По общему правилу, номенклатура дел утверждается ежегодно (существенно пересматривается 1 раз в 5 лет), и в четвертом квартале службе делопроизводства уже пора подумать о подготовке к утверждению номенклатуры дел на следующий год.
Но при коренном изменении структуры и функций организации утвержденная на очередной календарный год номенклатура дел подлежит переработке, пересоставлению и утверждению заново еще до окончания года (см. отметку «1» в Примере 1). Ранее действующая номенклатура дел не может утрачивать силу, но и не может продолжать быть действующей.
Уже сформированные дела подлежат включению в новую, переработанную номенклатуру дел, т.к. нет необходимости переформировывать дела по сохранившимся вопросам и участкам деятельности и по сохранившимся структурным подразделениям. Даже если деятельность и структура организации существенно изменились, ранее сформированные дела в году, когда произошла реорганизация, остаются в зоне ответственности преобразованных подразделений. А в конце следующего года они должны быть переданы на архивное хранение или выделены к уничтожению в соответствии с установленными правилами (год создания + следующий год для экспертизы ценности и обработки).
В крайнем случае по решению руководства организации может быть принято решение о передаче дел реорганизованных подразделений в архив (часто в необработанном состоянии) и о выделении к уничтожению документов (прежде всего копий, дублетных экземпляров и т.п.) текущего года, когда произошла коренная реорганизация деятельности. В этом случае архив и служба делопроизводства вместе с ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях и на основании предыдущей номенклатуры дел будут вынуждены проводить экспертизу ценности документов уже в архиве.
Поэтому во всех процессах реорганизации и изменения структуры и функций организации обычно принимает участие руководитель службы делопроизводства, как минимум, в статусе члена соответствующей комиссии. Он обычно инициирует приказ первого руководителя о разработке новой номенклатуры дел и методически руководит этим процессом.
Новую, переработанную «в середине года» номенклатуру дел организации необходимо утверждать и вводить в действие (фактически с даты приказа о реорганизации) приказом первого руководителя.
Итоговая запись ко «второй» утвержденной номенклатуре дел на 2019 год оформляется в январе 2020 года. Чтобы получить сведения о категориях и количестве заведенных дел в структурных подразделениях, необходимо заранее предусмотреть соответствующее поручение в приказе об утверждении «второй» номенклатуры дел (см. отметку «2» в Примере 1). Кстати, дабы не испугать руководителей структурных подразделений термином «итоговая запись», в приказе ее обычно называют отчетом, но используют в качестве приложения к приказу ту форму, которая утверждена как приложение 25 в составе Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526).
Пример 1. Приказ об утверждении пересоставленной в середине года номенклатуры дел
