Статс-секретарь – заместитель Руководителя Федерального архивного агентства О.В. Наумов в докладе «Нормативно-правовое регулирование архивного дела и делопроизводства в условиях перехода органов власти и организаций на электронный документооборот» на XV Совете по архивному делу при Федеральном архивном агентстве 8 октября 2019 г. подробно остановился на судьбе перечней с указанием сроков хранения.
Он сообщил, что прошел общественное обсуждение и независимую антикоррупционную экспертизу и готовится для направления в Минюст России на государственную регистрацию проект нового «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», а также инструкция по его применению.
Следующим этапом в оптимизации механизма отбора документов на хранение должно стать создание «Реестра видов документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организациях» – единой базы данных по срокам хранения видов и разновидностей документов. По мнению Росархива:
- это позволит оптимизировать, а в перспективе – унифицировать состав документов органов власти, облегчить работу по созданию номенклатур дел, ведомственных перечней и проведению экспертизы ценности документов. Реестр поможет перейти от согласования перечней к более эффективной процедуре согласования сроков хранения отдельных видов и разновидностей документов с последующим экспортом его в СЭД государственных органов;
- по сути, такой реестр представляет собой информационную систему федерального уровня и должен стать элементом информационной инфраструктуры РФ;
- в долгосрочной перспективе реестр может обеспечить предоставление данных для классификатора видов документов для информационных систем электронного документооборота и формирование единой базы электронных шаблонов документов межотраслевых и специальных систем документации.
Придание реестру нормативного характера позволит:
-
заменить Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения и
-
оптимизировать работу федеральных органов государственной власти по подготовке ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения.
О.В. Наумов отметил, что многие регионы ставят перед Росархивом вопрос о разработке ведомственных перечней:
«В соответствии с архивным законодательством Росархив таким полномочием не наделен. Для активизации этой работы представляется правильным инициирование Росархивом поручения Правительства Российской Федерации федеральным министерствам и ведомствам, не имеющим таких перечней (это, в первую очередь, Минздрав России, Минобразования России, Минтруд России, Минкультуры России), осуществить их подготовку на основе типового. В этом случае Росархив может оказать им необходимую методическую поддержку. Но поручение Правительства мы будем готовить после регистрации Минюстом России приказа Росархива об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов».
О.В. Наумов также рассказал, что после регистрации Перечня в Минюсте России Росархив совместно с Центральным Банком РФ планируют возобновить работу над «Перечнем документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения», разработка которого была «заморожена» после отзыва в 2017 г. Банком России приказа о его утверждении в связи с поступившими от банковского сообщества возражениями из-за неоправданно завышенных сроков хранения отдельных видов финансовых документов.
О.В. Наумов коснулся и вопроса уточнения (увеличения или сокращения) сроков временного хранения отдельных документов.
В качестве примера такой работы он рассказал о том, что на законодательном уровне решена проблема сокращения срока хранения документов по личному составу. Федеральным законом от 02.03.2016 № 43-ФЗ в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» введена статья 22.1, согласно которой документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, а законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет. При этом сохранен ранее установленный срок хранения (75 лет с момента прекращения службы) документов по личному составу, образовавшихся в связи с прохождением гражданами отдельных видов государственной службы.
Дальнейшую работу по оптимизации сроков хранения отдельных видов документов, в частности похозяйственных книг и документов по приватизации жилищного фонда, научной, судебной и другой специфической документации, Росархив продолжит по результатам внедрения типового Перечня.
О.В. Наумов также упомянул проводящийся в настоящее время эксперимент по созданию ряда документов по личному составу в электронном виде. Его итоги позволят рассмотреть вопрос об установлении новых сроков временного хранения документам по личному составу, созданным в электронном виде.
Было отмечено особое значение Перечня видов управленческих документов, относящихся к составу Архивного фонда Российской Федерации, хранение которых осуществляется исключительно на бумажном носителе. Его проект разрабатывает ВНИИДАД, по плану НИОКР эта работа должна быть завершена в 2020 году.
О.В. Наумов так аргументировал необходимость данного нормативного акта:
«В переходный период развития делопроизводства и архивного дела имеется определенный риск утраты электронных документов или невозможности подтверждения их аутентичности, целостности, достоверности и пригодности для использования на различных этапах их жизненного цикла. К тому же опыт долговременного хранения электронных документов во всем мире в настоящее время недостаточен.
В соответствии со статьей 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», электронные документы могут применяться в любых правоотношениях, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе. Данное положение является основанием для разработки подзаконных нормативных актов, вводящих ограничения на создание и использование электронных документов».
По предварительной оценке Росархива, исключительно на бумажном носителе необходимо хранить от 5% до 10% от общего количества видов документов постоянного хранения, включенных в типовой Перечень.
Наталья Храмцовская,
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией
компании «ЭОС», эксперт ИСО, член Международного совета архивов
