Вопрос
Номенклатура дел на 2019 год утверждена, но до его окончания произошли изменения в структуре учреждения (добавились подразделения) и появились участки работ, требующие заведения новых дел. Количество новых дел сильно превысило количество имеющихся резервных индексов. И тут возникает масса вопросов: — Как правильно действовать, если за несколько месяцев до окончания года принято решение утвердить новую номенклатуру дел учреждения? — Значит ли это, что номенклатура, утвержденная ранее, должна быть признана утратившей силу? Если нет, то значит ли это, что на 1 год в учреждении действует 2 номенклатуры? К какой номенклатуре дел заполнять итоговую запись? — Что нужно предусмотреть в приказе об утверждении новой номенклатуры дел?
Отвечает

По общему правилу, номенклатура дел утверждается ежегодно (существенно пересматривается 1 раз в 5 лет), и в четвертом квартале службе делопроизводства уже пора подумать о подготовке к утверждению номенклатуры дел на следующий год.

Но при коренном изменении структуры и функций организации утвержденная на очередной календарный год номенклатура дел подлежит переработке, пересоставлению и утверждению заново еще до окончания года (см. отметку «1» в Примере 1). Ранее действующая номенклатура дел не может утрачивать силу, но и не может продолжать быть действующей.

Уже сформированные дела подлежат включению в новую, переработанную номенклатуру дел, т.к. нет необходимости переформировывать дела по сохранившимся вопросам и участкам деятельности и по сохранившимся структурным подразделениям. Даже если деятельность и структура организации существенно изменились, ранее сформированные дела в году, когда произошла реорганизация, остаются в зоне ответственности преобразованных подразделений. А в конце следующего года они должны быть переданы на архивное хранение или выделены к уничтожению в соответствии с установленными правилами (год создания + следующий год для экспертизы ценности и обработки).

В крайнем случае по решению руководства организации может быть принято решение о передаче дел реорганизованных подразделений в архив (часто в необработанном состоянии) и о выделении к уничтожению документов (прежде всего копий, дублетных экземпляров и т.п.) текущего года, когда произошла коренная реорганизация деятельности. В этом случае архив и служба делопроизводства вместе с ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях и на основании предыдущей номенклатуры дел будут вынуждены проводить экспертизу ценности документов уже в архиве.

Поэтому во всех процессах реорганизации и изменения структуры и функций организации обычно принимает участие руководитель службы делопроизводства, как минимум, в статусе члена соответствующей комиссии. Он обычно инициирует приказ первого руководителя о разработке новой номенклатуры дел и методически руководит этим процессом.

Новую, переработанную «в середине года» номенклатуру дел организации необходимо утверждать и вводить в действие (фактически с даты приказа о реорганизации) приказом первого руководителя.

Итоговая запись ко «второй» утвержденной номенклатуре дел на 2019 год оформляется в январе 2020 года. Чтобы получить сведения о категориях и количестве заведенных дел в структурных подразделениях, необходимо заранее предусмотреть соответствующее поручение в приказе об утверждении «второй» номенклатуры дел (см. отметку «2» в Примере 1). Кстати, дабы не испугать руководителей структурных подразделений термином «итоговая запись», в приказе ее обычно называют отчетом, но используют в качестве приложения к приказу ту форму, которая утверждена как приложение 25 в составе Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526).

Пример 1. Приказ об утверждении пересоставленной в середине года номенклатуры дел

Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
Оформите подписку на 1-е полугодие 2022 года!
В ноябре скидка 15%.

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Номенклатура дел – обязательный документ для организации?

Привели разные точки зрения на этот вопрос: официальную от Росархива (который считает, что номенклатуру дел должны составлять все организации); профессиональную документоведческую (а как же без номенклатуры дел наладить работу с документами и соблюсти сроки их хранения?) и того, кто экономит ресурсы (ведь за отсутствие номенклатуры дел штрафы пока минимальны, а если нет других нарушений, можете отделаться и простым предупреждением). Это «расстановка сил» на данный момент. Попутно показываем перечень обязательных для всех организаций нормативных правовых актов по архивному делу и даже конкретных статей / пунктов в них, который создал и разместил на своем официальном сайте Росархив.

Как отразить в номенклатуре дело с электронными трудовыми книжками?

Как правильно в номенклатуре дел организации отразить дело с электронными трудовыми книжками? Понятие электронная трудовая книжка существует, но по факту такого документа нет.

Формирование дел: правила есть, но вопросы остаются

Указали пункты и приложения нормативных и методических документов, которые устанавливают правила формирования дел. Выявили неурегулированные ими проблемы и описали, как на практике их можно решать. Что означает формулировка «документ, законченный делопроизводством»? Четкого определения нет, однако от этого момента (точнее с 1 января следующего года) начинает отсчитываться предписанный документу срок хранения. Объясняем, как определить этот момент (и в дело какого года подшить документ): для распорядительных документов, служебных писем и обращений граждан, учредительных документов, планов и отчетов (годовых и более длительных). Почему в несколько раз дольше теперь приходится хранить документы – основания к приказам о приеме и увольнении, аттестации, оплате труда и др.

Локальные нормативные акты: как формировать в дела, сколько хранить, как уничтожать

Объясняем, как формировать дела с локальными нормативными актами в службе делопроизводства и других подразделениях в зависимости от того, кто утвердил ЛНА (первый руководитель или иные лица), каким способом это было оформлено, оригинал это или копия (бумажная или электронная) и где документ хранится. Эти возможные варианты мы отразили в примерах номенклатур дел. Еще показали возможные сроки хранения оригиналов и копий ЛНА, по каким перечням их надо искать. Объяснили общую технологию выделения к уничтожению применительно к ЛНА. Поводом для написания данной статьи стали вопросы подписчика.

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы