Дата и индекс (номер) являются важнейшими идентификационными реквизитами любого документа.
Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов. Он отражает принцип коллегиального управления и деятельность коллегиального органа в пределах его полномочий, т.е. в пределах предоставленных ему прав, вытекающих из закрепленных задач и функций, и срока их действия.
В делопроизводстве применяется традиционно сложившееся правило, в соответствии с которым документы, издающиеся на основе принципа единоначалия (т.е. единоличным исполнительным органом организации и уполномоченными им лицами), идентифицируются в системе управления (т.е. регистрируются) в валовом порядке по календарным годам и, как правило, в пределах своих документопотоков. А вот документы, издающиеся на основе коллегиальности органами управления организацией, в том числе высшими (общее собрание акционеров, совет директоров, собрание учредителей), коллегиальными исполнительными (правление, дирекция) или совещательными (комитет по управлению активами и пассивами, технологический комитет и т.п.), идентифицируются (регистрируются) в валовом порядке, но в пределах срока полномочий коллегиального органа, который является автором документа.
Коллегиальные органы могут быть избираемыми или назначаемыми, они создаются в качестве постоянно действующих или временных, имеющих ограниченный срок полномочий. Порядок их создания обычно закрепляется уставом или положением об организации, а также положениями об этих органах. При этом персональный состав коллегиального органа может иметь разное значение. Полномочия и персональный состав коллегиальных органов важны прежде всего в рамках корпоративного управления, управления акционерной стоимостью. Значение персонального состава коллегиальных исполнительных и совещательных органов всегда определяется в положениях об этих органах или приказах об их создании.
Пример 1
В пределах срока полномочий оформляются и регистрируются протоколы заседаний аттестационных, инвентаризационных и других комиссий организации, когда регламентируются и ограничиваются и персональный состав, и полномочия, и срок их действия.
Протоколы ученых советов научных учреждений и высших учебных заведений, протоколы совещательных органов организации также регистрируются в пределах срока полномочий, но в этом случае регламентируются полномочия коллегиального органа и его численный состав, а персональный состав может оперативно изменяться.
Протоколы заседаний методических советов, комиссий, секций и кафедр учебных заведений ведутся и регистрируются в пределах учебного года, причем при оперативном изменении персонального состава срок полномочий коллегиального органа может быть длительным, до внесения изменений в положение об этом органе.
Действующее законодательство, регламентирующее деятельность акционерных обществ (например, Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», с изменениями), не предписывает оформлять реквизит «индекс» (номер) в качестве обязательного реквизита протокола общего собрания акционеров, протокола заседания совета директоров или наблюдательного совета, протокола заседания правления или дирекции. Устанавливается лишь обязательность оформления в протоколе места и времени проведения, например, общего собрания акционеров.
Итак, если в пределах срока полномочий акционеров (состав акционеров фиксируется в установленном законодательством порядке за 2 месяца и на дату проведения собрания) проводилось одно их собрание, то индекс (номер) протокола может не оформляться. Если же акционеры инициируют/организуют в обычном режиме проведение второго собрания, то на его протоколе должен быть проставлен № 2. Если же собрание является внеочередным, то его протокол не индексируется, а в заголовочной части уточняется название его разновидности – «Внеочередного собрания акционеров».
Приведенные в вопросе читателя примеры индексации протоколов (протокол от 15.07.2011 № 1 – протокол от 22.06.2012 № 5 и «с лета до лета») вполне могут применяться при документировании деятельности коллегиальных органов управления в компаниях холдинга в пределах срока их полномочий.
Лучшие практики корпоративного управления предусматривают, что каждый орган управления в каждом юридическом лице холдинга должен иметь положение и регламент его работы, разработанные на основании устава соответствующего юридического лица. В регламенте работы (например, Регламенте проведения общего собрания акционеров, Регламенте проведения заседаний Совета директоров или Правления) целесообразно выделить специальный раздел о документировании деятельности этих органов, в котором конкретно установить порядок оформления протоколов заседаний, включая правила и ситуации оформления даты и индекса каждого документа, а также правила оформления других документов: повестки дня, листа заочного или «электронного» голосования и т.п. Разработку таких документов желательно делать совместно со специалистами из юридического департамента.
