Вопрос
Номенклатура дел на 2019 год утверждена, но до его окончания произошли изменения в структуре учреждения (добавились подразделения) и появились участки работ, требующие заведения новых дел. Количество новых дел сильно превысило количество имеющихся резервных индексов. И тут возникает масса вопросов: — Как правильно действовать, если за несколько месяцев до окончания года принято решение утвердить новую номенклатуру дел учреждения? — Значит ли это, что номенклатура, утвержденная ранее, должна быть признана утратившей силу? Если нет, то значит ли это, что на 1 год в учреждении действует 2 номенклатуры? К какой номенклатуре дел заполнять итоговую запись? — Что нужно предусмотреть в приказе об утверждении новой номенклатуры дел?
Отвечает

По общему правилу, номенклатура дел утверждается ежегодно (существенно пересматривается 1 раз в 5 лет), и в четвертом квартале службе делопроизводства уже пора подумать о подготовке к утверждению номенклатуры дел на следующий год.

Но при коренном изменении структуры и функций организации утвержденная на очередной календарный год номенклатура дел подлежит переработке, пересоставлению и утверждению заново еще до окончания года (см. отметку «1» в Примере 1). Ранее действующая номенклатура дел не может утрачивать силу, но и не может продолжать быть действующей.

Уже сформированные дела подлежат включению в новую, переработанную номенклатуру дел, т.к. нет необходимости переформировывать дела по сохранившимся вопросам и участкам деятельности и по сохранившимся структурным подразделениям. Даже если деятельность и структура организации существенно изменились, ранее сформированные дела в году, когда произошла реорганизация, остаются в зоне ответственности преобразованных подразделений. А в конце следующего года они должны быть переданы на архивное хранение или выделены к уничтожению в соответствии с установленными правилами (год создания + следующий год для экспертизы ценности и обработки).

В крайнем случае по решению руководства организации может быть принято решение о передаче дел реорганизованных подразделений в архив (часто в необработанном состоянии) и о выделении к уничтожению документов (прежде всего копий, дублетных экземпляров и т.п.) текущего года, когда произошла коренная реорганизация деятельности. В этом случае архив и служба делопроизводства вместе с ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях и на основании предыдущей номенклатуры дел будут вынуждены проводить экспертизу ценности документов уже в архиве.

Поэтому во всех процессах реорганизации и изменения структуры и функций организации обычно принимает участие руководитель службы делопроизводства, как минимум, в статусе члена соответствующей комиссии. Он обычно инициирует приказ первого руководителя о разработке новой номенклатуры дел и методически руководит этим процессом.

Новую, переработанную «в середине года» номенклатуру дел организации необходимо утверждать и вводить в действие (фактически с даты приказа о реорганизации) приказом первого руководителя.

Итоговая запись ко «второй» утвержденной номенклатуре дел на 2019 год оформляется в январе 2020 года. Чтобы получить сведения о категориях и количестве заведенных дел в структурных подразделениях, необходимо заранее предусмотреть соответствующее поручение в приказе об утверждении «второй» номенклатуры дел (см. отметку «2» в Примере 1). Кстати, дабы не испугать руководителей структурных подразделений термином «итоговая запись», в приказе ее обычно называют отчетом, но используют в качестве приложения к приказу ту форму, которая утверждена как приложение 25 в составе Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526).

Пример 1. Приказ об утверждении пересоставленной в середине года номенклатуры дел
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Документы к протоколам: правильное оформление и формирование в дела

Показываем, как формировать дела с протоколами, их приложениями (утвержденными коллегиальным органом документами) и др. документами к протоколам, которые детализируют ход обсуждения и аргументируют принятые решения (списками присутствующих, докладами, презентациями, справками, отчетами и т.п., а также черновиком протокола в бумажном виде или в форме аудиозаписи). Показываем, как делать взаимные ссылки между этими документами, чтобы увязать их с протоколом, оформить все необходимые идентификационные реквизиты и подписи для придания юридической силы. Объясняем, что, где и сколько надо хранить. Показываем примеры отражения соответствующих дел в номенклатуре дел и в описи на передачу в архив.

Когда передавать в архив договоры с постоянным сроком хранения

Как принять в архив договоры постоянного срока хранения? По какому принципу они должны быть сформированы в дела – по дате «закрытия» договора или по дате создания документа? Хочу отметить, что в подразделении договоры формируются в дела по дате создания документа и к основному договору подшиваются все дополнительные соглашения к нему. Номенклатурой дел за какой год надо руководствоваться при передаче таких дел в архив?

Методика выявления электронных документов

При переработке номенклатуры дел можно не только обновить ссылки на статьи Перечня и скорректировать сроки хранения, но и попробовать собрать с подразделений детальную информацию о составе хранимых документов и их формате, месте расположения. Эту информацию можно будет использовать для оптимизации работы – перевода некоторых документов в электронный вид и подготовки техзадания на автоматизацию их передачи из разных систем в электронный архив. Расскажем о современных тенденциях формирования дел с электронными и бумажными документами.

В Акт об уничтожении документов примечание к сроку хранения из Перечня переносить?

Подскажите, пожалуйста, в каком нормативном правовом акте есть указание о том, что в графе «Примечания» Акта о выделении к уничтожению документов не пишутся уточняющие сроки хранения из примечания Перечней? Например, к статье 277 Перечня 2019 года к сроку хранения 5 лет есть примечание (1): «При условии проведения проверки; при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу». В Правилах организации хранения 2015 года в пункте 4.11 есть только указание об отметке ЭПК (ЭК), которая в акте не приводится.

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Документы к протоколам: правильное оформление и формирование в дела

Показываем, как формировать дела с протоколами, их приложениями (утвержденными коллегиальным органом документами) и др. документами к протоколам, которые детализируют ход обсуждения и аргументируют принятые решения (списками присутствующих, докладами, презентациями, справками, отчетами и т.п., а также черновиком протокола в бумажном виде или в форме аудиозаписи). Показываем, как делать взаимные ссылки между этими документами, чтобы увязать их с протоколом, оформить все необходимые идентификационные реквизиты и подписи для придания юридической силы. Объясняем, что, где и сколько надо хранить. Показываем примеры отражения соответствующих дел в номенклатуре дел и в описи на передачу в архив.