Федеральный закон от 14.07.2022 №339-ФЗ внес изменения среди прочего:
В пояснительной записке к законопроекту отмечалось, что «порядок хранения и использования нотариальных документов законодательно не урегулирован, фактически нотариальные документы хранятся у самих нотариусов, их удостоверивших, документы нотариусов, прекративших полномочия, и ранее действовавших государственных нотариальных контор передаются на хранение различным действующим нотариусам, нахождение архивных документов в органах местного самоуправления зависит от конкретной практики, складывающейся в каждом регионе». Поэтому и решили навести порядок в хранении и использовании документов, образовавшихся при совершении нотариальных действий:
Новшества вступят в силу 11.01.2023 (за исключением отдельных положений, которые действуют с 14.07.2022).
Нотариальные палаты субъектов РФ обязаны будут создавать нотариальные архивы для хранения, комплектования, учета и использования нотариальных документов. При этом постоянное хранение таких документов еще могут осуществлять: Министерство иностранных дел РФ1; государственные и муниципальные архивы, которые их уже содержат; местные администрации, главы и / или уполномоченные должностные лица которых совершают нотариальные действия.
Законом закреплена ответственность создающих нотариальные документы лиц и организаций (а это не только нотариусы) за организацию их хранения. В будущем нотариальные документы в государственные и муниципальные архивы уже передаваться не будут.
Появилась новая статья:
Основы законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 № 4462-I
Статья 39.1. Нотариальные документы, нотариальный архив
Нотариальные документы – созданные на бумажном носителе или в электронной форме документы, удостоверенные, засвидетельствованные, совершенные, выданные нотариусом или иным лицом, уполномоченным на совершение нотариальных действий в соответствии с настоящими Основами, и подлежащие хранению в силу их юридической значимости для граждан, общества и государства.
Местом хранения нотариальных документов на бумажном носителе, переданных на постоянное или временное хранение в нотариальную палату, является нотариальный архив.
Местом хранения нотариальных документов, созданных в электронной форме, а также электронных образов нотариальных документов, созданных на бумажном носителе, является единая информационная система нотариата.
Содержание нотариального архива осуществляется за счет членов нотариальной палаты. Размер бюджета устанавливается их общим собранием, но он не может быть менее 1% от суммы внесенных в нотариальную палату членских взносов (ст. 27).
Однако в процессе нотариальной деятельности образуются не только нотариальные документы, но и документы по личному составу, финансово-хозяйственные, организационно-распорядительные и т.п. Такие документы не считаются нотариальными, поэтому, судя по формулировкам закона, в нотариальный архив они передаваться не будут, с ними работа продолжится по обычной схеме, в т.ч. на основе:
До конца этого года должны появиться подзаконные нормативные правовые акты, регулирующие работу с архивными нотариальными документами. Тогда ситуацию можно будет оценить более конкретно. Будут ли нотариальные архивы принимать на хранение иные комплексы документов и на каких условиях, – это мы узнаем, когда новые архивы начнут реально работать.
Статью об обязанностях нотариуса2 дополнили новыми положениями, приведем ее фрагмент:
Основы законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 № 4462-I
Статья 16. Обязанности нотариуса
...Нотариус обязан обеспечивать сохранность нотариальных документов на бумажном носителе в соответствии со сроками их хранения, установленными Типовой номенклатурой дел нотариуса, либо до передачи их в нотариальный архив нотариальной палаты, членом которой он является.
Передача нотариальных документов на бумажном носителе в нотариальный архив осуществляется нотариусом по истечении десяти лет начиная с 1 января года, следующего за годом, в котором производство по ним было окончено, в порядке, установленном правилами нотариального делопроизводства.
До передачи нотариальных документов в нотариальный архив в соответствии с настоящей статьей нотариус обязан сделать копии всех имеющихся в деле нотариальных документов на бумажном носителе в виде их электронных образов и передать их на хранение в единую информационную систему нотариата...
Единая информационная система нотариата теперь будет включать (ст. 34.2):
Все это нотариус перед передачей должен подписывать усиленной квалифицированной электронной подписью (ст. 11). Кстати, какие удостоверяющие центры их могут выдавать, теперь тоже уточнили.
Передача нотариальных документов в систему нотариата будет производиться в порядке и сроки, установленные правилами нотариального делопроизводства (ст. 34.3). Над обновлением нормативной базы еще предстоит потрудиться федеральному органу юстиции совместно с Федеральной нотариальной палатой (как видите, Росархива здесь нет), чтобы утвердить:
Наталья Храмцовская,
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией
компании «ЭОС», эксперт ИСО, член Международного совета архивов
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Как в приказе об увольнении понимать фразу в скобках «(ненужное зачеркнуть)»? Что здесь ненужное? От чего это зависит? Как правильно заполнить?
В государственном учреждении меняется состав экспертной комиссии. Может ли быть ее председателем не заместитель руководителя учреждения, а директор дирекции, курирующей делопроизводство? Директор дирекции находится в прямом подчинении руководителя учреждения. А заместители руководителя учреждения делопроизводство не курируют.
Эта статья поможет вам проверить себя и вовремя скорректировать работу. Рассматриваем не только простые случаи (которые большинство понимает правильно), но и более «заковыристые». Кому можно не вести номенклатуру дел? Как правильно оформлять заголовки дел и наименования разделов? Как предусмотреть резервные номера? Как отражать в графе 3 и суммировать в итоговой записи количество образовавшихся за год единиц хранения (с бумажными и электронными документами, переходящих и гибридных дел)? И многое другое. Больше всего путаницы возникает при определении сроков хранения и ссылках на их основания. Мы показали, какие ситуации в типовом Перечне какие возможности дают организации, как сделанный ею выбор надо отразить и аргументировать в номенклатуре дел. Как ссылаться на сроки, установленные другими нормативными актами, на решения ЭК организации, на статьи, пункты и примечания типового Перечня. Кто и на каком основании может сократить постоянный срок хранения типового Перечня до 10 лет (или более) в своей номенклатуре дел.
Показываем 3 варианта исправления ошибки в акте комиссии: если она технического свойства (например, ошибка счета); если она важная фактическая; если признаются недействительными все результаты работы комиссии. Какие приказы в этих случаях издаются. Как оформить акт об исправлении ошибки. Как на алгоритм действий влияет статус комиссии, допустившей ошибку (постоянно действующая или специально созданная). Как уточнить персональный состав комиссии, которая будет исправлять ошибки. Поводом для статьи стал вопрос нашего подписчика.
В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?
Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 описывает правила оформления даты документа предельно лаконично. Поэтому нам есть что добавить! Ставить 0 в начале даты? Можно использовать кавычки? «Длящаяся» дата протокола. Дата совместного документа. Специфика госорганов. Дата подписания электронного документа. Дата доверенности. Дата на обложке дела и на титульном листе ЛНА. В каких реквизитах и как лучше оформлять дату. Подробно остановились на оформлении дат в тексте документа в различных ситуациях. Статья содержит 25 примеров.
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
издательства ООО "Бизнес-Арсенал"
можно в любом отделении почты:
