в соответствии с требованиями законодательства РФ (то есть норма часов по производственному календарю соответствует плану часов по графику):

• когда работа в праздник запланирована графиком, то сверхурочных часов нет (праздничный день оплачивается по ст. 153 ТК РФ);
• когда работа в праздник не запланирована графиком, а сотрудник привлекается к работе в праздник, то такой день оплачивается по ст. 153 ТК РФ. И такой день является работой в праздник, а не сверхурочной работой;
• когда работа в праздник запланирована графиком, а работник привлекается к работе после окончания своих смен (но не в праздник), то речь идет о привлечении работника к сверхурочной работе. Тогда праздничный день оплачивается по ст. 153 ТК РФ, а часы после смен – в порядке ст. 152 ТК РФ;
• когда работа в праздник запланирована графиком, а работник привлекается к работе после окончания смены в праздничный день, то речь идет о привлечении работника к сверхурочной работе. Этот праздничный день оплачивается по ст. 153 ТК РФ, часы после смен – в порядке ст. 152 ТК РФ;

2) если график составлен с нарушением (то есть запланировано больше часов, чем по производственному календарю) и в нем изначально заложена переработка и есть рабочий день в праздник, то для определения сверхурочных мы из фактических часов вычитаем норму по производственному календарю. При этом если работник привлекается к работе в праздник, который не был запланирован в графике, то для определения сверхурочных мы из фактических часов вычитаем норму по производственному календарю и не запланированный графиком день работы в праздник. И такой день оплачивается по ст. 153 ТК РФ, а получившиеся часы – как сверхурочные в порядке ст. 152 ТК РФ.

Часы недоработки, как и сверхурочные, определяются по итогам учетного периода. Если график в пределах учетного периода составлен с недоработкой, то это признается случаем, когда работодатель неправильно распределил рабочее время. Соответственно, поскольку недоработка возникла по вине работодателя, то тогда оплата труда производится в размере не ниже средней зарплаты работника, рассчитанной пропорционально фактически отработанному времени (ст. 155 ТК РФ).

Однако от недоработки следует отличать ситуацию, когда работник отсутствовал по уважительным причинам в течение учетного периода.

Полагаем, это могут быть следующие случаи:

• отпуска (все виды),
• периоды временной нетрудоспособности,
• время дополнительного отдыха,
• командировки,
• учеба с отрывом от производства,
• выполнение государственных обязанностей (вызов в суд по повестке),
• диспансеризация,
• прохождение обязательных медицинских и психиатрических освидетельствований и т. д.

Время отсутствия работника по уважительной причине следует исключать из установленной для него нормы рабочего времени.

Норма рабочего времени в этих случаях должна уменьшаться на количество часов такого отсутствия, приходящихся на рабочее время (письмо Роструда от 01.03.2010 № 550-6-1). Заметим, что на практике наиболее распространено, когда норму часов уменьшают, исходя из количества рабочих часов согласно графику конкретного работника (см. определения Четвертого кассационного суда общей юрисдикции от 01.02.2022 по делу № 8Г-30420/2021).

При суммированном учете нерабочие праздничные дни оплачиваются, как обычно, в текущем расчетном месяце работы (ст. 112, 153 ТК РФ).

По итогам учетного периода при суммированном учете определяется наличие отклонения фактически отработанных часов от нормальной продолжительности рабочего времени. Если установлено, что фактически отработанные часы превышают нормальную продолжительность рабочего времени для данного сотрудника, то речь идет о сверхурочной работе (ст. 99 ТК РФ). Если же фактически отработанные часы меньше нормальной продолжительности рабочего времени, то речь идет о невыполнении норм труда (ст. 155 ТК РФ).

Таким образом, оплата за все фактически отработанные часы, приходящиеся на нерабочий праздничный день, производится в дни выплаты заработной платы (ст. 136 ТК РФ).

Сначала небольшой экскурс в историю. В п. 4 Обзора Верховного Суда РФ (утв. Президиумом Верховного Суда РФ 26.02.2014) судьи признали правомерным применение к случаям оплаты сверхурочной работы нормы п. 5.5 Рекомендаций по применению режимов гибкого рабочего времени на предприятиях, в учреждениях и организациях отраслей народного хозяйства, утв. постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 30.05.1985 № 162/12-55. Согласно им оплата сверхурочных работ производится в 1,5 размере за первые 2 часа, приходящиеся в среднем на каждый рабочий день учетного периода, в двойном – за остальные часы сверхурочной работы.

В 2017 году эти Рекомендации были признаны не действующими на территории РФ (приказ Минтруда России от 10.05.2017 № 415). В результате большинство судов вернулось к тому подходу, что в 1,5 размере оплачиваются первые 2 часа в целом за учетный период, а остальные – в двойном (см., например, определение Седьмого кассационного суда общей юрисдикции от 10.01.2024 по делу № 8Г-22618/2023[88-284/2024-(88-22751/2023)]).

Таким образом, наименее рискованно в 1,5 размере оплатить первые 2 часа в целом за учетный период, а остальные – в двойном.

При установлении режима рабочего времени необходимо описывать все его обязательные элементы. Их перечень установлен в ст. 100 ТК РФ. Отсутствие хотя бы одного из них может быть признано нарушением трудового законодательства. Как мы видим из указанной статьи, время отдыха является обязательной составной частью режима рабочего времени.

В соответствии со ст. 107 ТК РФ одним из видов времени отдыха признаны выходные дни, то есть еженедельный непрерывный отдых. Вместе с тем согласно ст. 110 ТК РФ продолжительность еженедельного непрерывного отдыха не может быть менее 42 часов. Исключений для суммированного учета рабочего времени законодательством РФ не предусмотрено. Следовательно, полагаем, что суммированный учет не освобождает работодателя от обязанности соблюдать требования ст. 110 ТК РФ. И, соответственно, с точки зрения снижения рисков наиболее безопасно придерживаться позиции, согласно которой минимальная продолжительность непрерывного отдыха еженедельно должна составлять 42 часа (письмо Роструда от 05.05.2011 № 1217-6-1). Также отметим, что она рассчитывается от времени окончания работы накануне выходного дня до начала работы в следующий после выходного рабочий день (письмо Минтруда России от 12.08.2020 № 14-2/10/П-7979).