Не стесняться и в заголовок дела включать указание на копийность документов дела. Например:
Конечно, в заголовке дела необходимо указать наименование вышестоящей организации, а в графе «Примечание» номенклатуры дел отметить, что подлинники хранятся в соответствующем подразделении вышестоящей организации. Срок хранения копий документов – в основном «До минования надобности» – также фиксируется в номенклатуре дел. Причем по отношению к научно-технической, производственной, строительной документации срок хранения копий «До минования надобности» означает в основном 5-летний срок хранения в связи со спецификой производственной и строительной деятельности.
При разработке номенклатуры дел необходимо исходить из правила, согласно которому все документы организации (оригиналы, копии, экземпляры, существующие в любой форме) должны быть выявлены, систематизированы и идентифицированы в составе ее документального фонда. Собственно, для этих целей и составляется номенклатура дел как многофункциональный документ, который одновременно является плановым, учетным, организационным документом и классификационным справочником.
Обратите все же внимание на то, что если филиал или представительство организации не являются юридическими лицами, они могут быть налоговыми агентами на территории, где зарегистрированы. Значит, до ликвидации такого филиала оригиналы налоговой отчетности, актов сверки расчетов и т.п. должны храниться как минимум 4-5 лет в данном подразделении организации. Оригиналы документов по личному составу до увольнения работников также хранятся в территориально обособленном подразделении. Паспорта объектов, документы по технике безопасности, акты проверок и т.п. как оригиналы должны быть всегда в распоряжении руководителя территориально обособленного подразделения. Не говоря уже о том, что руководитель такого подразделения имеет доверенности, издает распоряжения, ведет переписку от имени организации и осуществляет иные аспекты административно-организационной деятельности, которая сопровождается подлинными документами, имеющими юридическую силу.
Рекомендуем очень внимательно подойти к составлению номенклатуры дел на следующий год, выявить все подлинные документы территориально обособленного подразделения и правильно установить сроки их хранения. Подлинные документы как минимум в течение года, в котором действует номенклатура дел (и следующего за ним делопроизводственного года), будут храниться у вас в территориально обособленном подразделении «до передачи в Москву».
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Как в приказе об увольнении понимать фразу в скобках «(ненужное зачеркнуть)»? Что здесь ненужное? От чего это зависит? Как правильно заполнить?
В номенклатуру дел наряду с подлинниками включены и вторые экземпляры документов. Как правильно отразить их в номенклатуре и как определить срок хранения таких документов? Например, по итогам года обнаружили несколько штатных расписаний.
В государственном учреждении меняется состав экспертной комиссии. Может ли быть ее председателем не заместитель руководителя учреждения, а директор дирекции, курирующей делопроизводство? Директор дирекции находится в прямом подчинении руководителя учреждения. А заместители руководителя учреждения делопроизводство не курируют.
Существует какой-либо официальный нормативный документ, который регламентирует все вопросы издания приказов (их разработка, кто разрабатывает, как правильно разрабатывать, порядок оформления, правильное название, введение в действие и т.д.)? Чем можно руководствоваться, чтобы все приказы в организации были изданы правильно? Инструкция по делопроизводству на предприятии имеется, но руководитель требует документ «высшего» уровня, типа «Все о приказах с нуля».
Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?
В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?
Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.
Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
