Федеральный закон от 14.07.2022 №339-ФЗ внес изменения среди прочего:
В пояснительной записке к законопроекту отмечалось, что «порядок хранения и использования нотариальных документов законодательно не урегулирован, фактически нотариальные документы хранятся у самих нотариусов, их удостоверивших, документы нотариусов, прекративших полномочия, и ранее действовавших государственных нотариальных контор передаются на хранение различным действующим нотариусам, нахождение архивных документов в органах местного самоуправления зависит от конкретной практики, складывающейся в каждом регионе». Поэтому и решили навести порядок в хранении и использовании документов, образовавшихся при совершении нотариальных действий:
Новшества вступят в силу 11.01.2023 (за исключением отдельных положений, которые действуют с 14.07.2022).
Нотариальные палаты субъектов РФ обязаны будут создавать нотариальные архивы для хранения, комплектования, учета и использования нотариальных документов. При этом постоянное хранение таких документов еще могут осуществлять: Министерство иностранных дел РФ1; государственные и муниципальные архивы, которые их уже содержат; местные администрации, главы и / или уполномоченные должностные лица которых совершают нотариальные действия.
Законом закреплена ответственность создающих нотариальные документы лиц и организаций (а это не только нотариусы) за организацию их хранения. В будущем нотариальные документы в государственные и муниципальные архивы уже передаваться не будут.
Появилась новая статья:
Основы законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 № 4462-I
Статья 39.1. Нотариальные документы, нотариальный архив
Нотариальные документы – созданные на бумажном носителе или в электронной форме документы, удостоверенные, засвидетельствованные, совершенные, выданные нотариусом или иным лицом, уполномоченным на совершение нотариальных действий в соответствии с настоящими Основами, и подлежащие хранению в силу их юридической значимости для граждан, общества и государства.
Местом хранения нотариальных документов на бумажном носителе, переданных на постоянное или временное хранение в нотариальную палату, является нотариальный архив.
Местом хранения нотариальных документов, созданных в электронной форме, а также электронных образов нотариальных документов, созданных на бумажном носителе, является единая информационная система нотариата.
Содержание нотариального архива осуществляется за счет членов нотариальной палаты. Размер бюджета устанавливается их общим собранием, но он не может быть менее 1% от суммы внесенных в нотариальную палату членских взносов (ст. 27).
Однако в процессе нотариальной деятельности образуются не только нотариальные документы, но и документы по личному составу, финансово-хозяйственные, организационно-распорядительные и т.п. Такие документы не считаются нотариальными, поэтому, судя по формулировкам закона, в нотариальный архив они передаваться не будут, с ними работа продолжится по обычной схеме, в т.ч. на основе:
До конца этого года должны появиться подзаконные нормативные правовые акты, регулирующие работу с архивными нотариальными документами. Тогда ситуацию можно будет оценить более конкретно. Будут ли нотариальные архивы принимать на хранение иные комплексы документов и на каких условиях, – это мы узнаем, когда новые архивы начнут реально работать.
Статью об обязанностях нотариуса2 дополнили новыми положениями, приведем ее фрагмент:
Основы законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 № 4462-I
Статья 16. Обязанности нотариуса
...Нотариус обязан обеспечивать сохранность нотариальных документов на бумажном носителе в соответствии со сроками их хранения, установленными Типовой номенклатурой дел нотариуса, либо до передачи их в нотариальный архив нотариальной палаты, членом которой он является.
Передача нотариальных документов на бумажном носителе в нотариальный архив осуществляется нотариусом по истечении десяти лет начиная с 1 января года, следующего за годом, в котором производство по ним было окончено, в порядке, установленном правилами нотариального делопроизводства.
До передачи нотариальных документов в нотариальный архив в соответствии с настоящей статьей нотариус обязан сделать копии всех имеющихся в деле нотариальных документов на бумажном носителе в виде их электронных образов и передать их на хранение в единую информационную систему нотариата...
Единая информационная система нотариата теперь будет включать (ст. 34.2):
Все это нотариус перед передачей должен подписывать усиленной квалифицированной электронной подписью (ст. 11). Кстати, какие удостоверяющие центры их могут выдавать, теперь тоже уточнили.
Передача нотариальных документов в систему нотариата будет производиться в порядке и сроки, установленные правилами нотариального делопроизводства (ст. 34.3). Над обновлением нормативной базы еще предстоит потрудиться федеральному органу юстиции совместно с Федеральной нотариальной палатой (как видите, Росархива здесь нет), чтобы утвердить:
Наталья Храмцовская,
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией
компании «ЭОС», эксперт ИСО, член Международного совета архивов
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
В организации основания к приказам по личному составу группируются вместе с приказами. Необходимо ли при подшивке и описании дел разделять это дело?
Какие протоколы нумеровать в пределах календарного года, а какие – в пределах срока полномочий комиссии. По какой логике нумеруются протоколы постоянных и временных комиссий (и почему ей не всегда следуют). Когда протокол регистрируется. Обязательны ли для него дата и номер. В каких регламентирующих документах и как сформулировать правила нумерации протоколов. Если нумерация ведется в пределах срока полномочий комиссии, то начинается ли она заново при изменении ее персонального состава, председателя, срока полномочий. Как срок полномочий формулируется в приказе о создании временной комиссии.
Интервью с Павлом Кюнгом, директором Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Какие новые нормативные и методические документы сейчас разрабатываются, когда ждать их вступления в силу. В частности, узнаете о новом типовом Перечне документов со сроками хранения, о Методических рекомендациях к новому ГОСТ Р 7.0.97-2025 об оформлении организационно-распорядительных документов, о Методических рекомендациях к Правилам работы архивов организаций (2023 года) и др. документах
За счет чего можно выстроить прозрачную автоматизированную систему контроля за исполнением поручений / документов: подходы в работе, логика действий, примеры (фиксация спуска задач вниз по нескольким этажам иерархии управления и их разветвление на подзадачи, отчеты об их исполнении, корректировка срока исполнения, уточнение задач и др.). Какие данные стоит фиксировать в отдельных полях, чтобы иметь возможность фильтровать и искать по ним информацию, формировать потом отчеты. Как рассчитывается коэффициент исполнительской дисциплины. Как можно оформить итоговый отчет за год.
В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?
Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 описывает правила оформления даты документа предельно лаконично. Поэтому нам есть что добавить! Ставить 0 в начале даты? Можно использовать кавычки? «Длящаяся» дата протокола. Дата совместного документа. Специфика госорганов. Дата подписания электронного документа. Дата доверенности. Дата на обложке дела и на титульном листе ЛНА. В каких реквизитах и как лучше оформлять дату. Подробно остановились на оформлении дат в тексте документа в различных ситуациях. Статья содержит 25 примеров.
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
издательства ООО "Бизнес-Арсенал"
можно в любом отделении почты:
