Если в структуре организации существуют обособленные подразделения, имеющие счета в банке и круглую печать, то как определиться со сроками хранения приказов их начальников?

Теоретически и формально, конечно, могут, поскольку ст. 19 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558)¹ устанавливает сроки ­хранения следующих категорий приказов и распоряжений:

• по основной деятельности – пост., ст. 19 а) (с примечанием 1);
• по административно-хозяйственным вопросам – 5 л., ст. 19 в);
• по личному составу – 75 л., ст. 19 б) (с примечанием 2).

Но практически срок хранения определяется конкретно по результатам экспертизы ценности документов, образующихся в деятельности организации и ее подразделений. Сроки хранения интересующих вас документов (как и любых иных) зависят от основных критериев экспертизы ценности (критерии происхождения и содержания документа):

• организационно-правовая форма (территориально обособленные подразделения могут не являться и, как правило, не являются юридическими лицами), значимость, роль и место этих подразделений в деятельности всей организации, каковы цели их создания (ведь, например, реализация стандартных функций / услуг и инновационное управление проектом завоевания нового сегмента рынка – это разные вещи);
• система делегирования полномочий (какая часть уставных функций головной организации выполняется ими, что закреплено в положениях об этих подразделениях как их собственные функции, насколько самостоятельными они являются и в каких вопросах, каковы полномочия руководителя, какую распорядительную деятельность и по каким направлениям и функциям территориально обособленного подразделения он имеет право осуществлять и т.п. – все это фиксируется в положении о ­подразделении);
• конкретные формулировки полномочий, которые включены в доверенность руководителя территориально обособленного подразделения и его заместителей. При делегировании права издавать приказы, как правило, в генеральной доверенности руководителя данного подразделения перечисляются конкретные вопросы, например, право устанавливать индивидуальные тарифы и скидки клиентам, но в пределах установленных головной организацией лимитов и процентов.

В процессе анализа документов, на основании которых действует территориально обособленное подразделение, и при полистном просмотре приказов, изданных руководителем конкретного подразделения, вполне может оказаться, что инициативных приказов по основной деятельности и приказов о приеме, переводе и увольнении сотрудников руководитель не издавал из-за отсутствия полномочий. Приказы издавались исключительно во исполнение решений и распорядительных документов головной организации и лишь конкретизировали порядок их реализации, не изменяя формулировку и сути, например, уточняя дату начала и ответственного за исполнение или контроль, фамилии сотрудников-исполнителей и т.п.

Практика показывает, что если за территориально обособленными подразделениями закрепляются одинаковые и достаточно усеченные функции (они создаются как «организационный инструмент» территориального продвижения головной организации), то приказы руководителей таких подразделений по основным критериям экспертизы ценности документов очень часто возможно отнести не к основной деятельности, а к административно-организационной или административно-хозяйственной (срок хранения – 5 л., ст. 19 в)).

Поэтому экспертизу ценности документов (и не только приказов) территориально обособленных подразделений необходимо проводить с обязательным участием:

• заместителя руководителя организации, который отвечает за организацию работы, координацию и развитие данных подразделений, или
• очень квалифицированного специалиста головной организации, «курирующего» территориальные подразделения.

Подготовленные мотивированные профессиональные суждения о значимости документов обособленных подразделений для деятельности всей организации и о сроках их хранения передаются на рассмотрение экспертной комиссии организации, решение которой должно быть закреплено в протоколе заседания. И это будут конкретные и утвержденные сроки хранения приказов руководителей территориально обособленных подразделений, которые установила и которых будет придерживаться конкретно ваша организация по результатам экспертизы их ценности.