Top.Mail.Ru
Для кого обязательны уже вступившие в силу новые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации. Что относится к НТД (перечислили их группы и виды документов внутри) – этого в Правилах нет, но данная информация пригодится вам для их понимания. Далее объясняем «основные вехи» того, как новые Правила регламентируют процессы работы: принципы систематизации документов у каждой группы НТД свои; что будет единицей хранения / учета; регистрация электронных НТД; основные положения об использовании и экспертизе ценности НТД и др. Что организация должна регламентировать сама.

23 марта 2021 г. вступили в силу новые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях (утв. приказом Росархива от 09.12.2020 № 155, зарег. в Минюсте России 12.03.2021 № 62735; далее – Правила НТД, Правила).

Ранее принятые правила, регламентирующие работу с научно-технической документацией:

  • 1957 год – Правила работы технических архивов, утвержденные Главным архивным управлением Министерства внутренних дел СССР;
  • 1977 год – Правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях СССР, утвержденные Главным архивным управлением при Совете Министров СССР;
  • 1991 год – Основные правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях, утвержденные приказом Главархива СССР от 12.10.1988 № 71.

При разработке всех вышеперечисленных правил использовалось не только архивное законодательство, но и государственные и отраслевые стандарты, а также опыт работы крупных научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических организаций и предприятий.

Разработка новых правил работы с научно-технической документацией (далее – НТД) вызвана необходимостью приведения данного нормативного акта в соответствие с действующими нормативными правовыми актами:

  • был принят Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон об архивном деле);
  • вступили в силу новые стандарты семейств «Единая система конструкторской документации» (ЕСКД) и «Система проектной документации для строительства» (СПДС). Были внесены изменения в Градостроительный кодекс Российской Федерации и др.

Прежде всего, хочется обратить внимание на наименование новых правил: «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации...» вместо «Правил работы архивов...». Это связано с тем, что Закон об архивном деле (ст. 13) установил обязанность создавать архивы только органам государственной власти и органам местного самоуправления. Все остальные организации имеют право создавать архивы.

Фрагмент документа

Статья 13 «Создание архивов» Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

1. Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района обязаны создавать архивы в целях хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

2. Организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

Для кого предназначены Правила

Наименование правил определяет сферу их применения. Они разработаны для органов государственной власти, органов местного самоуправления, а также для государственных и муниципальных организаций, выступающих разработчиками, заказчиками, застройщиками, эксплуатирующими организациями, а также занимающимися производством научно-технической продукции, в процессе деятельности которых образуется НТД.

Правилами НТД установлена обязанность государственных органов и органов местного самоуправления, выступающих государственными или муниципальными заказчиками НТД, осуществлять хранение (если иное не установлено договором) подлинников данной документации в течение установленных сроков.

Второй раздел Правил НТД полностью посвящен организации работы с научно-технической документацией. Он устанавливает, что единицей хранения НТД является учетная единица, представляющая собой сброшюрованный том, альбом или папку, которая может содержать один или несколько документов, имеющих разные обозначения. Учет научно-технической документации в архивах органов государственной власти и архивах органов местного самоуправления производится отдельно от других видов документов.

Могут ли негосударственные организации руководствоваться новыми Правилами? Конечно да, это их право, но не обязанность.

Фрагмент документа

Пункт 4 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях (утв. приказом Росархива от 09.12.2020 № 155)

4. По решению негосударственных организаций, в деятельности которых образуется НТД, выступающих заказчиками, разработчиками, застройщиками, эксплуатирующими организациями, а также занимающимися производственной деятельностью, настоящие Правила могут применяться при организации хранения, комплектования, учета и использования НТД.

Далее поясним, какие документы относятся к научно-техническим (этой информации в новых Правилах нет) и перейдем к характеристике содержания Правил.

Что относится к научно-технической документации

Научно-технические документы занимают отдельное место среди других групп документов. Основные группы документов: управленческие документы, кинодокументы, фотодокументы, фонодокументы, видеодокументы (аудиовизуальные), картографические, телеметрические документы и пр.

Нормативные правовые акты Российской Федерации не содержат определения «научно-техническая документация» (НТД).

Попробуем понять, что это такое. НТД создается в процессе проведения научных исследований, проектных, изыскательских, топографических и строительных работ, конструировании изделий и машин, организации и регламентирования технологии производства, организации наблюдений (мониторинга), сбора и обобщения информации, автоматизации различных процессов и пр. Она включает в себя различные виды документов, которые могут быть представлены в текстовой, графической, табличной форме, могут быть созданы как на бумажном носителе, так и в электронном виде. НТД имеет длительное практическое значение, также может иметь историческое значение, отражающее этапы развития науки и техники страны в различные временные периоды. Для НТД характерна этапность (стадийность) ее создания.

Условно можно выделить 5 основных видов НТД исходя из процесса ее создания и сферы применения.

1....

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Централизованный или децентрализованный способ ведения делопроизводства – что выбрать и как организовать?

Какие факторы влияют на выбор способа ведения делопроизводства в организации (централизованного службой ДОУ, децентрализованного силами подразделений и смешанного). Как при смешаной форме можно поделить ответственность между подразделениями за выполнение основных видов работ с разными документами. Особенно детально описали технологию получения входящих документов одним подразделением и их регистрацию другим (алгоритм действий при разных условиях, фиксация факта передачи между подразделениями, оформление отметки на документе о его поступлении в организацию и более позднее присвоение входящего номера). И как все это регламентировать.

Кто и как проверяет ведение делопроизводства нотариусами

Делопроизводство у нотариусов поставили на реальный контроль. Например, новичков после 1-го года работы обязательно проверят, а у всех остальных ведение делопроизводства планируют проверять 1 раз в 4 года, есть и другие «интересности».

Новый методический документ о контроле в сфере архивного дела (часть 2)

Росархив утвердил Руководство по соблюдению обязательных требований при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле. Во второй части статьи, которую публикуем в этом номере журнала, мы систематизировали в табличной форме, какие документы можно предъявить при проверке, чтобы доказать соблюдение обязательных требований законодательства об архивном деле и правил работы с НТД.

Закон о русском языке: что изменилось?

Последние изменения в законе «О государственном языке Российской Федерации» преподносятся как установленный запрет иностранных заимствований в официальных документах, розничной торговле и др. Давайте разбираться, что и в каких сферах запретили. На какие словари можно ориентироваться и чего ждать дальше.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы

Что препятствует массовому переходу организаций к безбумажной модели документооборота

Приведен список из более 60 действующих нормативных правовых и методических документов в сфере управления документами, которые мы систематизировали по 6 разделам: требования к документированию деятельности, автоматизации, работе с документами и данными, их хранению, работе с электронными документами и подписями и др. Авторы статьи рассматривают причины, по которым данная система регламентации и существующие подходы в СЭД пока не позволяют массово внедрить безбумажную модель документооборота. Предложено сформировать эталонную модель цифрового документооборота электронных подлинников документов (с готовыми решениями вместо перечня правил) в виде отечественного стандарта. Его разработкой уже занимается экспертная компания «ДокМенеджмент Консалт», рассказываем, какие пробелы он призван восполнить, какие конкретные методики работы воплотить.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Новый Перечень НТД со сроками хранения

Новый Перечень НТД вступил в силу 13.02.2022. Кому и к каким документам его надо применять. Описали кардинальные изменения нового Перечня НТД по сравнению с предыдущим: видовой состав документов, за счет чего количество статей сократилось с 1990 до 1065, структура. Все разделы и подразделы нового Перечня со своими звеньями, отражающими процесс прохождения НТД, даны схематически – это позволит вам быстро понять его сферу охвата.