Top.Mail.Ru
От внутренних коммуникаций напрямую зависит повышение эффективности труда. Рассказываем о подходах к построению формальных коммуникаций в организации. При этом не будем затрагивать чисто кадровые документы – ​уведомления и объяснительные, а возьмем более широко – ​любые формальные коммуникации между сотрудниками в организации – ​служебные записки, сообщения, письма; на бумаге, по электронной почте, в мессенджере. Узнаете, на что обратить внимание и как организовать внутренние коммуникации для оптимизации процесса работы.

Повышение эффективности труда – ​одна из основных задач любой управленческой системы.

Обеспечение устойчивых, быстрых, двусторонних или многосторонних коммуникаций внутри организации позволяет увеличить скорость передачи информации, принятия управленческого решения, доведения его до исполнителей, исполнения этого решения, контроля его исполнения и при необходимости корректировки. Межуровневые коммуникации повышают информированность руководства, появляется возможность получения обратной связи от сотрудников, расширение видения всех процессов, протекающих в компании.

Добиться построения целостной системы внутренних коммуникаций, с одной стороны, не просто, с другой стороны, открывается простор для больших возможностей. Об этом и поговорим.

Коммуникации формальные и неформальные

Все коммуникации в организации делятся на формальные и неформальные.

В классическом понимании формальные коммуникации – ​это те, которые осуществляются в рамках трудовой деятельности в соответствии с нормативными документами, регулирующими эту деятельность, и реализуются через официальные каналы.

Неформальные строятся на личных отношениях между работниками и осуществляются через неформальные каналы. Неформальные коммуникации, несомненно, очень важны. Организация может и должна влиять на эту сферу взаимоотношений людей. Как правило, управление неформальными коммуникациями осуществляется в контексте построения корпоративной культуры.

Пример 1

В некоторых крупных компаниях существуют корпоративные порталы, на которых размещаются новости, проводятся конкурсы, опросы, есть форумы, где работники могут обсуждать насущные вопросы. Кроме того, они позволяют заказать справки, записаться на обучение, прокомментировать новости и дать свои предложения. Наличие таких порталов позволяет сократить информационный вакуум, который существует между управленческими уровнями, включить работников в единую информационную среду, повышает лояльность сотрудников за счет ощущения сопричастности общему делу, сокращает вредные последствия слухов, которые неизбежны в ситуации нехватки актуальной и достоверной информации.

В данной статье в первую очередь речь пойдет о формальных коммуникациях. Вместе с тем важно отметить, что в современных условиях стирается четкая грань между формальной и неформальной коммуникацией, поскольку:

  • во-первых, с применением цифровых технологий появляются новые каналы взаимодействия сотрудников и передачи информации между ними, которые сложно назвать «официальными»;
  • а, во-вторых, в условиях дистанционной работы рабочие вопросы все больше интегрируются в повседневную жизнь человека.

Подходы к построению формальных коммуникаций

Несмотря на то что формальные коммуникации должны быть упорядочены, структурированы и предполагают единообразие процессов, в разных компаниях существуют разные подходы к построению системы внутренних коммуникаций.

Отечественные компании, уходящие корнями в советское прошлое, в т. ч. министерское, тяготеют к внутренним официальным документам. Широкий круг управленческих задач (от закупки канцтоваров до запуска конвейера) решается посредством подготовки служебных записок и иных видов информационно-справочных документов. Данные документы носят инициативный характер. Как правило, с их помощью информация доводится до сведения руководителей, документы передаются на согласование, формулируются просьбы, инициируется издание других документов. В процессе рассмотрения сложных вопросов служебные записки могут готовиться несколько раз несколькими должностными лицами на разных стадиях решения вопроса.

Говоря об официальных документах, речь конечно же не идет только о традиционных технологиях. Во многих компаниях используются системы электронного документооборота (СЭД), которые позволяют те же самые служебные записки запускать в автоматизированном режиме. Это ускоряет решение вопросов, дает возможность более оперативно реагировать на комментарии и замечания, отслеживать получение специалистами поручений, устанавливать очередность работы нескольких исполнителей и т. д.

Вместе с тем и бумажные документы, и аналогичные документы в СЭД отражают классический подход к построению системы внутренних коммуникаций. Этот подход обеспечивает относительную прозрачность внутренних коммуникаций и их единообразие, но при этом теряется скорость передачи информации и принятия управленческого решения за счет излишней формализации этих процессов.

В современных компаниях, которые оказываются в конкурентной среде, встает вопрос о повышении эффективности деятельности за счет применения альтернативных средств коммуникации. Такими средствами становятся:

  • электронная почта;
  • приложения Skype, Zoom, WhatsApp;
  • программы Confluence, Open Text и другие.

Несомненно, скорость и количество взаимодействий сотрудников с внедрением современных информационных технологий значительно возрастает. При этом огромный массив информации, в т. ч. важной, рискует быть исключенным из общей информационной среды организации.

Поговорим подробнее обо всех этих способах коммуникации.

Виды документов для официальных внутренних коммуникаций

Выбор...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание! Стартовала скидка
на 1-е полугодие 2023 г.

Успейте воспользоваться!

Рекомендовано для вас

Как определить токсичность кандидата на этапе собеседования

В предыдущем номере журнала мы рассмотрели основные типажи токсичных работников, при этом выделив среди них как умышленных, так и неумышленных вредителей офисной атмосферы. Несмотря на то что часть работников действует без умысла, нервозный накал в коллективе меньше не становится. Что же делать для профилактики токсичных отношений в офисе? Подобно тому, как болезнь легче предупредить, чем потом лечить, так и токсичного работника лучше в офис изначально не пускать. Для этого следует учесть, что часть «симптомов» токсичности соискателя видна уже на собеседовании или даже перед ним. С помощью нашей статьи станете обладателем такого навыка – пригодится как в работе, так и в обычной жизни.

Токсичные работники: типажи и чем опасны

В психологической литературе все чаще можно столкнуться с термином «токсичный человек». Встречаются с ним и кадровые специалисты. Ведь именно они чаще всего на передовой, общаются с разными сотрудниками, причем далеко не всегда в приятных обстоятельствах. Давайте разберемся: кто такие токсичные работники и что такое офисная токсичность? какие токсы представляют наибольшую опасность для трудового процесса? Сможете по характерным признакам сразу распознавать действительно токсичного человека, поймете и причины, почему он таковым является. Пригодится как на работе, так и в обычной жизни.

Бесплатные сервисы проверки соискателей

К подбору персонала в настоящее время нужно подходить внимательно и осознанно. Недостаточно посмотреть резюме и побеседовать с кандидатом, надо его еще и проверить. Когда в компании есть служба безопасности – ​она это сделает за отдел кадров. А если ее нет? Как проверить правдивость информации из резюме соискателя? Мы подготовили обзор публичных и бесплатных интернет-сервисов, благодаря которым можно провести комплексную проверку соискателя буквально за полчаса.

Контроль дистанционных работников с помощью тайм-трекеров

Тайм-трекеры позволяют контролировать работу дистанционных работников, трудящихся на компьютере. Существуют как ручные трекеры (фактически для самоконтроля), так и автоматические. Расскажем, что они могут отслеживать, какие данные получит работодатель, как их нужно интерпретировать и что учесть. Предупреждаем о несовершенстве таких программ и выделяем наиболее популярные из них.

Все об уведомлениях работников

По ТК РФ работодателю в конкретных случаях необходимо уведомлять работников в определенный срок. Свели в таблицу перечень случаев, о которых ТК РФ требует работодателя предупреждать работника в письменном виде под подпись (с указанием сроков, нарушение которых может дорого обойтись организации). Объяснили, как оформлять уведомления на бумаге (11 примеров): дали состав обязательных реквизитов, образцы готовых документов, варианты оформления отметки о получении документа работником и отметки с его ответом на предложение работодателя. Показали журнал регистрации уведомлений. Разобрались со сложным вопросом документирования факта и даты выполнения работодателем своей обязанности, если работник отказывается расписываться в получении уведомления на экземпляре работодателя.

Рабочая переписка в корпоративном мессенджере

Все больше организаций заводят корпоративные чаты для быстрого общения между сотрудниками. Это действительно удобно. Сообщение мгновенно оказывается на телефоне или другом гаджете коллеги (подчиненного, руководителя). В статье рассказываем о корректном поведении в рабочем мессенджере, в частности, о каких правилах русского языка не стоит забывать, как быстро отвечать на сообщения, корректно ли отправлять их в нерабочее время, какие особенности общения в мессенджере нужно учитывать. Например, аббревиатуры интернет-общения, смайлики, мемы и др.

Как грамотно составить служебную записку

Чем служебная записка отличается от докладной и объяснительной? Какие реквизиты должны быть в служебной записке? Как их регистрировать? Каков порядок передачи (по электронным каналам связи, лично, через секретаря и пр.)? Сколько нужно их хранить? В статье даны ответы на самые необходимые вопросы, которые могут возникнуть у отдела кадров.

Корпоративная культура в небольшой компании

Корпоративная культура – ​это совокупность моделей поведения, которые приобретены организацией в процессе адаптации к внешней среде и внутренней интеграции, показавших свою эффективность и разделяемых большинством членов организации. Это – ​то, чем одна компания отличается от других таких же. В статье поговорим о том, нужна ли корпоративная культура в маленьких компаниях, каким образом ее создать, поддерживать и как сделать, чтобы она прижилась. Расскажем, в чем разница между поверхностным и глубинным уровнем культуры; почему корпоративная культура проявляется особенно четко в конфликтных ситуациях; как не допустить появления негативной культуры в собственной компании.