Ваша коллега права в общем. Но истина всегда конкретна.
Процесс реформирования системы медицинских учреждений происходит в плановом порядке, работают соответствующие ликвидационные комиссии, соблюдаются сроки и выделяются даже небольшие бюджеты на проведение соответствующих организационных мероприятий.
Если учреждение ликвидируется, то необходимо учесть, ликвидируются ли его функции совсем или выполнение их части передается другому учреждению или вышестоящей организации. В данном случае, конечно же, в упорядоченном состоянии другому учреждению или вышестоящей организации передаются документы по этой функции. Например, ему достанутся:
- медицинские карты по категориям пациентов (можно составлять отдельные «сдаточные» описи / списки по категориям пациентов по алфавиту фамилий),
- документы об эксплуатации медицинского оборудования и его паспорта, сертификаты соответствия, акты профилактических работ, ремонта и т.п.,
- протоколы медицинских комиссий и т.п.,
- документы по личному составу сотрудников, которые будут переведены в эту новую организацию вместе с функцией,
- договор с фондом ОМС и договоры со страховыми компаниями по ДМС,
- документы об информатизации, состоянии здания,
- документы архивного фонда / архива учреждения (паспорт архива, лист фонда, журнал учета поступления и выбытия документов, картотеки) и т.п.
Документы по личному составу уволенных сотрудников должны быть сданы по описи и на основании договора в соответствующее территориальное архивное учреждение, а если вышестоящая и ликвидируемая организации находятся на одной территории, то архив вышестоящей организации принимает данные документы по личному составу, чтобы в дальнейшем в централизованном порядке и по графику передать их на архивное хранение.
В вышестоящую организацию передаются также документы по «закрытым» функциям: бухгалтерский учет, отчетность, медицинская статистика на дату ликвидации и т.п.
«Упорядоченность» документов, подлежащих сдаче, означает прежде всего проведение экспертизы их ценности, архивно-технической обработки (полной или частичной) и составление описей и акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Это находится в зоне ответственности ликвидационной комиссии, в состав которой включают соответствующих сотрудников ликвидируемой организации.
Пример. Форма акта приема-передачи документов в вышестоящую организацию
Переписка с вышестоящей организацией и копии ее приказов ей не нужны (она хранит соответствующие подлинники приказов и копии отправленных писем). Дела с этими документами включаются в акт.
Переписка со сторонними организациями сдается прежде всего по продолжающейся функции и по исполнению договоров, поэтому она может быть включена в опись дел временного срока хранения (свыше 10 лет) или передана просто по номенклатуре дел (если срок хранения такой переписки до 10 лет включительно, а графа «Примечание» заполнена правильно, т.е. сделаны отметки о том, что соответствующее дело включено в опись или в акт).
Переписка по «закрытым» функциям со сроком хранения 5 лет и менее может быть выделена к уничтожению и включена в акт на основании решения экспертной комиссии ликвидируемой организации, зафиксированного в протоколе заседания. Экспертизе ценности подлежит и переписка по обращениям и жалобам граждан.
В Примере мы показываем форму акта приема-передачи документов в вышестоящую организацию, в которой:
- оранжевым цветом обозначено, что и где необходимо оформить как конкретные реквизиты,
- оранжевым курсивом в скобках даны комментарии, а
- черным – примеры заполнения, постоянные реквизиты / их части.
Если в ликвидируемом учреждении был архив (помещение, оборудование, инвентарь), то противопожарное и охранное оборудование, печати и штампы могут быть также переданы вышестоящей организации по отдельному акту.
Перед передачей документов документального и архивного фонда должна быть проведена проверка наличия и состояния дел, хранящихся в структурных подразделениях, канцелярии / секретариате, архиве; соответствующие акты проверки также включаются в акт приема-передачи документов.
