Номенклатура на следующий год полностью копирует номенклатуру дел текущего года, но из нее нужно убрать одно дело где-нибудь в середине нумерации дел. Изменять нумерацию и переклеивать корешки на всех остальных делах совсем не хочется. Можно ли просто убр

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 02 / 2012

Вопрос

Ежегодно при составлении номенклатуры дел на следующий год возникает вопрос, на который никак не могу найти ответ. Подскажите, пожалуйста, как правильно поступать? Номенклатура на следующий год полностью копирует номенклатуру дел текущего года, но из нее нужно убрать одно дело где-нибудь в середине нумерации дел. Изменять нумерацию и переклеивать корешки на всех остальных делах совсем не хочется. Можно ли просто убрать это дело, хоть последовательная нумерация и нарушится? Но ведь возрастающая останется. Прошу дать разъяснения, каким образом исчислять 30-дневный срок рассмотрения обращений граждан, поступивших в декабре, с учетом новогодних праздников и каникул? Согласно Правилам (2002 г.) номенклатура дел, как правило, согласовывается с архивным учреждением не реже, чем раз в 5 лет. В связи с этим возник вопрос, подлежит ли пересогласованию с архивным учреждением номенклатура, в которую внесены изменения, или достаточно уведомить архивное учреждение?

Отвечает

Рудина Наталья

генеральный директор архивной фирмы, www.arhivdocument.ru

Номенклатура дел отражает деятельность организации с момента ее создания и до ее ликвидации. Ежегодно, в конце года, номенклатура дел пересматривается в зависимости от изменений, произошедших в организации. Если на следующий год номенклатура дел остается практически без изменений, но из нее необходимо убрать одно дело, то можно не менять нумерацию дел. Вместо изъятого дела следует написать: «Резервный номер». Тогда нумерация смещаться не будет и корешки на всех делах переклеивать не придется. Но обязательно на всех корешках папок следует заменить год.

Номенклатура дел является плановым и одновременно учетным документом. Именно поэтому следует ставить в известность вышестоящий архив о всех изменениях в номенклатуре дел. В зависимости от степени внесенных изменений вышестоящий архив сам принимает решение о необходимости согласования.