Выписка – это копия части документа, заверенная в установленном порядке (ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).
При оформлении выписки из документа необходимо перенести в ее заголовочную часть наименование автора в той форме, в какой это сделано в его подлиннике (полное наименование с указанием организационно-правовой формы; возможно наличие вышестоящей организации). Прописными (заглавными) буквами оформить наименование вида документа (ВЫПИСКА ИЗ СПЕЦИФИКАЦИИ), дату и индекс спецификации как идентификационные реквизиты данного документа, а также гриф утверждения (если он был на подлиннике). В оформляющую часть выписки вносятся наименования должностей лиц, подписавших подлинник, и расшифровки их подписей (И.О. Фамилия).
А удостоверять выписку будет ваша подпись с указанием наименования должности, личного росчерка и расшифровки. Ниже подписи на следующей строке необходимо оформить дату, когда была сделана выписка, которая и будет датой выписки из спецификации. В Варианте 1 Примера 1 показана заверительная надпись, оформленная согласно п. 3.26 действующего пока ГОСТа Р 6.30-2003. Но уже сейчас его планируется изменить (читайте новость «Грядет новый ГОСТ об оформлении организационно-распорядительной документации», чтобы в заверительную надпись добавить информацию о местоположении оригинала, с которого изготовлена копия (см. Вариант 2 в Примере 1):
Пример 1. Заверительная надпись (обычно оформляется на одностраничной копии или выписке документа)
При необходимости выписка может быть удостоверена печатью. Как правило, в положении о службе делопроизводства (раздел «Права») фиксируется, что руководитель и уполномоченные сотрудники службы делопроизводства имеют право удостоверять копии и выписки из документов организации с заверением печатью данного подразделения или «главной» печатью организации.
Но копируется и удостоверяется в выписке, прежде всего, основной идентификационный реквизит документа – текст. Поэтому в вашем случае рекомендуем сначала оформить в содержательной части выписки название раздела спецификации и тот пункт текста, к которому сделано приложение и дана ссылка на него, а затем и само приложение. Заверительная надпись с вашей подписью, которая удостоверяет выписку и придает ей юридическую силу (Пример 1), оформляется в данном случае на последнем листе приложения, ради которого вы и оформляете выписку.
В подлиннике документа (спецификации) нумерация страниц должна быть оформлена в валовом порядке, начиная со страницы 2, т.е. приложения отдельно не нумеруются, а входят в общее количество листов документа. В выписке из спецификации нумерация страниц также должна быть самостоятельной и валовой, начиная со стр. 2, поэтому:
- на стр. 1 выписки ее номер не проставляется, а начинают нумероваться последующие страницы: 2, 3, 4 и т.д. по порядку;
- первой страницей выписки может быть титульный лист спецификации, только на нем необходимо правильно оформить название вида документа: вместо «СПЕЦИФИКАЦИЯ...» записать «ВЫПИСКА ИЗ СПЕЦИФИКАЦИИ...»;
- на второй странице может быть указано наименование раздела спецификации и тот его пункт, к которому относится приложение; далее можно поместить подписи (без личных росчерков), если они были оформлены не на титульном листе, а после текста спецификации;
- потом идут страницы приложения (тогда первая страница приложения скорее всего окажется 3-й страницей выписки) и на последней странице приложения оформляется заверительная надпись с подписью лица, сделавшего выписку из документа (Пример 1).
Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа документа (п. 4.9 действующего ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»).
Пример 2. Заверение сшива многостраничной выписки
Выписка из документа должна быть скреплена, а в случае необходимости и прошита (это делается обычно при представлении выписки во внешние организации): на обороте последнего листа документа оформляется удостоверительная надпись с указанием общего количества листов (цифрами и прописью), см. Пример 2. Ее также могут подписывать руководитель или уполномоченные сотрудники службы делопроизводства и заверять печатью данного подразделения или печатью организации. Обратите внимание: при заверении сшива (как в Примере 2) заверительная надпись оформляется на нем в обычном порядке.
Таковы общие правила оформления выписок из документов, которые сложились, в основном, при оформлении документов, относящихся к системе организационно-распорядительной документации.
Но рекомендуем всегда обращать внимание на то, к какой системе документации относится документ, с которым вы работаете. Спецификация может относиться к системам торговой, технологической, конструкторской и др. документации, в которых могут действовать иные правила дублирования и копирования документов. Например, действуют межгосударственные стандарты единой системы конструкторской документации (ЕСКД): ГОСТ 2.102-2013 «ЕСКД. Виды и комплектность конструкторских документов», ГОСТ 2.502-2013 «ЕСКД. Правила дублирования», ГОСТ 2.602-2013 «ЕСКД. Эксплуатационные документы», в которых в зависимости от характера использования конструкторского документа устанавливаются некоторые особенности оформления дубликатов и копий / выписок, а также удостоверительных надписей.
