Когда ожидать новый Перечень типовых управленческих документов со сроками хранения? К номенклатуре дел с какого года он должен быть применим – придется ли номенклатуру дел на 2020 год, уже разработанную по Перечню 2010 года, переделывать под новый Перечень?
Ответы на эти животрепещущие вопросы даны по состоянию на дату подписания этого номера журнала в печать (15.11.2019) и основаны на устных разъяснениях представителей Росархива.
Подписчики присылают к нам в редакцию журнала вопросы относительно ожидаемого Перечня, который должен сменить пока действующий Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558). Большинство вопросов на эту тему можно свести к четырем основным:
Вопрос в тему
- Когда ожидать новый Перечень типовых управленческих документов со сроками хранения?
- Какой Перечень применять при разработке номенклатуры дел на 2020 год?
- Если новый Перечень введут в действие в самом конце 2019 года, то номенклатуры дел организаций на 2020 год придется перерабатывать по новому Перечню? Тогда труд по разработке номенклатуры дел на 2020 год по Перечню 2010 года окажется напрасным?
- Если новый Перечень введут в действие все-таки в 2020 году, то номенклатуры дел на 2020 год перерабатывать не потребуется?
Люди волнуются и не знают, к чему готовиться. Поэтому мы обратились за разъяснениями в Росархив, чтобы узнать ответы, что называется, из первых уст. Далее объясним вам, как выглядит ситуация на дату подписания этого номера журнала в печать – а именно на 15.11.2019.
Работа над проектом нового Перечня типовых архивных управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, уже завершается. В ноябре планируется передать проект Перечня на регистрацию в Минюст России. Предугадать, сколько времени она займет, сейчас никто не берется. Можно только сказать, что после такой регистрации спустя 10 дней после размещения нового Перечня на официальном интернет-портале правовой информации http://pravo.gov.ru документ вступит в законную силу.
Перечень вступит в силу вместе с указаниями по его применению. В них и/или в приказе об утверждении нового Перечня, скорее всего, и будет указан год, с которого новый Перечень надо будет применять. Сейчас ситуация выглядит так, что, с большой долей вероятности, его надо будет применять с 2020 года, т.е. номенклатуры дел конкретных организаций должны будут соответствовать вступившему в силу новому Перечню.
Да, переделывать номенклатуры дел на 2020 год, похоже, придется. Но это будут скорее отдельные правки, а не фундаментальная разработка номенклатуры заново. И делать это в спешном порядке не потребуется. Ведь только по окончании 2020 года дела надо будет «закрывать».
Поэтому после выхода нового Перечня службы делопроизводства организаций должны будут посмотреть, что в нем изменилось по сравнению с предыдущим, и подправить сроки хранения и заголовки отдельных дел, ссылки на статьи Перечня.
На данный момент в проекте нового Перечня (как и в его предшественнике 2010 г.) имеется только 1 звено, т.е. устанавливается по каждой статье Перечня срок хранения для всех организаций. Особенности применения срока хранения (если таковые имеются) указаны в графе «примечания», а также в тексте заголовка с использованием литерных букв.
Проект нового Перечня имеет 12 разделов:
- Организация системы управления;
- Планирование деятельности;
- Финансирование, кредитование деятельности;
- Учет и отчетность;
- Международное сотрудничество;
- Информационная деятельность;
- Трудовые отношения;
- Кадровое обеспечение;
- Материально-техническое обеспечение деятельности;
- Административно-хозяйственное обеспечение деятельности;
- Обеспечение режима безопасности организаций, гражданская оборона и защита от чрезвычайных ситуаций;
- Социально-бытовые вопросы.
Росархив полагает, что, учитывая незначительные изменения структуры Перечня, переработка заголовков дел и номеров статей в номенклатуре также будет незначительная.
Если действовать по всем правилам, то надо будет после вступления в силу нового Перечня в течение 2020 года:
- издать приказ о переработке номенклатуры дел в связи с изданием нового Перечня и актуализировать номенклатуру дел (заголовки дел, сроки хранения, ссылки на статьи нового Перечня);
- согласовать новый вариант номенклатуры дел 2020 года экспертной комиссией (центральной экспертной комиссией) организации;
- а источникам комплектования ее надо будет согласовать еще «со своим» государственным/муниципальным архивом;
- исправить на обложках некоторых дел заголовки и сроки хранения.
Эти советы основаны на давно применяемых принципах работы с номенклатурой дел, которые отражены в т.ч. здесь:
Фрагмент документа
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)
Пункт 3.5.1. Разработка и ведение номенклатуры дел
…корректировки номенклатуры дел в течение делопроизводственного года (уточнение заголовков дел, внесение заголовков дел, не предусмотренных при составлении номенклатуры дел, внесение сведений о количестве и крайних датах единиц хранения (томов, частей дела), внесение отметок в графу «Примечание» и др.), составление итоговой записи о количестве и категориях дел, сформированных в делопроизводстве федерального органа исполнительной власти в течение года…
Если организация не является источником комплектования и номенклатуру дел даже не разрабатывала (встречаются и такие), то, на наш взгляд, жизненно необходимым минимумом в этом случае будет:
- в течение 2020 года подправить заголовки и
- сроки хранения у тех дел, у которых они изменились в новом Перечне по сравнению с предыдущим 2010 года.
Как только новый Перечень будет зарегистрирован Минюстом России, т.е. появится его окончательный вариант с указаниями по применению, мы обратимся к ведущим экспертам и будем публиковать в журнале ответы на следующие вопросы:
- что изменилось в новом Перечне по сравнению с Перечнем 2010 года;
- как оформить изменения номенклатуры дел, сроков хранения и заголовков дел, которые были заведены согласно Перечню 2010 года.
Присылайте в редакцию журнала свои вопросы на эту тему. Вместе нам будет легче глубже ее проработать.
