Top.Mail.Ru
От внутренних коммуникаций напрямую зависит повышение эффективности труда. Рассказываем о подходах к построению формальных коммуникаций в организации. При этом не будем затрагивать чисто кадровые документы – ​уведомления и объяснительные, а возьмем более широко – ​любые формальные коммуникации между сотрудниками в организации – ​служебные записки, сообщения, письма; на бумаге, по электронной почте, в мессенджере. Узнаете, на что обратить внимание и как организовать внутренние коммуникации для оптимизации процесса работы.

Повышение эффективности труда – ​одна из основных задач любой управленческой системы.

Обеспечение устойчивых, быстрых, двусторонних или многосторонних коммуникаций внутри организации позволяет увеличить скорость передачи информации, принятия управленческого решения, доведения его до исполнителей, исполнения этого решения, контроля его исполнения и при необходимости корректировки. Межуровневые коммуникации повышают информированность руководства, появляется возможность получения обратной связи от сотрудников, расширение видения всех процессов, протекающих в компании.

Добиться построения целостной системы внутренних коммуникаций, с одной стороны, не просто, с другой стороны, открывается простор для больших возможностей. Об этом и поговорим.

Коммуникации формальные и неформальные

Все коммуникации в организации делятся на формальные и неформальные.

В классическом понимании формальные коммуникации – ​это те, которые осуществляются в рамках трудовой деятельности в соответствии с нормативными документами, регулирующими эту деятельность, и реализуются через официальные каналы.

Неформальные строятся на личных отношениях между работниками и осуществляются через неформальные каналы. Неформальные коммуникации, несомненно, очень важны. Организация может и должна влиять на эту сферу взаимоотношений людей. Как правило, управление неформальными коммуникациями осуществляется в контексте построения корпоративной культуры.

Пример 1

В некоторых крупных компаниях существуют корпоративные порталы, на которых размещаются новости, проводятся конкурсы, опросы, есть форумы, где работники могут обсуждать насущные вопросы. Кроме того, они позволяют заказать справки, записаться на обучение, прокомментировать новости и дать свои предложения. Наличие таких порталов позволяет сократить информационный вакуум, который существует между управленческими уровнями, включить работников в единую информационную среду, повышает лояльность сотрудников за счет ощущения сопричастности общему делу, сокращает вредные последствия слухов, которые неизбежны в ситуации нехватки актуальной и достоверной информации.

В данной статье в первую очередь речь пойдет о формальных коммуникациях. Вместе с тем важно отметить, что в современных условиях стирается четкая грань между формальной и неформальной коммуникацией, поскольку:

  • во-первых, с применением цифровых технологий появляются новые каналы взаимодействия сотрудников и передачи информации между ними, которые сложно назвать «официальными»;
  • а, во-вторых, в условиях дистанционной работы рабочие вопросы все больше интегрируются в повседневную жизнь человека.

Подходы к построению формальных коммуникаций

Несмотря на то что формальные коммуникации должны быть упорядочены, структурированы и предполагают единообразие процессов, в разных компаниях существуют разные подходы к построению системы внутренних коммуникаций.

Отечественные компании, уходящие корнями в советское прошлое, в т. ч. министерское, тяготеют к внутренним официальным документам. Широкий круг управленческих задач (от закупки канцтоваров до запуска конвейера) решается посредством подготовки служебных записок и иных видов информационно-справочных документов. Данные документы носят инициативный характер. Как правило, с их помощью информация доводится до сведения руководителей, документы передаются на согласование, формулируются просьбы, инициируется издание других документов. В процессе рассмотрения сложных вопросов служебные записки могут готовиться несколько раз несколькими должностными лицами на разных стадиях решения вопроса.

Говоря об официальных документах, речь конечно же не идет только о традиционных технологиях. Во многих компаниях используются системы электронного документооборота (СЭД), которые позволяют те же самые служебные записки запускать в автоматизированном режиме. Это ускоряет решение вопросов, дает возможность более оперативно реагировать на комментарии и замечания, отслеживать получение специалистами поручений, устанавливать очередность работы нескольких исполнителей и т. д.

Вместе с тем и бумажные документы, и аналогичные документы в СЭД отражают классический подход к построению системы внутренних коммуникаций. Этот подход обеспечивает относительную прозрачность внутренних коммуникаций и их единообразие, но при этом теряется скорость передачи информации и принятия управленческого решения за счет излишней формализации этих процессов.

В современных компаниях, которые оказываются в конкурентной среде, встает вопрос о повышении эффективности деятельности за счет применения альтернативных средств коммуникации. Такими средствами становятся:

  • электронная почта;
  • приложения Skype, Zoom, WhatsApp;
  • программы Confluence, Open Text и другие.

Несомненно, скорость и количество взаимодействий сотрудников с внедрением современных информационных технологий значительно возрастает. При этом огромный массив информации, в т. ч. важной, рискует быть исключенным из общей информационной среды организации.

Поговорим подробнее обо всех этих способах коммуникации.

Виды документов для официальных внутренних коммуникаций

Выбор...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Как сохранить хорошие отношения после корпоратива

На службе по работе с персоналом (нередко совместно с отделом связей с общественностью, службой безопасности, юридическим отделом и пр.) лежит важная обязанность по организации корпоративных мероприятий. Как известно, одной из целей корпоратива является сплочение персонала, ликвидация потенциальной или уже существующей напряженности в коллективе. Особенно удачно это можно сделать именно под Новый год: праздник считается в России традиционно семейным, одним из самых любимых. Вот и коллектив предприятия хорошо поместить в теплую семейную обстановку. Но порой получается все с точностью до наоборот, когда именно после корпоратива работники делают неутешительное заключение: «Я думал, у нас нормальная контора, а у нас…». Рассказываем, откуда может проистекать такой пессимизм, что обычно служит ему причиной и на что обратить внимание, чтобы праздничное мероприятие запомнилось надолго позитивными эмоциями.

Разминка на работе в офисе

Не секрет, что офисные работники страдают от недостатка физической активности. Сидячий образ жизни приводит не только к слабости и разбитости в конце рабочего дня, но и проблемам со здоровьем. Предлагаем несложные, но эффективные упражнения, которые вы сможете делать дома или на рабочем месте, не мешая коллегам. Пользуйтесь на здоровье!

Бесплатные российские сервисы видеоконференций

Несмотря на уход с российского рынка многих иностранных компаний, в том числе и сервисов для проведения онлайн-совещаний и встреч, нашим пользователям есть из чего выбрать. Знакомим вас с 6 популярными отечественными сервисами для проведения веб-конференций, перечисляем их основные функции, достоинства и недостатки. Сравниваем критерии их использования, чтобы вы могли выбрать наиболее подходящий вариант.

Создание и использование «библиотеки знаний» в компании

Статья о том, как создать в компании «библиотеку (базу) знаний», которая не потребует вложений: работники компании поделятся своим опытом и навыками, которые смогут использовать другие сотрудники. Даем рекомендации о том, чем наполнить такую «библиотеку знаний», чтобы она сослужила хорошую службу: стандартами, регламентами, кодексами, инструкциями, бланками и шаблонами документов и презентаций, заготовками для организации командировок, обучающими видеороликами, чек-листами и памятками.

Все об уведомлениях работников

По ТК РФ работодателю в конкретных случаях необходимо уведомлять работников в определенный срок. Свели в таблицу перечень случаев, о которых ТК РФ требует работодателя предупреждать работника в письменном виде под подпись (с указанием сроков, нарушение которых может дорого обойтись организации). Объяснили, как оформлять уведомления на бумаге (11 примеров): дали состав обязательных реквизитов, образцы готовых документов, варианты оформления отметки о получении документа работником и отметки с его ответом на предложение работодателя. Показали журнал регистрации уведомлений. Разобрались со сложным вопросом документирования факта и даты выполнения работодателем своей обязанности, если работник отказывается расписываться в получении уведомления на экземпляре работодателя.

Что делать, если систематически нарушается трудовая дисциплина?

В чем причина саботажа работы? Почему сотрудники опаздывают или занимаются посторонним на работе? Нарушает ли трудовую дисциплину служебный роман? Даем советы, что делать, чтобы не допустить таких ситуаций, на что работодателю нужно сразу обращать внимание и что изменить в стиле управления. Статья пригодится и работникам, которые смогут опознать себя в нарушителях и сделать правильные выводы.

Как грамотно составить служебную записку

Чем служебная записка отличается от докладной и объяснительной? Какие реквизиты должны быть в служебной записке? Как их регистрировать? Каков порядок передачи (по электронным каналам связи, лично, через секретаря и пр.)? Сколько нужно их хранить? В статье даны ответы на самые необходимые вопросы, которые могут возникнуть у отдела кадров.

Учимся использовать режим «Рецензирование» в MS Word

Сотрудникам отдела кадров часто приходится разрабатывать и согласовывать проекты кадровых документов. В MS Word для этого есть удобный режим «Рецензирование», который автоматически фиксирует каждую правку (вставку, удаление, перемещение и форматирование текста). К тому же группа лиц, работающая над документом, может оставлять комментарии-примечания. Показываем, как управлять отображением правок, чтобы можно было посмотреть исходный документ, его же со всеми исправлениями, итоговый измененный документ и его же с исправлениями. Также разъясняем, где посмотреть автора изменений, как распечатать исходный и окончательный варианты текста. Научим защищать документ от редактирования и устанавливать ограничения на внесение изменений.