Конечно, да! Все книги и журналы регистрации (писем, приказов, доверенностей, распоряжений, договоров, командировочных удостоверений, обращений граждан, личного приема граждан руководителями организации и т.п.), базы данных СЭД, в которых регистрируются документы, т.е. абсолютно все учетные документы подлежат включению в номенклатуру дел организации.
Книга или журнал учета представляют собой одновременно и документ, прошитый и заверенный с целью обеспечения его целостности, и своеобразное «дело». Оно может учитываться в номенклатуре дел как «переходящее», если в организации журнал используется до тех пор, пока не закончатся его листы. Например, журнал выдачи командировочных удостоверений (в кадровой службе) или журнал регистрации командировочных удостоверений (обычно в службе делопроизводства ведется для тех, кто прибыл в организацию в командировку) могут вестись в течение нескольких лет при условии, что номера документам будут присваиваться в пределах каждого нового календарного года.
Но книги и журналы могут представлять собой несколько томов одного «дела», если в них учитываются документы, образующие большой документопоток. Например, журнал регистрации поступающих документов (от клиентов и контрагентов) может вестись как учетный документ в течение года, но по мере внесения записей, когда один журнал уже заполнен, для продолжения регистрации заводится / открывается новый журнал. Страницы нового журнала нумеруются с 1 по n-й номер, журнал прошивается, к нему оформляется удостоверительная надпись. Но вот регистрация поступающих документов в этом новом журнале продолжается в валовом порядке номеров в пределах календарного года, а не начинается с первого номера. В конце года образуется несколько томов /частей данного журнала / «дела».
В номенклатуре дел учетные документы располагаются обычно с учетом степени значимости дел в конце каждого ее раздела, после заголовков категорий дел с перепиской и перед заголовками дел с документами об организации делопроизводства (номенклатура дел, описи дел и акты о выделении к уничтожению документов). Регистрационные базы данных, журналы и книги учета ведутся в основном как «переходящие» дела, о чем в графе «Примечание» номенклатуры дел делается соответствующая отметка. См. Пример 1.
Но в процессе систематизации заголовков в номенклатуре дел можно соблюдать принцип их расположения не только по степени значимости, но и во взаимосвязи, что в последнее время стало хорошей практикой организаций, поскольку после сдачи в архив учетные документы выполняют в нем справочную и поисковую функции. То есть сразу после заголовка дела, содержащего название вида/видов документов, связанных определенным вопросом/содержанием, в номенклатуру дел вносят заголовок учетного документа (книги/журнала), в котором регистрируются эти документы.
В Примере 2 показано, что в юридическом отделе журнал регистрации доверенностей будет храниться столько же, сколько и сами доверенности, поскольку в архиве он будет выполнять справочную функцию. В Примере 3 тоже показана систематизация взаимосвязанных дел.
Номенклатура дел как документ выполняет учетную функцию, т.е. в ней должны быть закреплены и идентифицированы все документы, которые составляют / будут составлять документальный фонд организации (он одновременно является и ее имуществом, и нематериальным активом).
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Добрый день! Подскажите пожалуйста, на нашем предприятии ведутся элект.журналы заявок для выполнения работ (в формате EXCEL) находятся они на сервере предприятия. Как их учитывать в номенклатуре дел? Сроки хранения. Спасибо!
Подскажите пожалуйста, в номенклатуру должны включаться только документы, которые были зарегистрированы в отделе делопроизводства? Если документы не проходили регистрацию в отделе делопроизводства (например, бухгалтерские документы, документы отдела кадров), то они не включаются в номенклатуру дел?
В номенклатуру включаются все дела и журналы всех отделов организации
Подскажите, если приказы регистрируются в электронной базе данных, то как это должно отражаться в номенклатуре? Нужно ли делать распечатку из этой базы? И как часто? Регистрация входящих/исходящих документов ведется так же в электронной базе, ее то же следует распечатывать и как часто?
А вот и нет! По крайней мере при наличии журнала учета журналов, который в обязательном порядке должен быть включен в номенклатуру, можно этого не делать, регистрируя в нем остальные журналы.
Журнала учета журналов в обычном делопроизводстве не бывает. Это делают только в конфиденциальном делопроизводстве, и то - иногда...
Не надо ничего изобретать, надо знать функции самой номенклатуры дел, которая выполняет функции и учетного документа тоже. Весь учет журналов осуществляется в номенклатуре, а не в журнале учета журналов.
Был разработан локальный нормативный акт организации. Как корректно назвать приказ: «О введении в действие» или «Об утверждении и введении в действие»?
Согласно приказу введен в действие Единый реестр шаблонов предприятия (в него включены, например, шаблон приказа, исходящего письма, должностной инструкции, локального нормативного акта и др.). В организационно-распорядительном документе также указано, что порядок разработки, утверждения и корректировки указывается в приложении к приказу. Статус «Шаблон» документ получает только на основании регистрации в Едином реестре шаблонов. При этом в приказе ничего не указано о статусе таких шаблонов. Просим разъяснить, какой статус будут носить такие шаблоны: обязательный, добровольный или рекомендательный? Если, например, работник возьмет за основу шаблон должностной инструкции и включит пункты, которые отсутствуют в нем, то будет ли это являться отступлением от требований в использовании шаблона?
Организация направила нам документ с грифом «Для служебного пользования». Сам документ на 3 листах, на нем проставлен гриф. А приложения к нему на 28 листах (две таблицы) грифа не имеют. Как правильно расценивать приложения? Они тоже подпадают под гриф ограничения доступа, хоть он на них не проставлен, или приложения не являются документами ДСП?
Наша компания крупная, у генерального директора много заместителей по определенным направлениям. В организацию зачастую поступают документы, адресованные двум должностным лицам компании. Например, двум заместителям, когда в одном письме затрагиваются вопросы, которые курируют эти руководители. Соответственно, документ передается на рассмотрение и тому, и другому руководителю. Таким образом, один и тот же документ будет иметь две резолюции, как правило, с указанием разных исполнителей и разными сроками исполнения (ведь у каждого руководителя свое видение). А иногда фамилии исполнителей частично совпадают у обоих руководителей. К тому же документы с резолюциями от двух руководителей могут выйти не одновременно, т.к. один из руководителей может отсутствовать на рабочем месте, например находиться в командировке. От второго руководителя резолюция может выйти позже, чем от первого. На какую резолюцию необходимо опираться при направлении документа на исполнение и постановке на контроль, ведь служба делопроизводства не может игнорировать ни одну, ни другую резолюцию? Но и ставить одному и тому же документу разные сроки исполнения абсурдно, равно как и направлять на исполнение в разные отделы.
Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?
В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?
Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.
Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
