Статс-секретарь – заместитель Руководителя Федерального архивного агентства О.В. Наумов в докладе «Нормативно-правовое регулирование архивного дела и делопроизводства в условиях перехода органов власти и организаций на электронный документооборот» на XV Совете по архивному делу при Федеральном архивном агентстве 8 октября 2019 г. подробно остановился на судьбе перечней с указанием сроков хранения.
Он сообщил, что прошел общественное обсуждение и независимую антикоррупционную экспертизу и готовится для направления в Минюст России на государственную регистрацию проект нового «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», а также инструкция по его применению.
Следующим этапом в оптимизации механизма отбора документов на хранение должно стать создание «Реестра видов документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организациях» – единой базы данных по срокам хранения видов и разновидностей документов. По мнению Росархива:
Придание реестру нормативного характера позволит:
О.В. Наумов отметил, что многие регионы ставят перед Росархивом вопрос о разработке ведомственных перечней:
«В соответствии с архивным законодательством Росархив таким полномочием не наделен. Для активизации этой работы представляется правильным инициирование Росархивом поручения Правительства Российской Федерации федеральным министерствам и ведомствам, не имеющим таких перечней (это, в первую очередь, Минздрав России, Минобразования России, Минтруд России, Минкультуры России), осуществить их подготовку на основе типового. В этом случае Росархив может оказать им необходимую методическую поддержку. Но поручение Правительства мы будем готовить после регистрации Минюстом России приказа Росархива об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов».
О.В. Наумов также рассказал, что после регистрации Перечня в Минюсте России Росархив совместно с Центральным Банком РФ планируют возобновить работу над «Перечнем документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения», разработка которого была «заморожена» после отзыва в 2017 г. Банком России приказа о его утверждении в связи с поступившими от банковского сообщества возражениями из-за неоправданно завышенных сроков хранения отдельных видов финансовых документов.
О.В. Наумов коснулся и вопроса уточнения (увеличения или сокращения) сроков временного хранения отдельных документов.
В качестве примера такой работы он рассказал о том, что на законодательном уровне решена проблема сокращения срока хранения документов по личному составу. Федеральным законом от 02.03.2016 № 43-ФЗ в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» введена статья 22.1, согласно которой документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, а законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет. При этом сохранен ранее установленный срок хранения (75 лет с момента прекращения службы) документов по личному составу, образовавшихся в связи с прохождением гражданами отдельных видов государственной службы.
Дальнейшую работу по оптимизации сроков хранения отдельных видов документов, в частности похозяйственных книг и документов по приватизации жилищного фонда, научной, судебной и другой специфической документации, Росархив продолжит по результатам внедрения типового Перечня.
О.В. Наумов также упомянул проводящийся в настоящее время эксперимент по созданию ряда документов по личному составу в электронном виде. Его итоги позволят рассмотреть вопрос об установлении новых сроков временного хранения документам по личному составу, созданным в электронном виде.
Было отмечено особое значение Перечня видов управленческих документов, относящихся к составу Архивного фонда Российской Федерации, хранение которых осуществляется исключительно на бумажном носителе. Его проект разрабатывает ВНИИДАД, по плану НИОКР эта работа должна быть завершена в 2020 году.
О.В. Наумов так аргументировал необходимость данного нормативного акта:
«В переходный период развития делопроизводства и архивного дела имеется определенный риск утраты электронных документов или невозможности подтверждения их аутентичности, целостности, достоверности и пригодности для использования на различных этапах их жизненного цикла. К тому же опыт долговременного хранения электронных документов во всем мире в настоящее время недостаточен.
В соответствии со статьей 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», электронные документы могут применяться в любых правоотношениях, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе. Данное положение является основанием для разработки подзаконных нормативных актов, вводящих ограничения на создание и использование электронных документов».
По предварительной оценке Росархива, исключительно на бумажном носителе необходимо хранить от 5% до 10% от общего количества видов документов постоянного хранения, включенных в типовой Перечень.
Наталья Храмцовская,
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией
компании «ЭОС», эксперт ИСО, член Международного совета архивов
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Подскажите, пожалуйста, как лучше прошивать зачетную книжку в личном деле студента, учитывая то, что зачетка в твердой обложке и имеет скобы (они вклеены в обложку). Делать копию и прошивать со всеми листами?
Некоторые сотрудники, работающие по графику, увольняются в субботу или воскресенье. Для административных подразделений это выходные дни. Можно ли выдать трудовую книжку и произвести окончательный расчет накануне увольнения (в пятницу) или в первый следующий рабочий день (в понедельник), внеся в трудовую книжку запись об увольнении в субботу (воскресенье)?
Как подтвердить дату отправки и доставки бумажной и электронной корреспонденции через «Почту России»? Какие варианты существуют? И надо ли нотариально заверять распечатки с сайта «Почты России» для суда? Как подтвердить отправку и получение документов через независимую службу доставки (CDEK и др.)? Какая электронная переписка может быть признана в качестве доказательства в суде: что кроме электронной почты, сообщений в мессенджерах и соцсетях может быть использовано? Каким критериям должна соответствовать такая переписка? Как самим можно снять скриншот с нее и приобщить к исковому заявлению или ходатайству в суд? Когда придется обратиться за заверением переписки к нотариусу? И как выглядит протокол ее осмотра нотариусом? Можно ли использовать в суде переписку из запрещенных мессенджеров? Как в договоре оговорить юридическую силу электронной переписки между сторонами (определить уполномоченных лиц, их контактные данные и каналы связи)?
Эволюция мошенничества: чем пытались завладеть раньше, как усовершенствовали законодательство, на что после этого стали целиться мошенники. Рассмотрели 2 самые распространенные схемы махинаций с ЭП руководителя организации и их юридические последствия (на базе судебной практики): 1) когда гендиректор доверяет свою электронную подпись бухгалтеру в бесконтрольное пользование; 2) когда удостоверяющий центр выпускает электронную подпись гендиректору организации, но ее получают мошенники и пытаются скорректировать данные о гендиректоре в ЕГРЮЛ. Предупрежден – значит вооружен!
В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?
Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 описывает правила оформления даты документа предельно лаконично. Поэтому нам есть что добавить! Ставить 0 в начале даты? Можно использовать кавычки? «Длящаяся» дата протокола. Дата совместного документа. Специфика госорганов. Дата подписания электронного документа. Дата доверенности. Дата на обложке дела и на титульном листе ЛНА. В каких реквизитах и как лучше оформлять дату. Подробно остановились на оформлении дат в тексте документа в различных ситуациях. Статья содержит 25 примеров.
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
издательства ООО "Бизнес-Арсенал"
можно в любом отделении почты:
