Меня интересует вопрос по нормам времени на выполнение работ в делопроизводстве: какое количество писем (входящих, исходящих) сотрудник должен обрабатывать за рабочий день? В каких нормативных актах я могла бы найти ответ?
К примеру, в нашем учреждении за 2010 год было зарегистрировано:
Естественное желание руководителей любого уровня – это экономия денежных средств организации. И, как правило, экономить начинают на заработной плате работников. Этот процесс имеет два направления: желание уволить «лишних» людей, а после их увольнения всю работу распределить между оставшимися. Чистка рядов, как правило, начинается с работников делопроизводственного аппарата. Для того чтобы защитить сотрудников ДОУ от неминуемого сокращения, а еще лучше – доказать работодателю, что службу необходимо расширять, Вам, конечно, потребуется знание основ нормирования труда.
Основными документами, регламентирующими деятельность работников в этой области, являются:
Хотелось бы также обратить Ваше внимание на выступления и публикации такого широко известного автора, как Янковая Валентина Федоровна (кандидат исторических наук, заместитель директора Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), доцент Государственного университета управления).
Пример 1
В соответствии с нормами времени на обработку входящих документов, установленных в разделе 5 Норм времени 2002 года (фрагмент этого документа см. ниже), рассчитаем, сколько рабочего времени ежедневно затрачивает сотрудник службы ДОУ на регистрацию входящей корреспонденции, если за год всего зарегистрировано 7139 документов данной группы.
Вычислим, какое количество входящих документов регистрируется в организации ежедневно (в среднем):
(7139 документов : 12 месяцев) : 21 рабочий день в месяце = 28 документов.
Рассчитаем, сколько времени, в соответствии с установленными нормами, должно быть затрачено сотрудником на выполнение данной работы:
28 документов : 10 документов (единица измерения для данной нормы) х 0,65 часа (норма времени) = 1,84 часа.
В итоге получается примерно 2 часа ежедневно.
Особое внимание уделите пункту «Содержание работы», в котором перечисляются виды работ, входящих в нормируемый процесс.
Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утвержденные постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 26.03.2002 № 23
Содержание работы: прием корреспонденции, проверка целостности упаковки и вложений, правильности адресования, вскрытие конверта, систематизация документов на регистрируемые и нерегистрируемые, заполнение регистрационных карточек, штампов, распределение документов на подлежащие передаче руководителю федерального органа исполнительной власти или его заместителям для рассмотрения и вынесения резолюции и на подлежащие передаче на исполнение в структурные подразделения.
Исполнители – работники канцелярии, экспедиции.
Единица измерения – десять документов.
Ссылка на утвержденные нормативы может Вам помочь при общении с руководством. Но при нормировании труда работников службы ДОУ необходимо учесть еще факт использования (или отсутствия) средств вычислительной техники, программного обеспечения, от этого во многом будет зависеть расчет норм выработки. Приведу пример.
Пример 2
Регистрация входящих документов может осуществляться как на бумажном носителе (в журнале регистрации, на регистрационных карточках), так и в электронном виде (в таблице, созданной средствами WORD или EXCEL, либо в специальной системе электронного документооборота). Естественно, время, затраченное на регистрацию одного и того же документа, в каждом из перечисленных вариантов окажется различным.
То же самое можно сказать и о характере работы различных сотрудников: один затрачивает на регистрацию документа меньшее количество времени, чем другой. Это зависит от индивидуальных способностей человека, а также от тех или иных технологий, которые он использует в своей работе. Например, если способности, опыт профессиональной деятельности у сотрудников одинаков, то стоит приглядеться к используемым приемам и методам труда.
Первым шагом на пути к нормированию труда сотрудников ДОУ может стать такой широко используемый метод, как фотографирование рабочего дня или какого-либо процесса. Лучше начинать с процессов.
Пример 3
Например, выбрать один бизнес-процесс: регистрация входящей корреспонденции (при этом лучше выбрать документы одной группы) и с секундомером в руках замерить время, потраченное вашими сотрудниками на его выполнение. Для ровного счета взять 10 документов (при этом обратите внимание на то, что человек имеет особенность уставать от выполнения монотонной работы). Замерить общее время, потраченное на регистрацию данных документов, а потом поделить на 10 – получится среднее время, потраченное на регистрацию одного документа.
Уверяю, что Вас удивит существенная разница между «лучшим» и «худшим» результатом даже одного работника. При этом результаты, полученные в начале и конце рабочего дня, будут также отличаться друг от друга.
После сравнения результатов рассчитайте средний показатель. Средний результат умножьте на среднее количество документов, которое поступает на регистрацию ежедневно. Так вы получите среднюю норму выработки. При этом необходимо учитывать и время, потраченное сотрудником на сортировку писем, на вскрытие конвертов, на изъятие документа из конверта и т.д. Еще прибавьте время перерывов и так далее.
Таким образом, Вы ответите на вопросы:
И в зависимости от поставленной задачи (цели) рассчитаете необходимые нормы выработки, значительно улучшив работу подразделения.
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Организация не является источником комплектования государственного архива. В Перечне 2019 года установлено, что такие организации могут не хранить постоянно документы, для которых Перечнем 2019 года установлен срок хранения «постоянно». Как оформить это в номенклатуре дел?
Как в протоколах оформлять реквизит «место составления или издания»? При оформлении протоколов в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях этот реквизит в отношении оформления протоколов назван «место заседания». Как необходимо оформлять: – населенный пункт (как определено в п. 5.13 ГОСТ Р 7.0.97-2016) или – кабинет руководителя (в некоторых протоколах указывают полный адрес вплоть до кабинета)?
Вопрос о регистрации протоколов – нужно вести журнал их регистрации или нет? Протоколы заседаний (комиссия по охране труда, общее собрание трудового коллектива, заседание комиссии по поступлению и выбытию активов, заседание комиссии по противодействию коррупции и т.п.) возможно ли регистрировать в одном журнале или каждая комиссия регистрирует протоколы в своем журнале?
Обязательно ли в деловых письмах указывать «Настоящий документ подписан электронной подписью» в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»?
Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?
В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?
Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.
Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
