Промахи новых Правил хранения научно-технической документации

Описаны основные проблемы содержания новых Правил хранения НТД, в т.ч. касающиеся электронных НТД. Охарактеризованы главные болевые точки самих научно-технических документов в современной России (в т.ч. на примере яркого судебного разбирательства о попытке госорганов Тульской области вернуть необходимую проектную документацию советского института, приватизированного в 1992 году).

Изучая новые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях (утв. приказом Росархива от 09.12.2020 № 155; далее – Правила), я постоянно ловила себя на мысли о том, что:

  • не понимаю, почему были выбраны именно такие структура и содержание для этого документа
  • и, самое главное, чем так принципиально различаются условия хранения НТД в органах государственной власти и местного самоуправления, выступающих заказчиками НТД (раздел II), от условий хранения в государственных и муниципальных организациях (раздел III), что для этого потребовалось писать отдельные разделы.

С моей точки зрения, разница между теми и другими только одна – органы государственной власти обязаны создавать архивы, а вот организации – нет. Но обеспечивать сохранность документов обязаны все.

Среди основных проблем этого документа я бы назвала:

  • отсутствие стройности изложения и логической взаимосвязи между разделами. Это приводит к тому, что читатель просто запутывается;
  • отсутствие в начальной части документа высокоуровневых положений, четко определяющих задачи, которые необходимо решить в первую очередь при работе с научно-технической документацией. Без понимания, что и зачем делается «по-крупному», труднее разобраться в более низкоуровневых деталях.

Научно-техническая документация уникальна как по своему целевому назначению, так и по особенностям ее жизненного цикла (подробнее об этом поговорим далее). Поэтому в начале Правил должен быть раздел, объясняющий ключевые особенности научно-технической документации, которые необходимо учитывать при работе с ней в организациях любого вида, размера и формы собственности. Поскольку этого в Правилах нет, читателю легко запутаться в том, что к чему относится. Например, прочитав разделы о работе с НТД в органах государственной власти, органах местного самоуправления, выступающих заказчиками НТД (раздел II) и в государственных и муниципальных организациях (раздел III), трудно понять, к каким организациям относятся все остальные разделы Правил.

Специфика НТД:

  • для научно-технической документации характерны длительный сложный жизненный цикл, измеряемый десятилетиями и столетиями, и (в отличие от более привычной многим организационно-распорядительной документации, разнообразной отчетности и т.п.) длительный период активного использования, который, например, в атомной отрасли может достигать сотен тысяч лет. В отличие от «классического» архивного хранения, на протяжении всего этого периода состав документов может дополняться и уточняться. «Архивной» в классическом понимании этого термина НТД обычно становится лишь после вывода из эксплуатации, снятия с производства и/или физического уничтожения объекта или изделия;
  • большая часть научно-технической документации охватывается специ­фическими процессами, обеспечивающими ее актуальность на протяжении всего жизненного цикла соответствующего объекта или изделия, при этом необходимо обеспечивать сохранность предыдущих версий этой документации;
  • НТД чрезвычайно многообразна. Ее состав в зависимости от сферы применения может серьезно различаться, что достаточно часто создает трудности при установлении требований к процедурам ее создания, утверждения и согласования, использования, хранения и уничтожения;
  • НТД создается с использованием всего известного человечеству спектра аналоговых и цифровых технологий и может сохраняться на многообразных аналоговых и цифровых носителях информации, многие из которых быстро устаревают, на смену им приходят новые и порой необычные решения. Ввиду этого любые правила работы с НТД, рассчитанные на то, чтобы более-менее сохранить свою актуальность в течение хотя бы 5 лет, должны быть в максимальной степени технологически нейтральными.
    Например, в настоящее время основная часть проектно-конструкторской документации разрабатывается в специализированных электронных информационных системах для автоматизированного проектирования (САПР), что создает дополнительные проблемы, связанные с особенностями и спецификой электронной научно-технической документации, и одновременно открывает для архивистов новые возможности.
    Неэлектронная НТД уже по большей части стала таким же пережитком прошлого, как рукописные документы. Ее много в уже сформированных архивных фондах, но даже с этими фондами уже пора работать по-новому. В частности, необходима срочная эвтаназия для неэлектронного учета архивных документов;
  • в нашей стране в советский период была разработана стройная система организации работы с НТД, выстроенная на основе отделения ее в организационном и технологическом плане от остальной документации юрлица. Как правило, в организациях создавались специальные подразделения – службы научно-технической документации в виде отделов, бюро, архивов. Сотрудники этих служб чаще всего имели научное или инженерное образование и практический опыт работы с подобной документацией в деловых и производственных подразделениях. Эта стройная система к настоящему времени по большей части распалась, и научно-техническая документация нередко остается без присмотра, что приводит к ее массовой утрате.
    Печалит и отсутствие современных методических разработок, аналитического обобщения существующего передового опыта, которые бы в первую очередь отражали революционные изменения, связанные с повсеместным внедрением электронно-цифровых технологий, приводящим к изменению деловых процессов и, следовательно, к кардинальному изменению процессов жизненного цикла НТД.
  • с НТД связана сложная система прав собственности и авторских прав, а также прав на использование необходимого для работы с ней програм­много и аппаратного обеспечения. С учетом того, что во многих организациях НТД – наиболее ценный в деловом и денежном отношении вид документации, а для электронной НТД имеется масса возможностей для ее повторного использования в коммерческих целях, возникает целый новый «букет» проблем правового характера, которые в существующих нормативно-методических документах пока что не рассмотрены.

Пример 1. Битва за обладание научно-технической документацией

Мы часто приводим примеры из судебной практики того, как организации пытаются всеми правдами и неправдами добиться (в т.ч. через суд) передачи своих документов на хранение в государственные архивы. Обычно речь идет об управленческих и кадровых документах ликвидированных организаций. Гораздо реже встречаются обратные ситуации, когда архивы через суды пытаются добиться от коммерческих организаций передачи им документов. Сейчас расскажем, как Государственный архив и Минимущество Тульской области бились с коммерческой организацией за получение от нее НТД. Вот и делаем выводы – какие документы нужны государству, а какие нет.

За что бились? За научно-технические документы проектного института, который был приватизирован. Через много лет «Тульская область» спохватилась и попыталась их забрать себе, но это у нее не получилось. А теперь расскажем все по порядку и с интересными деталями.

Проектный институт гражданского строительства, планировки и застройки городов и поселков «Тульскгражданпроект» был создан в апреле 1941 года как проектный трест. В 1990 году он был переведен на арендную форму хозяйствования. А в силу пункта 4 статьи 16 Основ законодательства Союза ССР и союзных республик об аренде (утв. ВС СССР 23.11.1989 № 810-1) арендное предприятие становится правопреемником имущественных прав и обязанностей государственного предприятия, взятого им в аренду. То есть коллектив как пользовался накопленными НТД, так и продолжал это делать.

Далее «арендованный институт» был приватизирован, согласно Плану приватизации, утвержденному решением Комитета по управлению имуществом Тульской области от 23.10.1992 № 955. В этом Плане приватизации было указано, что:

  • государственные фонды отраслевой и территориальной документации, располагающиеся в помещении института, не приватизируются;
  • АО обязуется обеспечить их надлежащее использование и сохранность.

А потом НТД о строительстве, планировке и застройке городов и поселков потребовалась Тульскому региону, что вполне понятно. Далее госорганизации действовали так:

  • в сентябре 2015 года Государственный архив Тульской области обратился к АО с просьбой предоставить паспорт архива организации, хранящей управленческую и научно-техническую документацию, по состоянию на 01.12.2012 и объяснительную записку к нему;
  • после отказа АО (который сослался на то, что не является источником комплектования государственных и муниципальных архивов) в мае – августе 2016 года представители госархива совместно с помощником прокурора произвели опись НТД, находившихся в АО, в нее было внесено 2330 дел;
  • АО передало по акту на хранение в госархив часть интересующих область документов, оставив при себе довольно большой массив НТД за 1941–1992 гг.;
  • тогда Министерство имущественных и земельных отношений Тульской области направило в октябре 2018 года в АО претензию (с требованием передать архивные документы за 1961–1992 гг., являющиеся собственностью Тульской области, согласно сдаточной описи, предварительно упорядочив указанные документы и оценив их), а потом обратилось в суд.

Это дело (за № А68-13455/2018) Арбитражный суд Тульской области рассмотрел в июле 2019 года, рассудив так:

  • довод АО о том, что при приватизации все имущество, в том числе архивные документы, перешло в частную собственность АО, суд отклонил (речь шла об изготовленной и приобретенной институтом до приватизации документации для строительства по планировке территорий поселений и городских округов, проектированию объектов недвижимости, инженерных сетей и др.: технические отчеты об инженерно-геологических, инженерно-строительных изысканиях, паспорта, планы, схемы, проекты планировки и застройки г. Тулы и районов Тульской области и др.);
  • спорные НТД относятся к государственному фонду отраслевой и территориальной документации, они остались в собственности государства и право собственности на них к АО не перешло;
  • обязанность АО обеспечить надлежащее использование и сохранность государственных фондов отраслевой и территориальной документации установлена пунктом 8 второго раздела Плана приватизации;
  • довод истца о ненадлежащем способе хранения ответчиком архивных документов был отклонен судом как документально неподтвержденный;
  • а теперь мы подошли к самому интересному! Часть 3 статьи 23 Закона об архивном деле гласит: «Негосударственные организации обеспечивают отбор и передачу в упорядоченном состоянии в государственные и муниципальные архивы находящихся в их владении архивных документов, отнесенных к федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности, с правом возмещения произведенных на эти цели расходов за счет средств соответственно федерального бюджета в порядке, установленном Правительством Российской Федерации, бюджета субъекта Российской Федерации в порядке, установленном органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации, и бюджета муниципального образования в порядке, установленном органом местного самоуправления». Но поскольку такой порядок хранения и передачи подлежащих сдаче в государственный архив документов не разрабатывался, то и обязанность передать спорные документы у ответчика не наступила!

В итоге Арбитражный суд Тульской области отказал Министерству имущественных и земельных отношений Тульской области в удовлетворении иска и спорные НТД остались у АО. Это решение позже подтвердили все последующие судебные инстанции (вплоть до судьи Верховного Суда РФ в определении № 310-ЭС20-13151 в сентябре 2020 года).

Итак, суд четко определил, что спорные документы – это государственная собственность. Но он же установил, что эти документы находятся у АО на законном основании. А вот что делать дальше собственнику документов (государству) в текущий момент времени, оказалось непонятно. Нет норм, которые бы регулировали процедуру взаимодействия собственника и хранителя документов при необходимости возврата документов из пользования. Их появление уже назрело!

Но этот вопрос не так прост, как кажется. С одной стороны, изъятие государством документов у хранителя потенциально может создать проблемы в деловой деятельности последнего. С другой стороны, бесконтрольность владельца и его халатность могут привести к утратам важнейших для страны НТД.

Электронная НТД в новых Правилах – отдельная и совсем не радующая слух «песня». Раздел IX «Хранение электронных научно-технических документов на физически обособленных носителях и с использованием информационной системы» состоит из 25 пунктов, 3 из которых говорят о хранении съемных носителей, а остальные 22 устанавливают требования к информационной системе, «специально предназначенной для хранения электронных архивных документов (Система хранения электронных научно-технических документов, СХЭНТД)». Согласитесь, требования к информационной системе и описание организации хранения электронных НТД – совсем не одно и то же. Да и где, скажите на милость, большинству организаций такие системы взять? А ведь никакой иной вариант хранения электронной НТД Правилами не предусмотрен!

* * *

Вот и получается, что вроде бы опубликован новенький нормативный правовой акт, но вопросов меньше не стало, и эти вопросы принципиальные.

Даже такой консервативный документ, как Библия, не рекомендует наливать молодое вино в старые мехи, поскольку в результате мехи порвутся, и вино вытечет. Сколько еще лет потребуется разработчикам отраслевых норм для того, чтобы осознать, что современный мир НТД динамичен, сложен и многоукладен, и попытки «натянуть» на современные реалии «бумажные» правила прошлого века лишь приводят к появлению все новых и новых «мертворожденных» нормативных документов?

Надеюсь, со временем придет понимание, что нужен переход на разработку небольших высокоуровневых нормативных документов, в которых основное внимание уделяется тому, что мы хотим в результате получить и что общество, государство требуют от итогов деятельности по обеспечению сохранности НТД (ответы на вопросы «кто?», «что?» и «зачем?»). Самим же разработчикам это сильно облегчит жизнь. А особенности и хорошую практику обеспечения сохранности различных видов НТД, созданных с использованием различных технологий (ответ на вопрос «как?»), можно при этом отразить – если на это будут силы – в непрерывно пополняющейся серии методических рекомендаций.

Оценить статью
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в мае + специальный промокод от 10% на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Вступили в силу новые Правила хранения НТД

Для кого обязательны уже вступившие в силу новые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации. Что относится к НТД (перечислили их группы и виды документов внутри) – этого в Правилах нет, но данная информация пригодится вам для их понимания. Далее объясняем «основные вехи» того, как новые Правила регламентируют процессы работы: принципы систематизации документов у каждой группы НТД свои; что будет единицей хранения / учета; регистрация электронных НТД; основные положения об использовании и экспертизе ценности НТД и др. Что организация должна регламентировать сама.

Новые Методические рекомендации по разработке Инструкции по делопроизводству в государственных органах и местного самоуправления

О новом методическом документе вам рассказывает один из его разработчиков: для кого он обязателен, зачем разработан, когда вступил в силу и вместо какого документа. Обращаем ваше внимание на процедуру согласования Инструкции по делопроизводству; на необходимость отражения в ней распределения ответственности; на приложения, которые содержат конкретные формулировки, которые вы сможете включить непосредственно в текст своей инструкции, там есть и примеры заголовков дел для номенклатуры, перечни утверждаемых документов и заверяемых печатью, типовые сроки исполнения, образцы оформления документов и т.д.

Новая версия 2.7.1 формата обмена системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО)

В марте 2021 вступил в силу совместный приказ Минцифры России и ФСО России от 04.12.2020 № 667/233, который утвердил взаимодействие по МЭДО в новой версии формата обмена 2.7.1. Объясняем цели Аппарата Правительства РФ и даем конкретный список произведенных в МЭДО изменений. Рассказываем о сроках и порядке перевода на обновленную технологию СЭД участников обмена, взаимодействующих через МЭДО.

Можно ли изымать пустые графы при заполнении форм документов, утвержденных нормативными правовыми актами?

Архивные Правила 2015 года являются нормативным правовым актом (НПА). Из форм, предусмотренных НПА, можно изымать графы из таблицы, как советует автор статьи? В сноске графы 4 (номер описи) акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, сказано следующее: «При выделении к уничтожению документов при подготовке дел к передаче в архив организации графы 4, 5 не заполняются», но не изымаются, как советует автор. Если делать сводный акт так, как советует автор статьи, он уже не будет соответствовать установленной Правилами форме. Тогда на чем основывает свои рекомендации автор статьи?

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Новые Правила делопроизводства для госорганов и органов местного самоуправления

Проанализируем содержание новых Правил по делопроизводству, которые вступили в силу 12 февраля 2020 года. Для кого они обязательны? На какие положения Правил стоит обратить особое внимание при актуализации своей Инструкции по делопроизводству? Какие упущения Правил придется восполнять самостоятельно? Обратите внимание на заложенную в Правилах систему распределения ответственности за организацию и ведение делопроизводства между службой делопроизводства, руководителями разного уровня и другими сотрудниками. Для претворения в жизнь недостаточно ее отражения в Инструкции по делопроизводству организации, может потребоваться актуализация кадровых документов.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы

Вступили в силу новые Правила хранения НТД

Для кого обязательны уже вступившие в силу новые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации. Что относится к НТД (перечислили их группы и виды документов внутри) – этого в Правилах нет, но данная информация пригодится вам для их понимания. Далее объясняем «основные вехи» того, как новые Правила регламентируют процессы работы: принципы систематизации документов у каждой группы НТД свои; что будет единицей хранения / учета; регистрация электронных НТД; основные положения об использовании и экспертизе ценности НТД и др. Что организация должна регламентировать сама.