С 1 марта 2014 года старый добрый терминологический ГОСТ Р 51141-98 перестал действовать, и его заменило новое детище ВНИИДАД – ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
Прежний стандарт ГОСТ Р 51141-98 содержал 140 терминов, первоначально в проект нового стандарта вошли 233 термина, однако в окончательной редакции их осталось только 174. Итак, посмотрим, что же изменилось в результате пересмотра стандарта отраслевой терминологии 15-летней давности?
Из стандарта исчезли 39 терминов – большинство вполне заслуженно, например, видеограмма документа, дублетный документ. Но исключение некоторых терминов может вызвать у специалистов вопросы, например, входящий документ, исходящий документ, организационно-распорядительный документ, срок исполнения документа, негосударственная часть Архивного фонда Российской Федерации.
Появилось чуть более 70 терминов, которых не было в старом ГОСТе. Из закона об архивном деле взято 9: владелец архивных документов, временное хранение документов, государственный архив, документ Архивного фонда Российской Федерации, муниципальный архив, особо ценный документ, пользователь архивными документами, уникальный документ, упорядочение архивных документов. При этом уважение к закону проявлено избирательно – есть один его термин, который авторы ГОСТа не сочли нужным добавлять (хотя в первоначальном проекте он был), – это «документы по личному составу».
При этом ряд определений в стандарте существенно расходится с определениями, данными в законе (иногда в лучшую сторону). Примером служит определение «архивного документа». Во избежание проблем в случае судебных разбирательств следовало бы приводить и определения из законодательства (со ссылками на конкретные пункты) параллельно с теми, которые авторы считают более правильными с научно-практической точки зрения. Ведь суд будет опираться на определения, данные в законе, а их надо знать.
Новый терминологический стандарт пополнился (и это здорово!) рядом терминов из очень хорошего стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007: аутентичность (электронного документа), достоверность (электронного документа), доступ к документу, конвертирование (электронных документов) и конвертация (электронных документов), метаданные, миграция (электронных документов), пригодность для использования (электронного документа), целостность (электронного документа). Жаль только, что авторы терминологического ГОСТа не переняли ценную особенность ГОСТа Р ИСО 15489-1-2007: он технологически нейтрален, т.е. в равной степени применим к электронным и традиционным документам. Такие качества, как аутентичность, достоверность, целостность, пригодность к использованию, есть у любых документов, а не только у электронных! Да и процессы конвертации и миграции вполне могут проходить с участием традиционных документов. Из ГОСТа Р ИСО 15489-1-2007 можно было бы взять и более современное определение термина «документ», но этого не произошло.
Из прочих новых терминов где-то с десяток можно считать отражающими новые технологии и нормативно-правовую среду (например, официальное опубликование документа, электронная подпись, электронный документ, юридическая значимость документа). При этом среди нововведений куда больше давно привычных нам слов из перечня традиционных типовых реквизитов или же учетных форм (например, адресат, вид документа, отметка о заверении копии, отметка о наличии приложения).
В двух случаях термины, которые старый ГОСТ рассматривал как синонимы, были (на мой взгляд, необоснованно) выделены в отдельные статьи:
С моей точки зрения, стандарт проиграл оттого, что на последнем этапе из него был исключен ряд терминов, о которых сейчас достаточно активно спорят и которые было бы неплохо стандартизовать: оригинал документа, электронное сообщение, система управления документами, межведомственный электронный документооборот, система электронного документооборота (СЭД), архив электронных документов, электронный архив.
Определения ряда терминов были отредактированы с учетом изменения технологий и в первую очередь появления электронных документов и носителей информации: бланк документа, графический документ, кинодокумент, официальное опубликование документа, регистрационно-учетная форма, фотодокумент.
Теперь прокомментируем некоторые ключевые определения нового стандарта.
«7 документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».
Это определение отличается от более качественного, данного в стандарте ISO 15489-1:2001. При переводе в отечественном ГОСТе Р ИСО 15489-1-2007 в него добавили ради согласованности с традиционной формулировкой «материальный носитель» и «идентифицируемость»: «3.3 документ (record): Зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности».
«8 официальный документ: Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке».
Формулировка ВНИИДАД допускает создание официальных документов любыми организациями. А в действующем законодательстве отражена трактовка, согласно которой официальными считаются только документы, созданные органами государственной власти: «Официальные документы – документы, принятые органами законодательной, исполнительной и судебной власти, носящие обязательный, рекомендательный или информационный характер» (п. 1 ст. 5 Федерального закона от 29.12.1994 № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов»). И здесь важно помнить, что Уголовный кодекс РФ содержит статьи, предусматривающие наказания за приобретение или сбыт официальных документов (ст. 324), похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов (ст. 325), внесение в официальные документы заведомо ложных сведений (ст. 292) и др., поэтому определение данного понятия – дело принципиально важное.
«10 электронный документ: Документ, информация которого представлена в электронной форме».
Возможно, многим данное в новом стандарте определение не понравится, но, на мой взгляд, это самый лучший вариант. Главная идея заключается в том, что электронный документ – это в первую очередь документ, а его «электронность» на самом деле вторична.
«14 юридическая значимость документа: Свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.
15 юридическая сила документа: Свойство официального документа вызывать правовые последствия».
Данные два понятия в последнее время вызывают повышенный интерес, и новый ГОСТ правомерно подтвердил, что любой документ (в смысле ГОСТа Р ИСО 15489-1-2007) является юридически значимым.
«16 аутентичность (электронного документа): Свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному».
Здесь, к сожалению, мы имеем менее удачное определение, чем в ГОСТе Р ИСО 15489-1-2007: «Документ является аутентичным, если он:
a) соответствует установленным правилам;
b) был создан или отправлен лицом, уполномоченным на это;
c) был создан или отправлен в то время, которое обозначено в документе».
«20 подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
21 подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа».
Определение подлинному документу здесь дано традиционное и вполне корректное. Однако авторы ГОСТа не рискнули ответить на заданный им в ходе обсуждения вопрос – являются ли понятия «подлинный» и «аутентичный» синонимами? И если нет, то в чем разница?
А вот у подлинника документа сохранилось ошибочное определение старого стандарта. Ведь некоторые документы создаются в нескольких экземплярах, имеющих равную силу; кроме того, для побитно идентичных электронных документов крайне сложно установить (и, как правило, не нужно!), какой из них был создан первым.
«22 дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа.
23 копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.
24 электронная копия документа: Копия документа, созданная в электронной форме.
25 заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
26 выписка из документа: Копия части документа, заверенная в установленном порядке».
Раньше копия документа признавалась отдельным документом, не имеющим юридической силы, теперь это «экземпляр документа». Если раньше заверение придавало копии юридическую силу, то теперь – лишь юридическую значимость (это менее сильное качество).
Новый стандарт оставляет двоякое впечатление: видны попытки движения вперед, но из-за их недостаточной энергичности ГОСТ, по моему мнению, все-таки не успевает за стремительными изменениями в отрасли и окружающем нас мире.
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Добрый день! Подскажите, можно ли использовать старый ГОСТ Р 51141-98
для определения в Инструкции по делопроизводству, что такое "организационно-распорядительный документ"? Если нельзя, поскольку он утратил свою силу, то где взять это определение?
Здравствуйте.
По данному вопросу подготовлен и опубликован ответ. Подробнее см. здесь.
Можно, почему нет. Ведь термин ОРД не поменялся с введением нового ГОСТ.
Был разработан локальный нормативный акт организации. Как корректно назвать приказ: «О введении в действие» или «Об утверждении и введении в действие»?
Организация направила нам документ с грифом «Для служебного пользования». Сам документ на 3 листах, на нем проставлен гриф. А приложения к нему на 28 листах (две таблицы) грифа не имеют. Как правильно расценивать приложения? Они тоже подпадают под гриф ограничения доступа, хоть он на них не проставлен, или приложения не являются документами ДСП?
Зачем нужны номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений. Кто разрабатывает и подписывает номенклатуру подразделения. По какой форме ее составлять и как можно оптимизировать. Какие дела стоит завести для формирования в них приказов по личному составу (т.е. нельзя их все собирать в 1 дело). Сколько и где хранить документы-основания к ним (возможны варианты). Как срок «50/75 лет ЭПК» из Перечня 2019 года трансформировать в более конкретный в номенклатуре дел кадровой службы. Сколько хранить копии документов, журналы регистрации приказов, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Как разбить номенклатуру дел на разделы. Какова последовательность расположения документов кадровой службы. Зачем в конце каждого раздела предусматривать хотя бы одну пустую строку. Приводим пример номенклатуры дел кадровой службы.
Показываем, как отразить в номенклатуре дел бумажные, электронные приложения к протоколам и аудиовидеозаписи заседаний коллегиальных органов. Сколько и где хранить эти записи. Организации важно определиться, в каком статусе она будет хранить фото-, аудио-, видеозаписи – что она будет переводить в статус аудиовизуальных документов со всеми вытекающими последствиями. Поводом для статьи стал вопрос читателя.
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.
В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?
Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?
Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
издательства ООО "Бизнес-Арсенал"
можно в любом отделении почты:
