Top.Mail.Ru

Как оформить историческую справку к документам архива организации?

Вопрос
Нашему учреждению исполняется 50 лет. Меня попросили найти данные и заполнить архивную справку на учреждение. А у меня нет образца. Подскажите, как правильно оформить и заполнить архивную справку на учреждение и передать ее в вышестоящую организацию.
Отвечает

Предполагаю, что автору вопроса надо не «заполнять архивную справку по форме», а представить в вышестоящую организацию историческую справку об учреждении, которое отмечает полувековой юбилей.

Историческая справка является одним из элементов системы научно-справочного аппарата к документам архива организации. Как минимум один экземпляр исторической справки должен храниться в архиве в деле фонда. Правила составления и оформления исторической справки, в которой должны отражаться сведения об истории организации, устанавливают Основные правила работы архивов организаций (утв. решением коллегии Росархива от 06.02.2002; п. 7.6).

Историческая справка должна состоять из трех разделов, оформляется она на чистых листах бумаги с соответствующими названиями разделов.

Первый раздел называется «История фондообразователя», в нем должны быть по итогам года со ссылками на соответствующие документы зафиксированы в хронологической последовательности (начиная с даты создания организации) все изменения в ее структуре и функциях, в составе подведомственных организаций, изменения организационно-правовой формы и т.п.

«Лучшие» практики работы архивов показывают, что в первый раздел исторической справки сейчас необходимо вносить и сведения:

  • об образовании органов управления организацией (коллегиальных и единоличных исполнительных);
  • о назначении (увольнении или перемещении) должностных лиц, входящих в состав руководящих органов и руководства организации (включая главного бухгалтера и его заместителей, руководителя службы внутреннего контроля и т.п.);
  • о фактах получения лицензий и сертификатов, об участии и наградах международных и российских выставок и представительных мероприятий;
  • о компании – внешнем аудиторе;
  • дате публикации «обнародования» очередного годового отчета;
  • внедрении той или иной информационной системы и т.п. и даже о фактах публикации информации о существенных событиях (перед проведением общего собрания акционеров).

Историческая справка становится сводным документом, в котором фиксируются действительно важные для истории организации (и для истории ее архивного фонда) факты и события, причем со ссылками на даты и номера соответствующих подтверждающих документов.

Чтобы правильно «вести» историческую справку, архив (служба делопроизводства) организации должен стать подразделением обязательной рассылки всех значимых приказов по основной деятельности и личному составу и т.п., активно взаимодействовать с корпоративным секретарем и юридической службой, со всеми подразделениями организации. Причем в течение года в архиве можно просто собирать копии документов, необходимых для внесения записей об истории фонда, а в конце года на их основе внести в хронологической последовательности записи в первый раздел исторической справки. Далее, в процессе работы с подразделениями над описями дел, сдаваемых в архив, можно делать необходимые аннотации к заголовкам дел в описи, что облегчит поиск документов в архиве и составление годового раздела собственно архивной описи (описи дел постоянного срока хранения, которая составляется архивом организации на основе описей, сданных структурными подразделениями).

Пример 1

В корпоративном управлении очень важно формировать, транслировать и пропагандировать историю организации – позитивную историю бизнеса, чему способствует и правильное ведение научно-справочного аппарата к документам архива организации.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как закрывать 2 номенклатуры дел из-за внедрения СЭД

В 2021 году в середине года был переход из одной системы документооборота в другую. Раньше дела были только бумажные и номенклатуры дел в СЭД не было. Но в новой системе существует электронная номенклатура дел, соответственно все документы, которые оформлялись в компании с определенной даты (с 20.07.2021) – были внесены в новые созданные электронные дела и по ним существует своя электронная номенклатура дел. Каким образом необходимо проводить закрытие номенклатуры дел за 2021 год? Отдельно за период с 01.01.2021 по 20.07.2021 в бумажном виде, а потом за период с 20.07.2022 по 31.12.2022 в электронном виде?

Кто списывает исполненный документ «В ДЕЛО»?

Вопрос от администрации города. Если на документе проставлена резолюция руководителем, то после исполнения этот документ должен списать «В ДЕЛО» также руководитель? Какими правовыми актами это можно подтвердить?

Где и сколько хранить учетную политику?

Если учетная политика составлена на 2022 год, но данный документ является приложением к приказу от 2021 года, в дело какого года в итоге его подшивать: —  в дело 2021 года подшивается только приказ, а приложение к нему – в дело 2022 года? —  или приказ и приложение к нему формируются вместе в дело 2021 года?

Об учете судебной переписки

Как правильно вести учет судебной переписки? Регистрировать / хранить судебные письма отдельно или в общем реестре входящих документов?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Можно ли печатать документ на обеих сторонах листа? С договорами так часто поступают. А как быть с письмами, актами и др.? Как при этом правильно нумеровать страницы? Чем все это регулируется сейчас? Или только правилами делового оборота?

Можно ли печатать документ на обеих сторонах листа? С договорами так часто поступают. А как быть с письмами, актами и др.? Как при этом правильно нумеровать страницы? Чем все это регулируется сейчас? Или только правилами делового оборота?

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

Как оформить электронное приложение к бумажному документу? Как их переправить по почте?

Как оформить реквизит «Приложение» в случаях, когда: 1. Письмо и приложение к нему оформлены на бумажном носителе, но отправлены адресату будут только их скан-копии по электронной почте? 2. Письмо оформлено на бумажном носителе, а приложение к нему только в электронном виде, адресату письмо с приложением будет направлено по электронной почте? Что при этом написать на документе-приложении и в самом письме? Покажите, пожалуйста, как это грамотно оформить.