В каких случаях необходимо вводить суммированный учет рабочего времени (даем удобную таблицу-шпаргалку). Как описать такой режим в локальных нормативных актах работодателя и трудовом договоре (с образцами конкретных формулировок). Какой учетный период лучше выбрать в зависимости от ситуации (с учетом требований законодательства в отношении различных категорий работников) расчетным методом. По какой формуле лучше считать сверхурочные часы (приводим пример из практики и обоснование к нему). Когда отклонения грозят серьезными штрафами, а когда ими можно пренебречь.
В чем особенности оплаты труда при суммированном учете (в том числе при работе в праздники). Каковы позиции Минтруда России и судов по вопросу определения «первых двух часов», почему они не совпадают, какой вариант безопаснее для работодателя.
ТК РФ закрепляет нормальную продолжительность рабочего времени – не более 40 часов в неделю. Однако закон разрешает устанавливать работникам суммированный учет рабочего времени, т. е. возможность соблюдать норму часов не за неделю, а за более длительный период. К сожалению, не все умеют правильно использовать его преимущества на практике, что чревато проблемами с сотрудниками и проверяющими органами, вплоть до разбирательств в суде. С помощью статьи разберетесь в нюансах и не растеряетесь в сложных ситуациях.
В каких случаях необходим суммированный учет
Суммированный учет рабочего времени (далее – СУРВ, суммированный учет) вводится, если работнику нельзя обеспечить постоянное соблюдение нормы рабочих часов в течение рабочего дня или недели. В этом случае ТК РФ предлагает учитывать норму рабочего времени не по неделям, а в рамках более длительного периода (например, месяца или нескольких месяцев), который называется учетным. То есть СУРВ позволяет работодателю распределять рабочее время работников более гибко, учитывая потребности компании.
Нормальная продолжительность рабочего времени в общем случае – 8 часов в день и/или 40 часов в неделю (ст. 91 ТК РФ). Для работников, которым установлено неполное или сокращенное рабочее время, определяется индивидуальная норма.
ТК РФ обязывает вводить суммированный учет при вахтовом методе работы. Однако есть и другие режимы работы, при которых такой учет необходим. Например, при сменной работе, при предоставлении выходных дней по скользящему графику или если рабочий день превышает 8 часов. Разберем несколько примеров в Таблице 1.
Таблица 1. Когда необходимо ввести суммированный учет рабочего времени
Ситуация |
Почему нужно вводить СУРВ |
Работники трудятся по стандартной пятидневке. Чтобы сделать пятницу короче, решили сократить время перерыва на обед на 15 минут |
Ежедневная работа с понедельника по четверг составит 8 ч. 15 мин. Это допустимо, если в неделю норма часов будет строго соблюдаться. Однако в некоторые месяцы (например, в апреле 2025 года) за месяц образуется переработка, поскольку последняя неделя заканчивается в среду. И эту переработку по табелю нужно будет оплатить как сверхурочную работу. При этом порядок привлечения к сверхурочной работе будет нарушен. СУРВ позволит избежать подобных нарушений |
У работников выходные в воскресенье и понедельник. В рабочие дни они работают по 8 часов |
Если в месяце больше суббот, чем понедельников (так будет, например, в августе 2025 года), работники отработают на 8 часов больше месячной нормы. Если суббот меньше, чем понедельников (так получится, например, в июне 2025 года), образуется недоработка.
В указанных случаях у бухгалтера возникнут проблемы с начислением заработной платы: недоработку нужно оплачивать исходя из среднего заработка, а переработку как сверхурочные часы. Введение для таких работников СУРВ устранит данные проблемы |
Работники трудятся по графику 3 х 3 по 11 часов. Выходные дни попадают на разные дни недели |
При таком режиме работы количество рабочих часов не совпадает ни с дневной нормой, ни с недельной, ни с месячной. Введение СУРВ – единственный способ организовать корректный учет в рамках нормы рабочего времени за учетный период |
Работнику установили режим гибкого рабочего времени |
Степень гибкости определяют стороны трудовых отношений. Если работник обязан вырабатывать норму часов в день или в неделю, СУРВ не нужен. А если степень гибкости большая и работник в какие-то дни может работать по 11 часов, а в какие-то совсем не приходить на работу, без суммированного учета не обойтись |
Обратите внимание: за несоблюдение еженедельной нормальной продолжительности рабочего времени, если для работников не введен СУРВ, работодателю грозит штраф от 30 000 до 50 000 руб. по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
Как выбрать учетный период
При определении учетного периода обратите внимание, что для некоторых категорий работников установлены ограничения по продолжительности этого периода (см. Таблицу 2).
Таблица 2. Ограничения при определении учетного периода
Категории работников |
Ограничения продолжительности учетного периода при СУРВ |
Работники, занятые на работах с вредными и/или опасными условиями труда |
До 3 месяцев. Допускается увеличение учетного периода (не более 1 года), если:
– для этого есть сезонные или технологические причины,
– такая возможность предусмотрена отраслевым (межотраслевым) соглашением и коллективным договором |
Водители |
1 месяц. До 3 месяцев по согласованию с профкомом или иным выборным органом работников |
Работники связи, имеющие особый характер работы |
От 1 до 3 месяцев |
Другие работники |
Любое количество месяцев, но максимально – 1 год |
Важно определить продолжительность учетного периода, за который не возникнет ни переработок, ни недоработок. Самым экономичным считается максимальный учетный период продолжительностью 1 год. При составлении графика работы на год можно учесть и сезонные особенности, и неравномерный спрос на услуги, работы или товары, и другую производственную специфику.
Выгодное количество месяцев в учетном периоде определяют расчетным путем: составляют график работы сотрудника на 1 месяц, потом на 2, на 3 и т. д. и просчитывают, какой период самый оптимальный. Если по окончании учетного периода получаются «лишние» часы или недоработка, график нужно скорректировать (добавить выходные дни или, наоборот, рабочие часы).
В принципе, отклонения от нормы на несколько часов не приведут к штрафу, но в этом случае мы добавляем работу бухгалтеру, которому придется рассчитывать оплату либо за сверхурочные часы, либо за простой.
Поэтому стоит помнить, что, если в графике заложена большая переработка, компанию могут оштрафовать в соответствии с ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
Как установить суммированный учет в кадровых документах
ТК РФ обязывает работодателей самостоятельно установить порядок введения суммированного учета в Правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Вместе с тем, какие аспекты следует отразить в ПВТР, закон не поясняет. Считаем, что нужно продумать и описать следующие моменты:
- продолжительность учетного периода;
- правила расчета нормы рабочих часов в учетном периоде;
- порядок разработки и утверждения графика работы (при необходимости);
- способ определения индивидуальной нормы рабочих часов при наличии периодов, исключаемых из расчета, или при увольнении до окончания учетного периода;
- порядок определения и компенсации сверхурочных часов;
- правила оплаты работы в нерабочие праздничные дни.
Приведем фрагмент раздела ПВТР, описывающего правила применения суммированного учета рабочего времени для работников, которым предоставляются выходные дни по скользящему графику (Пример 1).
Пример 1. Фрагмент ПВТР о введении суммированного учета рабочего времени
<…>
6.5. Для продавцов-консультантов вводится суммированный учет рабочего времени, при котором:
6.5.1. Продолжительность учетного периода – 3 месяца.
6.5.2. Норма часов за учетный период определяется из расчета 40-часовой рабочей недели.
6.5.3. Рассчитанная для работника норма часов подлежит корректировке в следующих случаях:
- нетрудоспособность,
- отпуска любого вида и продолжительности,
- отсутствие по иным уважительным причинам, предусмотренным ТК РФ,
- прием на работу в середине учетного периода,
- увольнение до окончания учетного периода.
6.5.4. График работы для продавцов-консультантов составляет директор магазина не позднее чем за месяц до начала нового учетного периода.
6.5.5. Часы, отработанные сверх нормального числа рабочих часов за учетный период, считаются по окончании учетного периода. Сверхурочные часы оплачиваются в полуторном размере часовой ставки (первые 2 часа) и/или в двойном размере часовой ставки (остальные часы).
Как мы уже сказали, применение суммированного учета тесно связано с режимом работы персонала. Если режим работы конкретного сотрудника отличается от режимов, которые описаны в ПВТР, в трудовом договоре нужно обязательно закрепить этот индивидуальный режим, упомянув и суммированный учет (см. Пример 2).
Пример 2. Фрагмент трудового договора с установлением работнику суммированного учета рабочего времени
* ТК РФ не обязывает знакомить работников под подпись с графиками работы (кроме графика сменности и графика работы на вахте). – Примеч.ред.
Все правила введения СУРВ в трудовой договор можно не переносить, если они подробно описаны в ПВТР. Если же СУРВ вводится, когда человек уже работает, в трудовой договор нужно внести соответствующие изменения.
Обратите внимание: все режимы работы лучше подробно описать в ПВТР, а в трудовых договорах делать отсылку к локальному регулированию. Если режим работы указан в трудовом договоре, то в случае изменения режима или его элементов придется вносить изменения и в трудовой договор.
Подсчет и компенсация сверхурочных часов при СУРВ
При суммированном учете лучше установить работникам не оклад, а тарифную часовую ставку. Это связано с привязкой рабочего времени при СУРВ именно к часам. Кроме того, будет легче считать оплату сверхурочных и ночных часов, компенсацию за работу в выходной день.
Здесь важно помнить, что обязанность оплачивать часы работы в ночное время (с 22:00 до 06:00) в повышенном размере остается и при установлении суммированного учета.
Если работнику с суммированным учетом установлен оклад, работодателю в ЛНА нужно определить порядок расчета часовой ставки (о возможных вариантах расчета читайте ниже).
Сверхурочные часы подсчитывают по окончании учетного периода. Однако увольнение работника ранее окончания учетного периода не влияет на его право получить оплату сверхурочных часов. При увольнении количество сверхурочных часов следует рассчитать «исходя из превышения фактически отработанных часов над нормой по производственному календарю по дату увольнения».
По мнению Минтруда России, сверхурочная работа при суммированном учете рабочего времени определяется как разница между фактически отработанным количеством часов за учетный период и нормальным числом рабочих часов за учетный период. Однако это не совсем точно. Ведомство не отметило два очень важных нюанса:
- норму рабочего времени перед расчетом сверхурочных часов нужно сначала скорректировать на часы отсутствия работника по уважительным причинам (отпуска, болезни, командировки и т. п.);
- общее количество отработанных часов следует уменьшить на часы работы в выходные и нерабочие праздничные дни, отработанные не по графику работы, а сверх нормы. Работа в праздники, запланированная графиком в пределах нормы рабочего времени, из переработки не вычитается.
Таким образом, получаем следующую формулу подсчета сверхурочных часов:
Количество сверхурочных часов |
= |
Общее количество реально отработанных часов за учетный период
-
Индивидуальная норма рабочего времени за учетный период (скорректированная)
-
Количество часов, отработанных не по графику в выходные и нерабочие праздничные дни |
Приведем для наглядности пример.
Пример 3. Расчет сверхурочных часов при суммированном рабочем времени
Работнику установлен суммированный учет рабочего времени с учетным периодом 3 месяца. За I квартал 2025 года он отработал в общей сложности 496 часов при норме 463 часа. Из них 22 часа были отработаны в марте в выходные по графику дни. Привлечение к работе в эти дни было оформлено приказом, все часы оплачены в двойном размере. При подсчете сверхурочных часов 22 часа нужно вычесть из общего количества переработанных часов. Сверхурочными будут только 11 часов (496 ч. – 463 ч. – 22 ч.).
Теперь поговорим об оплате сверхурочных часов. Статья 152 ТК РФ предписывает оплачивать сверхурочную работу за первые 2 часа работы не менее чем в полуторном размере, за последующие часы – не менее чем в двойном размере.
Эта норма понятна, когда нужно определить «первые 2 часа» при привлечении к сверхурочной работе в какой-либо конкретный день по окончании рабочего дня. Но как вычленить эти 2 часа при суммированном учете, ведь непонятно, в какие именно дни работник переработал? Отсутствие конкретики в законе привело к тому, что на практике сложилось 2 варианта определения часов, которые нужно оплачивать в полуторном размере:
- Первый вариант озвучен Минздавсоцразвития России в 2009 году. Из всей суммы сверхурочных часов 2 нужно оплатить в полуторном размере, а остальные – в двойном. Например, по окончании учетного периода рассчитали, что работник отработал 11 сверхурочных часов. Два из них оплачивают в полуторном размере, а девять – в двойном.
- Второй вариант в 2012 году предложил Верховный Суд РФ, основываясь на ныне не действующих Рекомендациях по применению режимов гибкого рабочего времени на предприятиях, в учреждениях и организациях отраслей народного хозяйства (утв. постановлением Госкомтруда СССР № 162, ВЦСПС № 12-55 от 30.05.1985). Рекомендации предлагали сначала определить количество рабочих дней в учетном периоде, а затем вычислить, сколько сверхурочных часов с полуторной оплатой может быть в этот период. Например, в учетном периоде 60 рабочих дней. В полуторном размере можно оплатить 120 часов (60 ч. х 2 = 120 ч.).
Однако в 2017 году Минтруд России отменил указанные Рекомендации, и теперь ни в каком нормативном акте второй способ определения «первых двух часов» не закреплен. Поэтому безопаснее пользоваться первым вариантом.
Имейте в виду: в коллективном договоре, соглашении, ЛНА или трудовом договоре с работником можно установить повышенные размеры оплаты сверхурочной работы. Например, все часы оплачивать в двойном размере или установить тройную оплату, если переработка достигла определенного количества часов.
p>В соответствии со ст. 152 ТК РФ по желанию работника сверхурочная работа может компенсироваться не повышенной оплатой, а предоставлением ему дополнительного времени отдыха. При СУРВ этот отдых может быть предоставлен работнику только по окончании учетного периода (раньше ведь сверхурочные часы не посчитать), поэтому часы отдыха попадут на следующий учетный период.
Желание выбрать отдых вместо повышенной оплаты работник, как правило, оформляет в виде заявления, на основании которого обычно издают приказ.
Если работник выбрал отдых, то сверхурочная работа оплачивается в одинарном размере, а работнику предоставляются именно часы отдыха (по количеству сверхурочно отработанных часов), а не весь день. Причем законодательство не обязывает работодателя предоставлять дополнительные часы отдыха в удобное для работника время, предлагая сторонам договариваться о времени его использования.
Как рассчитать часовую ставку, если работнику установлен оклад
Ни один нормативный акт не устанавливает порядок расчета стоимости одного часа работы при суммированном учете рабочего времени, если работнику установлен оклад. Покажем, какие способы определения часовой ставки (ЧС) сложились на практике:
Способ 1
Часовая ставка |
= |
Оклад / Количество рабочих часов в отработанном месяце |
Обратите внимание: новая редакция ст. 152 ТК РФ обязывает работодателей при оплате сверхурочных часов считать часовую ставку, исходя из размера заработной платы, включая компенсационные и стимулирующие выплаты. Поэтому данную формулу нужно скорректировать, если зарплата работника состоит не только из оклада:
Часовая ставка |
= |
Зарплата / Количество рабочих часов в отработанном месяце |
Первый способ можно использовать, если учетный период равен месяцу. Но этот подход считается несправедливым, потому что часовая ставка в разные месяцы будет очень отличаться.
Например, часовая ставка при зарплате 40 000 руб. может колебаться в пределах 35%:
- в январе 2025 года: 294,1 руб. = 40 000 руб. / 136 ч.;
- в июле и октябре 2025 года: 217,4 руб. = 40 000 руб. / 184 ч.
Способ 2
Часовая ставка |
= |
Зарплата / Среднемесячное количество рабочих часов в году |
Так рекомендует считать Минздрав России в письме от 02.07.2014 № 16-4/2059436. По его мнению, такой подход уравнивает оплату за часы, отработанные сверхурочно в разных месяцах учетного периода.
Например, в 2025 году 1972 рабочих часа при 40-часовой рабочей неделе.
Среднемесячное количество рабочих часов: 164,33 ч. = 1972 ч. / 12 мес.
Часовая ставка в каждом месяце у работника будет одинаковой: 243,4 руб. = 40 000 руб. / 164,33 ч.
Способ 3
Методика изложена в решении Верховного Суда РФ от 21.06.2007 № ГКПИ07-516. Этот подход применяют, если учетный период больше месяца. Он хорош тем, что при расчете можно учесть колебания зарплаты в течение учетного периода.
Часовая ставка |
= |
Начисленная зарплата за учетный период / Норма рабочего времени за учетный период |
Работодатель вправе сам решить, какой способ расчета часовой ставки выбрать. Выбранный способ обязательно закрепляется в учетной политике или ином ЛНА, т. к. разные методы расчета дают разный результат. Это позволит избежать споров с работниками и проверяющими.
Особенности работы в нерабочие праздничные дни при СУРВ
Работник с суммированным учетом может трудиться в нерабочий праздничный день:
- в соответствии с графиком работы;
-
не по графику (в свой выходной по графику день).
В Таблице 3 мы отметили, что общего и чем различаются эти варианты работы в нерабочие праздничные дни.
Таблица 3. Отличия работы в праздники при СУРВ
Критерии сравнения |
Работа в нерабочий праздничный день |
запланированная графиком работы |
не предусмотренная графиком работы |
Входят ли отработанные часы в норму рабочего времени |
+ |
- |
Нужно ли издавать приказ о привлечении к работе в выходной день |
- |
+ |
Нужно ли соблюдать порядок привлечения к работе в нерабочий праздничный день |
+ |
+ |
Нужно ли оплачивать часы в повышенном размере |
+ |
+ |
Когда начислять повышенную оплату |
по итогам отработанного месяца |
Сколько часов оплачивать в повышенном размере, если на праздничный день пришлись не все часы смены |
только часы, фактически отработанные в нерабочий праздничный день |
Обратите внимание: оплачивать часы работы, которые пришлись на праздничный день в соответствии с графиком работы, все равно нужно в повышенном размере:
-
при окладной системе сверх оклада начисляют однократный размер высчитанной часовой ставки за каждый час работы в праздничный день,
-
при тарифной системе начисляют двойной размер часовой ставки за каждый час работы в праздничный день.
Кроме того, повышенную оплату за работу в праздничный день нужно начислять по итогам работы за месяц, а не по окончании учетного периода.
