Перспективы Перечня научно-технических документов со сроками хранения и самой НТД

25 июня 2020 г. на научно-практическом семинаре «Перспективы и задачи комплектования НТД в условиях современной работы госархивов» прозвучало 8 докладов, 7 из которых представили архивисты-практики, непосредственно занимающиеся комплектованием и хранением научно-технической документации (НТД) в государственных архивах.

А заведующая отделом архивоведения ВНИИДАД Лада Павловна Афанасьева в своем докладе затронула еще одну больную тему отрасли – перечни видов документов с указанием сроков их хранения. Она отметила, что Правительством РФ 26.03.2020 было дано поручение № ДЧ-П44-2409 федеральным органам исполнительной власти «обеспечить разработку и утверждение перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов исполнительной власти, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения». А это 71 федеральное ведомство!

В период с 1970 по 1991 год, т.е. в советский период, был разработан 61 ведомственный перечень. В настоящее время у 71 федерального органа исполнительной власти1 в наличии имеются 24 ведомственных перечня. У большей части ФОИВ образуется значительное количество научно-технической документации, и без актуального Перечня НТД они не смогут качественно разработать свои ведомственные перечни. Поэтому ВНИИДАД приступил к работе по пересмотру «Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения», который был утвержден еще в 2007 году. Работу по пересмотру Перечня НТД планируется провести уже в 2020–2021 годах.

При этом на федеральном портале проектов нормативных правовых актов уже размещен проект приказа Минкультуры России о признании утратившим силу его же приказа 2007 года об утверждении нынешнего Перечня НТД.

Заместитель директора Российского государственного архива научно-технической документации Павел Алексеевич Кюнг в своем докладе сформулировал основные причины, которые, с его точки зрения, повлияли на ситуацию с НТД:

  • изменение государственной системы организации фундаментальных и прикладных научных исследований;
  • массовый переход организаций – создателей НТД на контрактную работу с последующей передачей созданной документации заказчику, с ограничением на дальнейшее распространение данной документации;
  • ослабление государственного контроля над сохранностью документов;
  • отсутствие у предприятий заинтересованности в архивном хранении документов;
  • распространение на НТД норм в области интеллектуальных прав.

Здесь мы можем пояснить следующее: при приватизации государственных предприятий в лихие 1990-е было установлено, что они могут оставить себе на депозитарном хранении существующие документы. Право собственности на документы, созданные до приватизации, государство оставляло за собой, но предполагало, что новые собственники за свой счет обеспечат их хранение. Это касалось и научно-технической документации. Реальность оказалась весьма далекой от надежд, и значительная часть архивов была утрачена. Однако НТД, наоборот, во многих случаях оказывалась «золотой жилой», и тогда уже частные организации использовали ее «на всю катушку» в своих коммерческих интересах и отказывались передавать обратно собственнику – государству.

По информации заместителя директора Российского государственного архива в г. Самаре Ларисы Юрьевны Покровской, «НТД оказалась в ведении негосударственных организаций, в уставных документах которых в подавляющем большинстве случаев отсутствовали нормативные записи об официальном правопреемстве».

П.А. Кюнг высказал мнение о необходимости на законодательном уровне закрепить нормы о том, что «если научно-техническая разработка, архитектурное решение, технология созданы с привлечением средств государственного и муниципального бюджета, то документация по ним является государственной собственностью, и должно быть заложено финансирование обеспечения ее сохранности». Отметим, что сама эта идея достаточно здравая, однако здесь ключевым вопросом будет соотношение государственного и частного финансирования. Не думаем, например, что при незначительной доле государственного финансирования государство вправе будет претендовать на полную государственную собственность на такую документацию.

Заведующий отделом по работе с научно-технической документацией Центрального государственного архива Московской области Александр Николаевич Когтев, отвечая на заданный ему вопрос о хранении электронных НТД, отметил, что «здесь пока ничего нового нет». Центральный государственный архив Московской области в настоящее время принимает НТД на съемных носителях, «если они есть». Именно они и хранятся в архиве.

Процедура передачи на хранение электронных документов из баз данных, управляемых СУБД, по словам Александра Николаевича, пока не отработана. Он также отметил, что «программа не готова, чтобы внутри делать систематизацию временного и постоянного хранения». Так что вопрос о передаче таких документов в архив находится на этапе согласования и утверждения.

Тем временем в Московской области уже ведется разработка схемы передачи в государственный архив электронных документов управленческого характера из систем электронного документооборота органов государственной власти Московской области.

Сноски 1

  1. Далее – ФОИВ. Вернуться назад
Оценить новость
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
Ловите годовую подписку 2022 в сентябре!
Скидка становится меньше с каждым месяцем.

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как хранить кредитные договоры и документы об их исполнении

При проведении экспертизы ценности документов нашей кредитной организации (банка), опираясь на новый Перечень 2019 г., мы столкнулись со следующей проблемой. В примечании 2 к ст. 261 «Кредитные договоры, договоры займа и иные долговые обязательства; документы, подтверждающие предоставление кредита (займа) и исполнения должником своих обязательств» срок хранения договоров и иных подтверждающих документов с условием о залоге увеличивается с 5 до 10 лет. Для исполнения этой нормы возникает необходимость хранения, кроме кредитного досье и юридического дела клиента, также и его платежных документов по кредиту, хранящихся в «Документах дня» банка. Как правильно технически решить эту проблему: 1) изымать из «Документов дня» платежные документы по кредитам с залогом (что крайне затруднительно) или 2) хранить весь массив «Документов дня» целиком (в этом случае появляется необходимость хранения «избыточного» количества документов в течение 10 лет, вместо 5 лет)? Или же мы в целом не верно трактуем статью 261 Перечня 2019 г.?

Акт о вскрытии конверта и отсутствии документов

Пришло письмо заказным отправлением. В тексте письма в отметке о наличии приложений указано 2 документа, но фактически их в этом конверте не оказалось. 1. Знаю, что это надо оформить актом, но как его составить? Кому подписывать? Что с ним потом делать? 2. Была еще такая ситуация: пришло письмо без приложений в конверте, но при вскрытии другого конверта эти приложения там обнаружили. Видимо, отправитель сам заметил ошибку и дослал приложения через пару дней (судя по штемпелям на конвертах). А мы оба эти письма вскрыли в один день. Тогда акт о недостаче вложений оформлять надо?

Про подпись на документе, которую можно заменить актом

Компания подготовила документ, а работник отказался расписаться об ознакомлении с ним? Подскажем, как быть в этой ситуации: как можно обойтись без подписи работника на бумажном документе, оформив акт с подписями свидетелей либо засвидетельствовав это на первоначальном документе. Что важно зафиксировать, когда и кому? Как подтверждать факт ознакомления сотрудника с электронным документом, направленным по электронной почте или в СЭД. Объясним юридические тонкости и покажем образцы оформления документов.

Отстранение от работы невакцинированного сотрудника: основание и образцы документов

После Москвы все больше регионов вводит обязательную вакцинацию от коронавируса для работников определенных сфер деятельности. Рассказываем, кого работодателю придется отстранить от работы и под угрозой каких штрафов. Какие документы оформить, чтобы проверяющие «были довольны» и отстраненные сотрудники не смогли оспорить законность недопуска к работе и неначисления зарплаты за это время (показали образцы приказов, уведомления сотрудников, служебной записки, табеля учета рабочего времени и личной карточки).

Правила написания адресов

Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?

Формы написания чисел в тексте документов

В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение ­сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.