Надо ли будет переделывать номенклатуру дел на 2020 год после выхода нового Перечня управленческих документов?

Когда ожидать новый Перечень типовых управленческих документов со сроками хранения? К номенклатуре дел с какого года он должен быть применим – придется ли номенклатуру дел на 2020 год, уже разработанную по Перечню 2010 года, переделывать под новый Перечень? Ответы на эти животрепещущие вопросы даны по состоянию на дату подписания этого номера журнала в печать (15.11.2019) и основаны на устных разъяснениях представителей Росархива.

Подписчики присылают к нам в редакцию журнала вопросы относительно ожидаемого Перечня, который должен сменить пока действующий Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558)1. Большинство вопросов на эту тему можно свести к четырем основным:

Вопрос в тему
Куда:  delo@delo-press.ru
Тема:  Бесплатные консультации для подписчиков
  1. Когда ожидать новый Перечень типовых управленческих документов со сроками хранения?
  2. Какой Перечень применять при разработке номенклатуры дел на 2020 год?
  3. Если новый Перечень введут в действие в самом конце 2019 года, то номенклатуры дел организаций на 2020 год придется перерабатывать по новому Перечню? Тогда труд по разработке номенклатуры дел на 2020 год по Перечню 2010 года окажется напрасным?
  4. Если новый Перечень введут в действие все-таки в 2020 году, то номенклатуры дел на 2020 год перерабатывать не потребуется?

Люди волнуются и не знают, к чему готовиться. Поэтому мы обратились за разъяснениями в Росархив, чтобы узнать ответы, что называется, из первых уст. Далее объясним вам, как выглядит ситуация на дату подписания этого номера журнала в печать – а именно на 15.11.2019.

Работа над проектом нового Перечня типовых архивных управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения1, уже завершается. В ноябре планируется передать проект Перечня на регистрацию в Минюст России. Предугадать, сколько времени она займет, сейчас никто не берется. Можно только сказать, что после такой регистрации спустя 10 дней после размещения нового Перечня на официальном интернет-портале правовой информации http://pravo.gov.ru документ вступит в законную силу.

Перечень вступит в силу вместе с указаниями по его применению. В них и/или в приказе об утверждении нового Перечня, скорее всего, и будет указан год, с которого новый Перечень надо будет применять. Сейчас ситуация выглядит так, что, с большой долей вероятности, его надо будет применять с 2020 года, т.е. номенклатуры дел конкретных организаций должны будут соответствовать вступившему в силу новому Перечню.

Да, переделывать номенклатуры дел на 2020 год, похоже, придется. Но это будут скорее отдельные правки, а не фундаментальная разработка номенклатуры заново. И делать это в спешном порядке не потребуется. Ведь только по окончании 2020 года дела надо будет «закрывать».

Поэтому после выхода нового Перечня службы делопроизводства организаций должны будут посмотреть, что в нем изменилось по сравнению с предыдущим, и подправить сроки хранения и заголовки отдельных дел, ссылки на статьи Перечня.

На данный момент в проекте нового Перечня (как и в его предшественнике 2010 г.) имеется только 1 звено, т.е. устанавливается по каждой статье Перечня срок хранения для всех организаций. Особенности применения срока хранения (если таковые имеются) указаны в графе «примечания», а также в тексте заголовка с использованием литерных букв.

Проект нового Перечня имеет 12 разделов:

  • Организация системы управления;
  • Планирование деятельности;
  • Финансирование, кредитование деятельности;
  • Учет и отчетность;
  • Международное сотрудничество;
  • Информационная деятельность;
  • Трудовые отношения;
  • Кадровое обеспечение;
  • Материально-техническое обеспечение деятельности;
  • Административно-хозяйственное обеспечение деятельности;
  • Обеспечение режима безопасности организаций, гражданская оборона и защита от чрезвычайных ситуаций;
  • Социально-бытовые вопросы.

Росархив полагает, что, учитывая незначительные изменения структуры Перечня, переработка заголовков дел и номеров статей в номенклатуре также будет незначительная.

Если действовать по всем правилам, то надо будет после вступления в силу нового Перечня в течение 2020 года:

  • издать приказ о переработке номенклатуры дел в связи с изданием нового Перечня и актуализировать номенклатуру дел (заголовки дел, сроки хранения, ссылки на статьи нового Перечня);
  • согласовать новый вариант номенклатуры дел 2020 года экспертной комиссией (центральной экспертной комиссией) организации;
  • а источникам комплектования ее надо будет согласовать еще «со своим» государственным/муниципальным архивом;
  • исправить на обложках некоторых дел заголовки и сроки хранения.

Эти советы основаны на давно применяемых принципах работы с номенклатурой дел, которые отражены в т.ч. здесь:

Фрагмент документа
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)

Пункт 3.5.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

…корректировки номенклатуры дел в течение делопроизводственного года (уточнение заголовков дел, внесение заголовков дел, не предусмотренных при составлении номенклатуры дел, внесение сведений о количестве и крайних датах единиц хранения (томов, частей дела), внесение отметок в графу «Примечание» и др.), составление итоговой записи о количестве и категориях дел, сформированных в делопроизводстве федерального органа исполнительной власти в течение года

Если организация не является источником комплектования и номенклатуру дел даже не разрабатывала (встречаются и такие), то, на наш взгляд, жизненно необходимым минимумом в этом случае будет:

  • в течение 2020 года подправить заголовки и
  • сроки хранения у тех дел, у которых они изменились в новом Перечне по сравнению с предыдущим 2010 года.

Как только новый Перечень будет зарегистрирован Минюстом России, т.е. появится его окончательный вариант с указаниями по применению, мы обратимся к ведущим экспертам и будем публиковать в журнале ответы на следующие вопросы:

  • что изменилось в новом Перечне по сравнению с Перечнем 2010 года;
  • как оформить изменения номенклатуры дел, сроков хранения и заголовков дел, которые были заведены согласно Перечню 2010 года.

Сноски 2

  1. Далее – Перечень 2010 года, предыдущий Перечень. Вернуться назад
  2. Далее – проект нового Перечня, новый Перечень. Вернуться назад
Оценить статью
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
Оформите подписку на 1-е полугодие 2022 года!
В ноябре скидка 15%.

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 5

s*r*f*m*1@
05.04.2020, 09:55

Внесение изменений в уже утвержденную НД - незаконно, совершенно согласна с Н.А. Храмцовской. Закон обратной силы не имеет. Кроме того, упоминание в Перечне двух сроков хранения по личному составу - 50 и 75 лет также дает прямое указание на это, иначе зачем на документы 2020 года распространять положения прошлых лет (либо это какое-то недомыслие)

Анонимный гость
06.04.2020, 13:44 s*r*f*m*1@

Когда предыдущий Перечень 2010 г. вступал в силу, «обратной силы» он не имел. Но с вводом в действие Перечня 2019 г. Росархив однозначно занял иную позицию:
– и номенклатуру дел на 2020 г. надо переделать,
– и, более того, описи дел на передачу документов в архив и акты на выделение документов к уничтожению, которые составляются начиная с 18.02.2020 даже на документы «дремучих» лет (т.е. любых лет), надо делать по новому Перечню 2019 г.!
Росархив не включил эту позицию в Инструкцию по применению Перечня 2019 г., но когда пошли уточняющие вопросы, отвечал устно, а потом выложил 12.03.2020 официальные разъяснения на своем сайте: http://archives.ru/press/12-03-2020.shtml

Антон
09.01.2020, 18:06

Подскажите, пожалуйста, все-таки проект нового Перечня уже передали в Минюст или нет?

Анонимный гость
09.01.2020, 18:59 Антон

Здравствуйте!
По имеющимся у нас данным, в Минюст России передали в 20-х числах декабря 2019 г. Он его еще не зарегистрировал.

e*e*n*d*v*a@
03.12.2019, 14:12

Согласно размещенному на сайте плану работы Росархива на 2019 год мероприятие «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» было запланировано на второй квартал 2019 года, хотя проект нового Перечня Росархивом был разработан еще в 2018 году, На сайте нормативных правовых актов работа по принятию нового Перечня началась с 5 июля 2019 года. Если бы Росархив начал работу действительно во втором квартале, например в апреле-мае, то вероятнее всего Перечень был бы принят в 2019 году и все организации успели бы разработать номенклатуру дел на 2020 год по новому Перечню. По какой причине Росархив откладывал принятие Перечня. подготовленного еще в 2018 году, неизвестно. Кстати у Минюста установлены четкие сроки рассмотрения проектов нормативных правовых актов, регистрации или отказа в регистрации.

Рекомендовано для вас

Номенклатура дел – обязательный документ для организации?

Привели разные точки зрения на этот вопрос: официальную от Росархива (который считает, что номенклатуру дел должны составлять все организации); профессиональную документоведческую (а как же без номенклатуры дел наладить работу с документами и соблюсти сроки их хранения?) и того, кто экономит ресурсы (ведь за отсутствие номенклатуры дел штрафы пока минимальны, а если нет других нарушений, можете отделаться и простым предупреждением). Это «расстановка сил» на данный момент. Попутно показываем перечень обязательных для всех организаций нормативных правовых актов по архивному делу и даже конкретных статей / пунктов в них, который создал и разместил на своем официальном сайте Росархив.

Как хранить кредитные договоры и документы об их исполнении

При проведении экспертизы ценности документов нашей кредитной организации (банка), опираясь на новый Перечень 2019 г., мы столкнулись со следующей проблемой. В примечании 2 к ст. 261 «Кредитные договоры, договоры займа и иные долговые обязательства; документы, подтверждающие предоставление кредита (займа) и исполнения должником своих обязательств» срок хранения договоров и иных подтверждающих документов с условием о залоге увеличивается с 5 до 10 лет. Для исполнения этой нормы возникает необходимость хранения, кроме кредитного досье и юридического дела клиента, также и его платежных документов по кредиту, хранящихся в «Документах дня» банка. Как правильно технически решить эту проблему: 1) изымать из «Документов дня» платежные документы по кредитам с залогом (что крайне затруднительно) или 2) хранить весь массив «Документов дня» целиком (в этом случае появляется необходимость хранения «избыточного» количества документов в течение 10 лет, вместо 5 лет)? Или же мы в целом не верно трактуем статью 261 Перечня 2019 г.?

Формирование дел: правила есть, но вопросы остаются

Указали пункты и приложения нормативных и методических документов, которые устанавливают правила формирования дел. Выявили неурегулированные ими проблемы и описали, как на практике их можно решать. Что означает формулировка «документ, законченный делопроизводством»? Четкого определения нет, однако от этого момента (точнее с 1 января следующего года) начинает отсчитываться предписанный документу срок хранения. Объясняем, как определить этот момент (и в дело какого года подшить документ): для распорядительных документов, служебных писем и обращений граждан, учредительных документов, планов и отчетов (годовых и более длительных). Почему в несколько раз дольше теперь приходится хранить документы – основания к приказам о приеме и увольнении, аттестации, оплате труда и др.

Меняются правила работы с бумажными трудовыми книжками (часть 2)

С 1 сентября 2021 года вступит в силу новый Порядок работы с бумажными трудовыми книжками. В этом номере мы продолжаем рассказывать об изменениях в работе с ними: при заполнении их дубликатов вкладыш можно больше не вшивать в трудовую книжку, вернули возможность проставления в этом документе печати кадровой службы, есть существенные изменения в учете трудовых книжек и бланков. Еще мы описали проблемы, которые остались не урегулированы в новом Порядке, а также дали практические рекомендации по актуализации работы с трудовыми книжками в организации.

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы