Для кого обязательны уже вступившие в силу новые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации. Что относится к НТД (перечислили их группы и виды документов внутри) – этого в Правилах нет, но данная информация пригодится вам для их понимания. Далее объясняем «основные вехи» того, как новые Правила регламентируют процессы работы: принципы систематизации документов у каждой группы НТД свои; что будет единицей хранения / учета; регистрация электронных НТД; основные положения об использовании и экспертизе ценности НТД и др. Что организация должна регламентировать сама.

23 марта 2021 г. вступили в силу новые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях (утв. приказом Росархива от 09.12.2020 № 155, зарег. в Минюсте России 12.03.2021 № 62735; далее – Правила НТД, Правила).

Ранее принятые правила, регламентирующие работу с научно-технической документацией:

  • 1957 год – Правила работы технических архивов, утвержденные Главным архивным управлением Министерства внутренних дел СССР;
  • 1977 год – Правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях СССР, утвержденные Главным архивным управлением при Совете Министров СССР;
  • 1991 год – Основные правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях, утвержденные приказом Главархива СССР от 12.10.1988 № 71.

При разработке всех вышеперечисленных правил использовалось не только архивное законодательство, но и государственные и отраслевые стандарты, а также опыт работы крупных научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических организаций и предприятий.

Разработка новых правил работы с научно-технической документацией (далее – НТД) вызвана необходимостью приведения данного нормативного акта в соответствие с действующими нормативными правовыми актами:

  • был принят Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон об архивном деле);
  • вступили в силу новые стандарты семейств «Единая система конструкторской документации» (ЕСКД) и «Система проектной документации для строительства» (СПДС). Были внесены изменения в Градостроительный кодекс Российской Федерации и др.

Прежде всего, хочется обратить внимание на наименование новых правил: «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации...» вместо «Правил работы архивов...». Это связано с тем, что Закон об архивном деле (ст. 13) установил обязанность создавать архивы только органам государственной власти и органам местного самоуправления. Все остальные организации имеют право создавать архивы.

Фрагмент документа

Статья 13 «Создание архивов» Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

1. Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района обязаны создавать архивы в целях хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

2. Организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

Для кого предназначены Правила

Наименование правил определяет сферу их применения. Они разработаны для органов государственной власти, органов местного самоуправления, а также для государственных и муниципальных организаций, выступающих разработчиками, заказчиками, застройщиками, эксплуатирующими организациями, а также занимающимися производством научно-технической продукции, в процессе деятельности которых образуется НТД.

Правилами НТД установлена обязанность государственных органов и органов местного самоуправления, выступающих государственными или муниципальными заказчиками НТД, осуществлять хранение (если иное не установлено договором) подлинников данной документации в течение установленных сроков.

Второй раздел Правил НТД полностью посвящен организации работы с научно-технической документацией. Он устанавливает, что единицей хранения НТД является учетная единица, представляющая собой сброшюрованный том, альбом или папку, которая может содержать один или несколько документов, имеющих разные обозначения. Учет научно-технической документации в архивах органов государственной власти и архивах органов местного самоуправления производится отдельно от других видов документов.

Могут ли негосударственные организации руководствоваться новыми Правилами? Конечно да, это их право, но не обязанность.

Фрагмент документа

Пункт 4 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях (утв. приказом Росархива от 09.12.2020 № 155)

4. По решению негосударственных организаций, в деятельности которых образуется НТД, выступающих заказчиками, разработчиками, застройщиками, эксплуатирующими организациями, а также занимающимися производственной деятельностью, настоящие Правила могут применяться при организации хранения, комплектования, учета и использования НТД.

Далее поясним, какие документы относятся к научно-техническим (этой информации в новых Правилах нет) и перейдем к характеристике содержания Правил.

Что относится к научно-технической документации

Научно-технические документы занимают отдельное место среди других групп документов. Основные группы документов: управленческие документы, кинодокументы, фотодокументы, фонодокументы, видеодокументы (аудиовизуальные), картографические, телеметрические документы и пр.

Нормативные правовые акты Российской Федерации не содержат определения «научно-техническая документация» (НТД).

Попробуем понять, что это такое. НТД создается в процессе проведения научных исследований, проектных, изыскательских, топографических и строительных работ, конструировании изделий и машин, организации и регламентирования технологии производства, организации наблюдений (мониторинга), сбора и обобщения информации, автоматизации различных процессов и пр. Она включает в себя различные виды документов, которые могут быть представлены в текстовой, графической, табличной форме, могут быть созданы как на бумажном носителе, так и в электронном виде. НТД имеет длительное практическое значение, также может иметь историческое значение, отражающее этапы развития науки и техники страны в различные временные периоды. Для НТД характерна этапность (стадийность) ее создания.

Условно можно выделить 5 основных видов НТД исходя из процесса ее создания и сферы применения.

1....

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в мае + специальный промокод от 10% на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Рекомендовано для вас

Промахи новых Правил хранения научно-технической документации

Описаны основные проблемы содержания новых Правил хранения НТД, в т.ч. касающиеся электронных НТД. Охарактеризованы главные болевые точки самих научно-технических документов в современной России (в т.ч. на примере яркого судебного разбирательства о попытке госорганов Тульской области вернуть необходимую проектную документацию советского института, приватизированного в 1992 году).

Новые Методические рекомендации по разработке Инструкции по делопроизводству в государственных органах и местного самоуправления

О новом методическом документе вам рассказывает один из его разработчиков: для кого он обязателен, зачем разработан, когда вступил в силу и вместо какого документа. Обращаем ваше внимание на процедуру согласования Инструкции по делопроизводству; на необходимость отражения в ней распределения ответственности; на приложения, которые содержат конкретные формулировки, которые вы сможете включить непосредственно в текст своей инструкции, там есть и примеры заголовков дел для номенклатуры, перечни утверждаемых документов и заверяемых печатью, типовые сроки исполнения, образцы оформления документов и т.д.

Новая версия 2.7.1 формата обмена системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО)

В марте 2021 вступил в силу совместный приказ Минцифры России и ФСО России от 04.12.2020 № 667/233, который утвердил взаимодействие по МЭДО в новой версии формата обмена 2.7.1. Объясняем цели Аппарата Правительства РФ и даем конкретный список произведенных в МЭДО изменений. Рассказываем о сроках и порядке перевода на обновленную технологию СЭД участников обмена, взаимодействующих через МЭДО.

Можно ли изымать пустые графы при заполнении форм документов, утвержденных нормативными правовыми актами?

Архивные Правила 2015 года являются нормативным правовым актом (НПА). Из форм, предусмотренных НПА, можно изымать графы из таблицы, как советует автор статьи? В сноске графы 4 (номер описи) акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, сказано следующее: «При выделении к уничтожению документов при подготовке дел к передаче в архив организации графы 4, 5 не заполняются», но не изымаются, как советует автор. Если делать сводный акт так, как советует автор статьи, он уже не будет соответствовать установленной Правилами форме. Тогда на чем основывает свои рекомендации автор статьи?

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Новые Правила делопроизводства для госорганов и органов местного самоуправления

Проанализируем содержание новых Правил по делопроизводству, которые вступили в силу 12 февраля 2020 года. Для кого они обязательны? На какие положения Правил стоит обратить особое внимание при актуализации своей Инструкции по делопроизводству? Какие упущения Правил придется восполнять самостоятельно? Обратите внимание на заложенную в Правилах систему распределения ответственности за организацию и ведение делопроизводства между службой делопроизводства, руководителями разного уровня и другими сотрудниками. Для претворения в жизнь недостаточно ее отражения в Инструкции по делопроизводству организации, может потребоваться актуализация кадровых документов.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы

Применение Перечня 2019 года со сроками хранения в вопросах и ответах

Ответы на вопросы читателей по применению нового Перечня документов со сроками хранения мы решили объединить в статью. Вопросы взаимосвязаны. Вы поймете, можно ли утвердить описи дел и акты о выделении к уничтожению задним числом, чтобы не пришлось переделывать в них сроки хранения по новому Перечню 2019 г. Надо ли что-то менять в учетных документах архива из-за существенного изменения сроков (когда документы меняют свою категорию, например, постоянный срок хранения заменен временным)? Можно ли использовать это изменение как повод возврата таких документов в подразделения?