Опись является первичным учетным документом для учета дел постоянного, временного хранения и по личному составу. После обработки и формирования дел составляется опись, она утверждается руководителем. Дела шифруются в соответствии с номерами дел по описи. Поэтому, если после составления и утверждения описи появились дополнительные документы за тот же период, то в таком случае составляют дополнительную опись к ранее оформленной. Дела не перешифровываются.
Пример 1. Образец дополнительной описи организации, не являющейся источником комплектования государственного / муниципального архива
В каждой организации должен вестись реестр описей. В нем необходимо отразить появление дополнительной описи, указав ее порядковый номер, который соответствует основной описи (ранее составленной) и добавив следом слово в скобках «(дополнительная)», а также за какой период составлена новая дополнительная опись. В данном случае будет дополнительная опись документов постоянного хранения № 1-П за 2005 год (см. Пример 1).
Если организация состоит на учете в государственном или муниципальном архиве, то номер описи согласовывается с этим архивом.
Номер фонда имеют организации, являющиеся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов. Все остальные организации оставляют номер фонда в описи пустым, он будет вписан только в случае передачи документов на хранение в государственный или муниципальный архив при ликвидации организации.
Тему составления годовых описей при передаче дел в архив фундаментально мы рассмотрим в специальной статье в ближайшем номере журнала.
