Новое в позиции Росархива по вопросам электронной архивации

3 марта 2016 года состоялось заседание расширенной коллегии Росархива, на котором с докладом «Об итогах работы Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений за 2015 г. и задачах на 2016 г.» выступил руководитель Федерального архивного агентства А.Н. Артизов.

Если 2 года тому назад (в марте 2014 г.) А.Н. Артизов утверждал, что для документов длительного срока хранения могут создаваться электронные копии, но сами такие документы должны создаваться только на бумажном носителе; а год назад (на заседании Совета архивов в октябре 2015 года) прозвучали слова о том, что архивисты должны отвечать только за те электронные документы, «которые должны храниться вечно»; то теперь позиция Росархива существенно изменилась: его глава значительную часть своего доклада посвятил вопросам организации хранения электронных документов, которые он назвал «продуктом информационного общества», признав также, что электронные документы – это будущее архивов и «от них не спрятаться».

Некоторые положения данного доклада А.Н. Артизова были довольно-таки смелыми:

«Основной дилеммой здесь является то, что электронные документы зависимы от технического и программного обеспечения, которые быстро меняются, поэтому возможности сохранить их в неизменном виде на протяжении ­длительного времени весьма ограничены.

При этом надо учитывать следующие факторы, связанные с электронным документом:

• его структура сложна и сильно зависит от технологии;
• его легко создать, изменить, размножить, объединить и распространить;
• количество электронных документов стремительно возрастает.

Как вы понимаете, вести речь о долговременной сохранности электронных документов имеет смысл только в том случае, если обеспечивается их целостность и аутентичность, что технически непросто реализовать из-за разных причин (выход из строя цифровых носителей, проблемы записи / перезаписи, устаревание устройств и технологий считывания информации и пр.), в том числе из-за неизбежных преобразований.

Международные исследовательские группы разработали и продолжают разрабатывать требования и процедуры, необходимые для обеспечения целостности и аутентичности электронного документа, но фундаментального решения по-прежнему нет.

В последние годы архивы апробировали несколько стратегий обеспечения сохранности. Например, такое как “технологическая сохранность”, которая предполагает, что архив принимает на хранение не только сами документы, но и ­техническое и программное обеспечение, которым они управляются.

Но этот подход имеет свои ограничения, так как поддержка и управление обеспечением, которое постоянно меняется, создает сложные проблемы в будущем. Тем не менее, как представляется, в ряде случаев он может применяться. Во всяком случае, в новых правилах работы архивов государственных органов, ­органов местного самоуправления и организаций заложен такой подход...

На повестку дня стучится еще одна проблема, которая плохо изучена отечественным архивоведением: архивирование и прием на постоянное хранение сведений из созданных в разных федеральных органах исполнительной власти реестров. Недавно был в Татарстане: коллеги в связи с ведением похозяйственных книг в электронном виде справедливо ставят этот вопрос».

Кроме того, А.Н. Артизов проинформировал о планируемом проведении в мае 2016 года совещания под председательством Д.А. Медведева по вопросам архивного хранения электронных документов. По результатам совещания будут намечены дополнительные меры, которые позволят «активно продвигаться в данном направлении».

Похоже, что сейчас «электронное» архивное дело находится там же, где в январе 2009 года было использование электронных документов – накануне стремительного поворота от «не было, нет и не надо» к «а как же в 21-м веке может быть иначе?»