Не стесняться и в заголовок дела включать указание на копийность документов дела. Например:
- «Приказы и распоряжения вышестоящей организации. Копии»;
- «Положения о подразделениях и должностные инструкции. Копии».
Конечно, в заголовке дела необходимо указать наименование вышестоящей организации, а в графе «Примечание» номенклатуры дел отметить, что подлинники хранятся в соответствующем подразделении вышестоящей организации. Срок хранения копий документов – в основном «До минования надобности» – также фиксируется в номенклатуре дел. Причем по отношению к научно-технической, производственной, строительной документации срок хранения копий «До минования надобности» означает в основном 5-летний срок хранения в связи со спецификой производственной и строительной деятельности.
При разработке номенклатуры дел необходимо исходить из правила, согласно которому все документы организации (оригиналы, копии, экземпляры, существующие в любой форме) должны быть выявлены, систематизированы и идентифицированы в составе ее документального фонда. Собственно, для этих целей и составляется номенклатура дел как многофункциональный документ, который одновременно является плановым, учетным, организационным документом и классификационным справочником.
Обратите все же внимание на то, что если филиал или представительство организации не являются юридическими лицами, они могут быть налоговыми агентами на территории, где зарегистрированы. Значит, до ликвидации такого филиала оригиналы налоговой отчетности, актов сверки расчетов и т.п. должны храниться как минимум 4-5 лет в данном подразделении организации. Оригиналы документов по личному составу до увольнения работников также хранятся в территориально обособленном подразделении. Паспорта объектов, документы по технике безопасности, акты проверок и т.п. как оригиналы должны быть всегда в распоряжении руководителя территориально обособленного подразделения. Не говоря уже о том, что руководитель такого подразделения имеет доверенности, издает распоряжения, ведет переписку от имени организации и осуществляет иные аспекты административно-организационной деятельности, которая сопровождается подлинными документами, имеющими юридическую силу.
Рекомендуем очень внимательно подойти к составлению номенклатуры дел на следующий год, выявить все подлинные документы территориально обособленного подразделения и правильно установить сроки их хранения. Подлинные документы как минимум в течение года, в котором действует номенклатура дел (и следующего за ним делопроизводственного года), будут храниться у вас в территориально обособленном подразделении «до передачи в Москву».
