О сроке хранения, уничтожении и восстановлении доверенностей и бюллетеней для голосования на собраниях акционеров

Арбитражный суд Челябинской области в марте 2013 года принял весьма занятное решение по делу № А76-21286/2012 – он потребовал восстановить уничтоженные бюллетени для голосования на всех собраниях акционеров общества за 2005-2012 годы, а также доверенности на участие в них. Как следствие, вышестоящим судам пришлось выяснять, может ли акционерное общество это реально сделать, сколько оно обязано было хранить эти документы и имело ли право их уничтожить?

Завязка данной истории такова. ЗАО «Инвестиционная компания «Благодать секьюритиз» обладало 6,26% акций компании ОАО «Метео». Когда в июле 2012 года было опубликовано сообщение о созыве внеочередного общего собрания акционеров, повестка дня которого содержала вопрос о ликвидации ОАО, акционер обратился в ОАО с запросом о предоставлении информации, но получил только часть документов. Это стало поводом для его обращения в суд (список вожделенных документов насчитывал более 100 позиций).

ОАО «Метео» заявило суду, что оно готово предоставить акционеру копии документов, за исключением:

• копий бюллетеней для голосования аффилированных лиц и доверенностей на участие в общих собраниях общества, поскольку указанные документы обществом уничтожены и возможность их восстановления отсутствует;
• списка аффилированных лиц, входящих в органы управления общества за период с 2005 по 2012 годы, с указанием фамилии, имени, отчества, адреса, поскольку предоставление указанной информации противоречит, по мнению ОАО, федеральному закону «О персональных данных», но ОАО было согласно предоставить часть информации.

Теперь посмотрим, на какие положения опирался Арбитражный суд Челябинской области при принятии своего решения:

• АО обязано хранить, помимо прочих документов, протоколы общих собраний акционеров (решения акционера, являющегося владельцем всех голосующих акций общества), заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества, ревизионной комиссии (ревизора) общества и коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции); бюллетени для голосования, а также доверенности (копии доверенностей) на участие в общем собрании акционеров (абз. 9 п. 1 ст. 89 ФЗ «Об акционерных обществах», далее – ФЗ об АО).
• Дополнительный перечень документов, которые АО обязано хранить и предоставлять по требованию акционера, можно почерпнуть из:
  • Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс (далее – Положение ФКЦБ; оно действует, пока новый регулятор данной сферы – Банк России – не выпустит свой документ, его все ждут);
  • Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.
• В отношении срока и порядка хранения бюллетеней и доверенностей:
  • После составления протокола об итогах голосования и подписания протокола общего собрания акционеров бюллетени для голосования опечатываются счетной комиссией и сдаются в архив общества на хранение (п. 2 ст. 62 ФЗ об АО). Кроме того, опечатыванию и хранению подлежат бюллетени, признанные недействительными (абз. 1 п. 3.7 Положения ФКЦБ).
  • Бюллетени для голосования, а также доверенности (копии доверенностей) на участие в общем собрании акционеров подлежат постоянному хранению обществом (п. 2.1.14 Положения ФКЦБ).
  • Бюллетени для голосования, включая бюллетени, признанные недействительными, должны быть опечатаны счетной комиссией и сданы в архив общества на хранение после составления протокола счетной комиссии об итогах голосования на общем собрании. Хранение опечатанных бюллетеней для голосования должно осуществляться в специальном запирающемся опечатываемом ящике или специальном шкафу с запирающимися ячейками. По каждому факту его вскрытия уполномоченным лицом должен быть составлен соответствующий акт (п. 3.7 Положения ФКЦБ).
• В отношении восстановления утраченных документов:
  • В случае утраты или повреждения подлинника документа общества хранению подлежит заверенная копия такого документа. О каждом случае утраты или повреждения подлинника должен быть составлен соответствующий акт с указанием причины, приобщаемый к передаваемой на хранение копии документа и подлежащий хранению вместе с ней. Указанный акт должен быть подписан руководителем структурного подразделения и утвержден руководителем организации (п. 3.4 Положения ФКЦБ).
  • В соответствии с пунктом 8 Информационного письма Высшего Арбитражного Суда РФ от 18.01.2011 № 144 «О некоторых вопросах практики рассмотрения арбитражными судами споров о предоставлении информации участникам хозяйственных обществ» судам необходимо учитывать, что в случае, когда участник обратился в хозяйственное общество с требованием о предоставлении копии и (или) обеспечении доступа к документу, который в силу закона или иного правового акта должен храниться обществом, но при этом данный документ по каким-то причинам у него отсутствует, общество обязано сообщить участнику об отсутствии документа, а также (при наличии таких сведений) о причинах его отсутствия, месте нахождения документа и предполагаемой дате, когда он будет возвращен в общество или восстановлен (при наличии такой возможности).

Суд пришел к выводу: ОАО «Метео» нарушило сроки хранения бюллетеней для голосования, доверенностей, и обязал предоставить акционеру в течение 7 дней надлежаще заверенные копии документов, в т.ч. уничтоженных доверенностей и бюллетеней (причем не только по годовым общим собраниям акционеров за 2005–2012 годы, но и по голосованию на заседаниях Совета директоров ОАО «Метео» за эти же годы).

ОАО «Метео» не могло восстановить эти документы и подало апелляционную жалобу в Восемнадцатый арбитражный апелляционный суд в мае 2013 года:

• на заседаниях Совета директоров проводилось прямое открытое голосование – без бюллетеней;
• а бюллетени собраний акционеров и доверенности на участие в них подписывались непосредственно акционерами, и их невозможно восстановить силами общества.

ОАО «Метео» в связи с проведением процедуры добровольной ликвидации составило акты о выделении к уничтожению документов (в акте от 17.09.2012 числились протоколы общих собраний акционеров со всеми приложениями за период с 01.01.1993 по 31.12.2011, а также протоколы заседаний Совета директоров со всеми приложениями за период с 01.01.1995 по 31.12.2011). Акт об уничтожении этих документов был составлен 31.01.2012.

По мнению суда апелляционной инстанции, представленные ответчиком акты являются надлежащими доказательствами уничтожения запрашиваемых истцом бюллетеней голосования на собраниях акционеров и доверенностей на участие в них. Суд согласился с доводами ОАО «Метео» о невозможности восстановления уничтоженных доверенностей и бюллетеней. Но ряд других документов, затребованных акционером, суд обязал ему предоставить (их конкретный список был приведен в решении суда).

Суды вышестоящих инстанций только подтвердили это решение: Федеральный арбитражный суд Уральского округа в августе 2013 года и Коллегия судей ВАС РФ в сентябре 2013 года (определение № ВАС-12735/13), отказав в пересмотре дела.