Промахи новых Правил хранения научно-технической документации

Описаны основные проблемы содержания новых Правил хранения НТД, в т.ч. касающиеся электронных НТД. Охарактеризованы главные болевые точки самих научно-технических документов в современной России (в т.ч. на примере яркого судебного разбирательства о попытке госорганов Тульской области вернуть необходимую проектную документацию советского института, приватизированного в 1992 году).

Изучая новые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях (утв. приказом Росархива от 09.12.2020 № 155; далее – Правила), я постоянно ловила себя на мысли о том, что:

  • не понимаю, почему были выбраны именно такие структура и содержание для этого документа
  • и, самое главное, чем так принципиально различаются условия хранения НТД в органах государственной власти и местного самоуправления, выступающих заказчиками НТД (раздел II), от условий хранения в государственных и муниципальных организациях (раздел III), что для этого потребовалось писать отдельные разделы.

С моей точки зрения, разница между теми и другими только одна – органы государственной власти обязаны создавать архивы, а вот организации – нет. Но обеспечивать сохранность документов обязаны все.

Среди основных проблем этого документа я бы назвала:

  • отсутствие стройности изложения и логической взаимосвязи между разделами. Это приводит к тому, что читатель просто запутывается;
  • отсутствие в начальной части документа высокоуровневых положений, четко определяющих задачи, которые необходимо решить в первую очередь при работе с научно-технической документацией. Без понимания, что и зачем делается «по-крупному», труднее разобраться в более низкоуровневых деталях.

Научно-техническая документация уникальна как по своему целевому назначению, так и по особенностям ее жизненного цикла (подробнее об этом поговорим далее). Поэтому в начале Правил должен быть раздел, объясняющий ключевые особенности научно-технической документации, которые необходимо учитывать при работе с ней в организациях любого вида, размера и формы собственности. Поскольку этого в Правилах нет, читателю легко запутаться в том, что к чему относится. Например, прочитав разделы о работе с НТД в органах государственной власти, органах местного самоуправления, выступающих заказчиками НТД (раздел II) и в государственных и муниципальных организациях (раздел III), трудно понять, к каким организациям относятся все остальные разделы Правил.

Специфика НТД:

  • для научно-технической документации характерны длительный сложный жизненный цикл, измеряемый десятилетиями и столетиями, и (в отличие от более привычной многим организационно-распорядительной документации, разнообразной отчетности и т.п.) длительный период активного использования, который, например, в атомной отрасли может достигать сотен тысяч лет. В отличие от «классического» архивного хранения, на протяжении всего этого периода состав документов может дополняться и уточняться. «Архивной» в классическом понимании этого термина НТД обычно становится лишь после вывода из эксплуатации, снятия с производства и/или физического уничтожения объекта или изделия;
  • большая часть научно-технической документации охватывается специ­фическими процессами, обеспечивающими ее актуальность на протяжении всего жизненного цикла соответствующего объекта или изделия, при этом необходимо обеспечивать сохранность предыдущих версий этой документации;
  • НТД чрезвычайно многообразна. Ее состав в зависимости от сферы применения может серьезно различаться, что достаточно часто создает трудности при установлении требований к процедурам ее создания, утверждения и согласования, использования, хранения и уничтожения;
  • НТД создается с использованием всего известного человечеству спектра аналоговых и цифровых технологий и может сохраняться на многообразных аналоговых и цифровых носителях информации, многие из которых быстро устаревают, на смену им приходят новые и порой необычные решения. Ввиду этого любые правила работы с НТД, рассчитанные на то, чтобы более-менее сохранить свою актуальность в течение хотя бы 5 лет, должны быть в максимальной степени технологически нейтральными.
    Например, в настоящее время основная часть проектно-конструкторской документации разрабатывается в специализированных электронных информационных системах для автоматизированного проектирования (САПР), что создает дополнительные проблемы, связанные с особенностями и спецификой электронной научно-технической документации, и одновременно открывает для архивистов новые возможности.
    Неэлектронная НТД уже по большей части стала таким же пережитком прошлого, как рукописные документы. Ее много в уже сформированных архивных фондах, но даже с этими фондами уже пора работать по-новому. В частности, необходима срочная эвтаназия для неэлектронного учета архивных документов;
  • в нашей стране в советский период была разработана стройная система организации работы с НТД, выстроенная на основе отделения ее в организационном и технологическом плане от остальной документации юрлица. Как правило, в организациях создавались специальные подразделения – службы научно-технической документации в виде отделов, бюро, архивов. Сотрудники этих служб чаще всего имели научное или инженерное образование и практический опыт работы с подобной документацией в деловых и производственных подразделениях. Эта стройная система к настоящему времени по большей части распалась, и научно-техническая документация нередко остается без присмотра, что приводит к ее массовой утрате.
    Печалит и отсутствие современных методических разработок, аналитического обобщения существующего передового опыта, которые бы в первую очередь отражали революционные изменения, связанные с повсеместным внедрением электронно-цифровых технологий, приводящим к изменению деловых процессов и, следовательно, к кардинальному изменению процессов жизненного цикла НТД.
  • с НТД связана сложная система прав собственности и авторских прав, а также прав на использование необходимого для работы с ней програм­много и аппаратного обеспечения. С учетом того, что во многих организациях НТД – наиболее ценный в деловом и денежном отношении вид документации, а для электронной НТД имеется масса возможностей для ее повторного использования в коммерческих целях, возникает целый новый «букет» проблем правового характера, которые в существующих нормативно-методических документах пока что не рассмотрены.

Пример 1. Битва за обладание научно-технической документацией

Мы часто приводим примеры из судебной практики того, как организации пытаются всеми правдами и неправдами добиться (в т.ч. через суд) передачи своих документов на хранение в государственные архивы. Обычно речь идет об управленческих и кадровых документах ликвидированных организаций. Гораздо реже встречаются обратные ситуации, когда архивы через суды пытаются добиться от коммерческих организаций передачи им документов. Сейчас расскажем, как Государственный архив и Минимущество Тульской области бились с коммерческой организацией за получение от нее НТД. Вот и делаем выводы – какие документы нужны государству, а какие нет.

За что бились? За научно-технические документы проектного института, который был приватизирован. Через много лет «Тульская область» спохватилась и попыталась их забрать себе, но это у нее не получилось. А теперь расскажем все по порядку и с интересными деталями.

Проектный институт гражданского строительства, планировки и застройки городов и поселков «Тульскгражданпроект» был создан в апреле 1941 года как проектный трест. В 1990 году он был переведен на арендную форму хозяйствования. А в силу пункта 4 статьи 16 Основ законодательства Союза ССР и союзных республик об аренде (утв. ВС СССР 23.11.1989 № 810-1) арендное предприятие становится правопреемником имущественных прав и обязанностей государственного предприятия, взятого им в аренду. То есть коллектив как пользовался накопленными НТД, так и продолжал это делать.

Далее «арендованный институт» был приватизирован, согласно Плану приватизации, утвержденному решением Комитета по управлению имуществом Тульской области от 23.10.1992 № 955. В этом Плане приватизации было указано, что:

  • государственные фонды отраслевой и территориальной документации, располагающиеся в помещении института, не приватизируются;
  • АО обязуется обеспечить их надлежащее использование и сохранность.

А потом НТД о строительстве, планировке и застройке городов и поселков потребовалась Тульскому региону, что вполне понятно. Далее госорганизации действовали так:

  • в сентябре 2015 года Государственный архив Тульской области обратился к АО с просьбой предоставить паспорт архива организации, хранящей управленческую и научно-техническую документацию, по состоянию на 01.12.2012 и объяснительную записку к нему;
  • после отказа АО (который сослался на то, что не является источником комплектования государственных и муниципальных архивов) в мае – августе 2016 года представители госархива совместно с помощником прокурора произвели опись НТД, находившихся в АО, в нее было внесено 2330 дел;
  • АО передало по акту на хранение в госархив часть интересующих область документов, оставив при себе довольно большой массив НТД за 1941–1992 гг.;
  • тогда Министерство имущественных и земельных отношений Тульской области направило в октябре 2018 года в АО претензию (с требованием передать архивные документы за 1961–1992 гг., являющиеся собственностью Тульской области, согласно сдаточной описи, предварительно упорядочив указанные документы и оценив их), а потом обратилось в суд.

Это дело (за № А68-13455/2018) Арбитражный суд Тульской области рассмотрел в июле 2019 года, рассудив так:

  • довод АО о том, что при приватизации все имущество, в том числе архивные документы, перешло в частную собственность АО, суд отклонил (речь шла об изготовленной и приобретенной институтом до приватизации документации для строительства по планировке территорий поселений и городских округов, проектированию объектов недвижимости, инженерных сетей и др.: технические отчеты об инженерно-геологических, инженерно-строительных изысканиях, паспорта, планы, схемы, проекты планировки и застройки г. Тулы и районов Тульской области и др.);
  • спорные НТД относятся к государственному фонду отраслевой и территориальной документации, они остались в собственности государства и право собственности на них к АО не перешло;
  • обязанность АО обеспечить надлежащее использование и сохранность государственных фондов отраслевой и территориальной документации установлена пунктом 8 второго раздела Плана приватизации;
  • довод истца о ненадлежащем способе хранения ответчиком архивных документов был отклонен судом как документально неподтвержденный;
  • а теперь мы подошли к самому интересному! Часть 3 статьи 23 Закона об архивном деле гласит: «Негосударственные организации обеспечивают отбор и передачу в упорядоченном состоянии в государственные и муниципальные архивы находящихся в их владении архивных документов, отнесенных к федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности, с правом возмещения произведенных на эти цели расходов за счет средств соответственно федерального бюджета в порядке, установленном Правительством Российской Федерации, бюджета субъекта Российской Федерации в порядке, установленном органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации, и бюджета муниципального образования в порядке, установленном органом местного самоуправления». Но поскольку такой порядок хранения и передачи подлежащих сдаче в государственный архив документов не разрабатывался, то и обязанность передать спорные документы у ответчика не наступила!

В итоге Арбитражный суд Тульской области отказал Министерству имущественных и земельных отношений Тульской области в удовлетворении иска и спорные НТД остались у АО. Это решение позже подтвердили все последующие судебные инстанции (вплоть до судьи Верховного Суда РФ в определении № 310-ЭС20-13151 в сентябре 2020 года).

Итак, суд четко определил, что спорные документы – это государственная собственность. Но он же установил, что эти документы находятся у АО на законном основании. А вот что делать дальше собственнику документов (государству) в текущий момент времени, оказалось непонятно. Нет норм, которые бы регулировали процедуру взаимодействия собственника и хранителя документов при необходимости возврата документов из пользования. Их появление уже назрело!

Но этот вопрос не так прост, как кажется. С одной стороны, изъятие государством документов у хранителя потенциально может создать проблемы в деловой деятельности последнего. С другой стороны, бесконтрольность владельца и его халатность могут привести к утратам важнейших для страны НТД.

Электронная НТД в новых Правилах – отдельная и совсем не радующая слух «песня». Раздел IX «Хранение электронных научно-технических документов на физически обособленных носителях и с использованием информационной системы» состоит из 25 пунктов, 3 из которых говорят о хранении съемных носителей, а остальные 22 устанавливают требования к информационной системе, «специально предназначенной для хранения электронных архивных документов (Система хранения электронных научно-технических документов, СХЭНТД)». Согласитесь, требования к информационной системе и описание организации хранения электронных НТД – совсем не одно и то же. Да и где, скажите на милость, большинству организаций такие системы взять? А ведь никакой иной вариант хранения электронной НТД Правилами не предусмотрен!

* * *

Вот и получается, что вроде бы опубликован новенький нормативный правовой акт, но вопросов меньше не стало, и эти вопросы принципиальные.

Даже такой консервативный документ, как Библия, не рекомендует наливать молодое вино в старые мехи, поскольку в результате мехи порвутся, и вино вытечет. Сколько еще лет потребуется разработчикам отраслевых норм для того, чтобы осознать, что современный мир НТД динамичен, сложен и многоукладен, и попытки «натянуть» на современные реалии «бумажные» правила прошлого века лишь приводят к появлению все новых и новых «мертворожденных» нормативных документов?

Надеюсь, со временем придет понимание, что нужен переход на разработку небольших высокоуровневых нормативных документов, в которых основное внимание уделяется тому, что мы хотим в результате получить и что общество, государство требуют от итогов деятельности по обеспечению сохранности НТД (ответы на вопросы «кто?», «что?» и «зачем?»). Самим же разработчикам это сильно облегчит жизнь. А особенности и хорошую практику обеспечения сохранности различных видов НТД, созданных с использованием различных технологий (ответ на вопрос «как?»), можно при этом отразить – если на это будут силы – в непрерывно пополняющейся серии методических рекомендаций.

Оценить статью
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
Ловите МАКСИМАЛЬНУЮ скидку именно сейчас!
Годовая подписка 2022 на любую версию журнала (бумажную, электронную, Комплект с доступом к базе знаний) по самой низкой цене.

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Меняются правила работы с бумажными трудовыми книжками (часть 2)

С 1 сентября 2021 года вступит в силу новый Порядок работы с бумажными трудовыми книжками. В этом номере мы продолжаем рассказывать об изменениях в работе с ними: при заполнении их дубликатов вкладыш можно больше не вшивать в трудовую книжку, вернули возможность проставления в этом документе печати кадровой службы, есть существенные изменения в учете трудовых книжек и бланков. Еще мы описали проблемы, которые остались не урегулированы в новом Порядке, а также дали практические рекомендации по актуализации работы с трудовыми книжками в организации.

Как заставить исполнителей правильно оформлять письма

Автор описала методы, при помощи которых даже самых упорствующих исполнителей удалось обучить правильному оформлению служебных писем. Про обучающие семинары, шаблоны документов в Word, краткие памятки с примерами знают все. Вашей коллеге удалось реализовать и более оригинальные методы, чтобы «достучаться» до исполнителей в подведомственных организациях, грамотно подключив к решению этой задачи административный ресурс. Вы тоже можете воспользоваться этими приемами.

Меняются правила работы с бумажными трудовыми книжками (часть 1)

С 1 сентября 2021 года вступит в силу новый порядок работы с бумажными трудовыми книжками. Формы трудовой книжки, вкладыша в нее и правила их заполнения изменятся незначительно. Скорее, Минтруд постарался урегулировать те пробелы, что были раньше и вызывали вопросы на практике, ощутимым для всех изменением, пожалуй, станет только отказ от ознакомления перед увольнением работника с записями, внесенными в его трудовую книжку, – об этом мы рассказываем сейчас. Про выдачу, учет и хранение бумажных трудовых книжек мы подробно поговорим в следующем номере журнала – тут изменения будут более существенные.

Вступили в силу новые Правила хранения НТД

Для кого обязательны уже вступившие в силу новые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации. Что относится к НТД (перечислили их группы и виды документов внутри) – этого в Правилах нет, но данная информация пригодится вам для их понимания. Далее объясняем «основные вехи» того, как новые Правила регламентируют процессы работы: принципы систематизации документов у каждой группы НТД свои; что будет единицей хранения / учета; регистрация электронных НТД; основные положения об использовании и экспертизе ценности НТД и др. Что организация должна регламентировать сама.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Как заставить исполнителей правильно оформлять письма

Автор описала методы, при помощи которых даже самых упорствующих исполнителей удалось обучить правильному оформлению служебных писем. Про обучающие семинары, шаблоны документов в Word, краткие памятки с примерами знают все. Вашей коллеге удалось реализовать и более оригинальные методы, чтобы «достучаться» до исполнителей в подведомственных организациях, грамотно подключив к решению этой задачи административный ресурс. Вы тоже можете воспользоваться этими приемами.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы

Меняются правила работы с бумажными трудовыми книжками (часть 1)

С 1 сентября 2021 года вступит в силу новый порядок работы с бумажными трудовыми книжками. Формы трудовой книжки, вкладыша в нее и правила их заполнения изменятся незначительно. Скорее, Минтруд постарался урегулировать те пробелы, что были раньше и вызывали вопросы на практике, ощутимым для всех изменением, пожалуй, станет только отказ от ознакомления перед увольнением работника с записями, внесенными в его трудовую книжку, – об этом мы рассказываем сейчас. Про выдачу, учет и хранение бумажных трудовых книжек мы подробно поговорим в следующем номере журнала – тут изменения будут более существенные.