Конец года означает не только предстоящие длинные выходные, но и определенный дедлайн. Подчистка «хвостов», сдача отчетов, понимание того, что далеко не все, запланированное на уходящий год, удалось сделать, срочное доделывание текущих дел и т. п. Приближающиеся праздники активно стимулируют. Если не успеешь сделать до 31 декабря (а по-хорошему дату и вовсе следует сместить число на 20), то придется отложить все как минимум на полмесяца. А это зачастую совершенно невозможно. Расскажем, как разобраться со всеми накопившимися «хвостами», реализовать то, что было запланировано на год, и с чистой совестью и отличным настроением уйти на каникулы.
Годовое мышление
Откуда берется предновогодний стресс? Ответ таится в нашем мышлении. Мы привыкли строить планы на длительные отрезки времени. Для организации годовой план – это норма. Он дробится на квартальные планы. Но мозг рядового человека не в состоянии удерживать внимание на столь длительном отрезке. Что уж говорить про год! Вот и выходит, что с «горящими» делами мы обычно справляемся, а стратегические планы и цели откладываем на потом. Причем такая ситуация касается и планов компании, и личных планов.
Как же можно выйти из этой ментальной ловушки? Ответ столь же очевиден, сколь и прост. Год сразу разбивать на кварталы, а квартал бить на месяцы, недели и дни. Жить в каждодневном отчете – единственный путь к грамотному тайм-менеджменту. Да, это раздражает. Но это крайне эффективно. Более того, при каждодневном отчете закон Парето в действии оказывается настолько прозрачным, что, как правило, после первого месяца работы выясняется, что запланированное на квартал реально сделать за месяц, а большая часть сотрудников на работе занимаются чем угодно, кроме работы. Про себя выводы тоже бывают не самые приятные.
Напомним, что закон Парето, или принцип 80/20, – это эмпирическое правило, названное в честь итальянского экономиста и социолога Вильфредо Парето (1848–1923). Согласно закону Парето, 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий – 20% результата. Нужно отметить, что закон Парето действует практически во всех сферах жизни. По его же исследованиям, 80% капитала принадлежит 20% семей, а остальные 20% распределены между 80% населения. Соответственно, продолжаем: 20% рабочего времени уходит на важные дела, 80% – на неважные; 20% менеджеров работают эффективно, 80% – являются офисным планктоном; 20% покупателей приносят 80% прибыли и т.д. Дабы быть абсолютно честными, скажем, что Парето не назвал закон своим именем, он лишь выявил закономерность, а гораздо позже, в середине XX века, Джозеф Джуран заговорил об этом как об универсальном принципе.
Итак, исходя из одного только закона Парето, можно найти 80% резервного времени и других ресурсов, чтобы делать гораздо больше, чем привычно. Но увидеть реальные запасы этих ресурсов можно лишь при четком каждодневном, ежечасном планировании.
Мнение эксперта
Инна Иголкина, руководитель тренинговой компании «Таймсейвер»
Закон Парето имеет статистическую природу. Например, есть 100 наиболее часто употребимых слов в любом языке, есть первая 1000 и даже первые 10 000. Однако это не означает, что мы можем взять и выбросить все остальные слова «за ненадобностью». Каждое слово для чего-то нужно. Поэтому на практике довольно сложно найти 80% резервного времени, используя этот закон. Один из участников моих тренингов рассказывал, что у него было 25 магазинов верхней мужской одежды. Однажды он проанализировал свой бизнес и закрыл 24 из них, оставив только один и перейдя в другой сегмент – премиум-класс. В его случае стратегия оказалась выигрышной – он сохранил свои доходы, уменьшив количество работы. Но если так сделают все участники рынка, то вместо выигрыша они вместе проиграют – есть спрос, и предложение перестанет ему соответствовать.
Точно так же не все ежедневные дела могут дать вам максимум отдачи при минимуме усилий. Безусловно, что-то можно делегировать, но не всем и не всегда. Скажем, нельзя делегировать то, что составляет коммерческую тайну. Не может делегировать наемный сотрудник, которому некому перепоручить те задачи, которые находятся непосредственно в зоне его личной ответственности. Поэтому при четком ежедневном и ежечасном планировании можно найти резервы эффективности, но обычно речь идет о 10–30%. Самое главное – ставьте перед собой реальные цели, и тогда вы будете уходить с работы с чистой совестью и хорошим настроением.
«Жабы» и «лягушки»
Начать разгребание завалов невыполненных дел имеет смысл с тех задач, которые вы постоянно отодвигаете на потом. Как правило, они не являются срочными. Но при этом их приходится постоянно держать в голове, переписывать с одной страницы ежедневника на другую в надежде все-таки найти время на их выполнение. Ключевая ментальная ошибка здесь заключается в следующем. Времени на эти дела находить не надо. На них надо найти желание.
Выпишите все свои мелкие нерешенные задачки. И рабочие, и личные. Невыясненные с кем-то отношения, не посещенные коммунальные и прочие организации, недописанные заметки, телефонные звонки, бытовые дела. Как бы странно это ни звучало, но в этот список могут попасть даже не опубликованные в социальных сетях фотографии (которые вы планировали опубликовать). А еще очистка почтового ящика, удаление сообщений в телефоне, наведение порядка на рабочем столе в компьютере. Список у каждого человека свой. Он зависит от образа жизни, от вида деятельности, от того, является ли человек рационалом или иррационалом. Но кем бы вы ни были, первым делом выпишите все свои отложенные на когда-нибудь дела.
Брайан Трейси назвал неприятные дела «лягушками». Если хотите, можете прочитать его книгу «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку». Суть метода такова. Выделите самые большие нерешенные дела (мы бы даже назвали их «жабами») и начинайте с них день....
