Статс-секретарь – заместитель Руководителя Федерального архивного агентства О.В. Наумов в докладе «Нормативно-правовое регулирование архивного дела и делопроизводства в условиях перехода органов власти и организаций на электронный документооборот» на XV Совете по архивному делу при Федеральном архивном агентстве 8 октября 2019 г. подробно остановился на судьбе перечней с указанием сроков хранения.
Он сообщил, что прошел общественное обсуждение и независимую антикоррупционную экспертизу и готовится для направления в Минюст России на государственную регистрацию проект нового «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», а также инструкция по его применению.
Следующим этапом в оптимизации механизма отбора документов на хранение должно стать создание «Реестра видов документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организациях» – единой базы данных по срокам хранения видов и разновидностей документов. По мнению Росархива:
Придание реестру нормативного характера позволит:
О.В. Наумов отметил, что многие регионы ставят перед Росархивом вопрос о разработке ведомственных перечней:
«В соответствии с архивным законодательством Росархив таким полномочием не наделен. Для активизации этой работы представляется правильным инициирование Росархивом поручения Правительства Российской Федерации федеральным министерствам и ведомствам, не имеющим таких перечней (это, в первую очередь, Минздрав России, Минобразования России, Минтруд России, Минкультуры России), осуществить их подготовку на основе типового. В этом случае Росархив может оказать им необходимую методическую поддержку. Но поручение Правительства мы будем готовить после регистрации Минюстом России приказа Росархива об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов».
О.В. Наумов также рассказал, что после регистрации Перечня в Минюсте России Росархив совместно с Центральным Банком РФ планируют возобновить работу над «Перечнем документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения», разработка которого была «заморожена» после отзыва в 2017 г. Банком России приказа о его утверждении в связи с поступившими от банковского сообщества возражениями из-за неоправданно завышенных сроков хранения отдельных видов финансовых документов.
О.В. Наумов коснулся и вопроса уточнения (увеличения или сокращения) сроков временного хранения отдельных документов.
В качестве примера такой работы он рассказал о том, что на законодательном уровне решена проблема сокращения срока хранения документов по личному составу. Федеральным законом от 02.03.2016 № 43-ФЗ в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» введена статья 22.1, согласно которой документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, а законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет. При этом сохранен ранее установленный срок хранения (75 лет с момента прекращения службы) документов по личному составу, образовавшихся в связи с прохождением гражданами отдельных видов государственной службы.
Дальнейшую работу по оптимизации сроков хранения отдельных видов документов, в частности похозяйственных книг и документов по приватизации жилищного фонда, научной, судебной и другой специфической документации, Росархив продолжит по результатам внедрения типового Перечня.
О.В. Наумов также упомянул проводящийся в настоящее время эксперимент по созданию ряда документов по личному составу в электронном виде. Его итоги позволят рассмотреть вопрос об установлении новых сроков временного хранения документам по личному составу, созданным в электронном виде.
Было отмечено особое значение Перечня видов управленческих документов, относящихся к составу Архивного фонда Российской Федерации, хранение которых осуществляется исключительно на бумажном носителе. Его проект разрабатывает ВНИИДАД, по плану НИОКР эта работа должна быть завершена в 2020 году.
О.В. Наумов так аргументировал необходимость данного нормативного акта:
«В переходный период развития делопроизводства и архивного дела имеется определенный риск утраты электронных документов или невозможности подтверждения их аутентичности, целостности, достоверности и пригодности для использования на различных этапах их жизненного цикла. К тому же опыт долговременного хранения электронных документов во всем мире в настоящее время недостаточен.
В соответствии со статьей 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», электронные документы могут применяться в любых правоотношениях, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе. Данное положение является основанием для разработки подзаконных нормативных актов, вводящих ограничения на создание и использование электронных документов».
По предварительной оценке Росархива, исключительно на бумажном носителе необходимо хранить от 5% до 10% от общего количества видов документов постоянного хранения, включенных в типовой Перечень.
Наталья Храмцовская,
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией
компании «ЭОС», эксперт ИСО, член Международного совета архивов
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Какой срок хранения заявления о принятии участников в ООО, заявлений о внесении / изменении / увеличении вклада участником Общества в уставной капитал ООО, а также срок хранения визовых экземпляров этих заявлений?
Ситуация: В организации изменения к штатному расписанию оформляются приказом по основной деятельности с приложением к нему этого штатного расписания по форме № Т-3. Однако форма № Т-3 по волевому решению начальника Отдела труда и заработной платы не передается в Отдел ДОУ для приобщения к указанному приказу, которым вносятся изменения или утверждается новое штатное расписание. Возможно ли оформлять изменения к штатному расписанию без приказа, используя только форму № Т-3, но с внесением изменений в саму форму (см. пример ниже, где оранжевым цветом выделены предлагаемые изменения): – заменить «УТВЕРЖДЕНО» на «УТВЕРЖДАЮ»; – удалить ссылки на дату и номер приказа, оставив только дату утверждения? Какую информацию тогда следует вносить в поля «Номер документа» и «Дата составления»? Данный документ будет находиться в деле Отдела труда и заработной платы в соответствии с номенклатурой дел.
Показываем примеры расчетов на календаре мая и июня 2025 года, где как раз есть «майские праздники» и День России. Объясняем правила подсчета дней ежегодного оплачиваемого отпуска, если в него попадают: федеральные и региональные нерабочие праздничные дни, «обычные» выходные суббота и воскресенье, а также перенесенные выходные и больничный. Предупреждаем при этом о распространенных ошибках. Приводим образцы оформления документов на такой «растянутый» благодаря праздникам отпускной период: заявления, отражения в графике отпусков, табеле учета рабочего времени, приказе о предоставлении отпуска, личной карточке.
Какие изменения необходимо учесть при документировании решений общих собраний участников ООО с 01.03.2025. Какие формулировки теперь следует использовать. Какие изменения надо вносить в документы, связанные с проведением заседания или заочного голосования на общих собраниях участников. Приводим примеры оформления 5 протоколов по итогам общего собрания для разных ситуаций: с дистанционным участием некоторых лиц; с дистанционным участием всех; дистанционного заседания, признанного несостоявшимся из-за технических неполадок; только с заочным голосованием; заседания с очно-заочным голосованием.
В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?
Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.
Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
издательства ООО "Бизнес-Арсенал"
можно в любом отделении почты:
Получи подробный ответ от ключевого разработчика
нового ГОСТ Р 7.0.8-2025: что изменилось,
почему, какие последствия, сравнительные таблицы
