Top.Mail.Ru
В прошлом номере журнала мы разобрались, как составлять годовые описи дел постоянного хранения, по личному составу и временного хранения при их передаче из структурных подразделений в архив организации, в т.ч. занимались составлением справочного аппарата к описи. В этом номере журнала мы решили подробно остановиться на составлении исторической справки об организации и ее документальном фонде. Вы узнаете, когда нужно составлять такую справку, какие сведения включить и как оформить.

Что это такое? «Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, определяют историческую справку как «документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и системы научно-справочного аппарата архива». Иными словами, историческая справка представляет собой своеобразную «биографию» организации с обзором документов, отложившихся в ее деятельности за весь период существования.

Историческая справка составляется о каждой организации и ее фонде. Под фондом понимается вся совокупность документов, образующихся в деятельности организации. А организация, в результате деятельности которой отложились эти документы, называется фондообразователем.

Историческая справка составляется при первом поступлении документов в архив организации (ведомственный) или в сторонний архив (муниципальный, государственный). При дальнейшем пополнении фонда справка только дополняется.

Историческая справка состоит из трех разделов:

  • истории фондообразователя, т.е. истории организации;
  • истории фонда;
  • характеристики документов фонда.

Историческая справка представляет собой связанный, лаконичный текст, в котором постепенно раскрываются указанные выше разделы.

История фондообразователя

Первый раздел – история фондообразователя – излагается в хронологической последовательности на основе законодательных, распорядительных и иных документов.

История фондообразователя дает общее представление об организации, причинах ее создания, масштабе деятельности, месте организации в системе государственного аппарата, экономической, политической, культурной и др. жизни. Поэтому она должна содержать следующие сведения:

  • изменение в названии и подчиненность фондообразователя (например, министерству или какому-нибудь другому ведомству);
  • даты и причины создания фондообразователя. Эти сведения даются на основании законодательных актов и распорядительных документов. При этом желательно давать ссылки на эти документы (например, если ссылка дается на Указ Президента РФ или постановление Правительства РФ, то она дается на официальный опубликованный источник – Собрание Законодательства РФ, Российскую газету и др. Если же ссылка дана на архивные документы, то указывается название архива, в котором хранится данный документ, а также номера фонда, описи, дела и листы);

Пример 1. Образец ссылки на опубликованный документ

Пример 2. Образец ссылки на архивный документ.

class='dash'

  • название организации-предшественника (если имеется);
  • задачи, функции организации и их изменения излагаются в соответствии с правовыми и нормативными актами (уставами, положениями и др.). При этом в обязательном порядке указываются даты и основные причины их...

  • Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

    Купить эту статью
    за 500 руб.
    Подписаться на
    журнал сейчас
    Получать бесплатные
    статьи на e-mail

    Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
    Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

    • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
    • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

    А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

    Рекомендовано для вас

    Выдача пользователям документов из архива организации

    Что может выдавать архив по запросам работников своей организации и сторонних компаний. Какими документами можно инициировать получение дел из архива (показали образцы заказа и служебной записки). Кто должен одобрить заявку. Каким комплексом документов оформляется выдача дел из архива (когда необходимо оформлять акт выдачи дел во временное пользование; книга выдачи документов обязательна, а вот карта-заместитель дела и лист использования документов дела факультативны). Какие из этих документов имеют утвержденные формы и как их можно усовершенствовать.

    Если бухгалтерия отказывается передавать свои документы в архив организации

    Когда подразделения обязаны передавать документы в архив своей организации? Где это установлено и каковы санкции за нарушения? Что делать, если некоторые подразделения не хотят расставаться со своими документами и передавать их в архив? Как их переубедить? Как легализовать такую практику? Эти интересные вопросы нам задал подписчик, ответы на них вылились в целую статью.

    Особенности выдачи сторонним организациям документов из архива во временное пользование

    В письмо о выдаче документов во временное пользование лучше просить включить гарантию возврата и сохранности ваших документов (образец показали). Объяснили, на какой срок действующие правила считают допустимым выдавать документы. Как заполнить акт и учетные документы при выдаче дел из архива сторонней организации, как ее представителю расписываться в получении. Стоит ли оставлять себе заверенные копии при временном расставании с оригиналами.

    Как отразить в учетных документах архива «выбытие» единиц хранения

    Различные обстоятельства могут приводить к тому, что сведения в учетных документах архива перестают отражать реальную ситуацию: документы в архиве могут быть не обнаружены по результатам проведенного розыска, получить неисправимые повреждения, быть переданы по акту к физическому уничтожению или в госархив, личные документы могут быть отданы собственнику, документы могут поступить в неупорядоченном состоянии, затрудняющем их учет, могут быть обнаружены «технические» ошибки в цифрах учета либо некоторые хранимые документы могут оказаться вообще «чужими». Сначала мы показываем виды актов (с примерами оформления), которые подтверждают разные причины выбытия и снятия с учета документов. А потом – как внести изменения о количестве хранимых дел в основные учетные документы архива на основании этих актов.

    Если вы пришли в архив…

    Статья посвящена социально правовым запросам организаций и частных лиц, чаще всего направляемым в госархивы. Как вычислить нужный архив и сколько ждать ответа? Какие услуги окажут бесплатно, а за что придется заплатить? Как составить запрос? Архивные справки, выписки и копии могут выдавать не только госархивы, но и коммерческие организации, поэтому правила их оформления вам тоже могут пригодиться. Кроме того, разъясняется ситуация с документами, переданными на ответственное хранение сторонней организации.

    Составляем описи для передачи документов из подразделений в архив организации

    За какие годы пора передавать документы из подразделений в архив организации? Какие группы бумажных и электронных документов в какие описи дел подразделений для этого включаются? Что не попадает в эти описи? Как сведения из описей подразделений аккумулируются в годовых разделах сводных описей дел по организации? Какую логику нумерации использовать для разных видов описей и записей внутри них? Какие утвержденные формы нужно применять?

    Уничтожение документов

    С необходимостью что-нибудь когда-нибудь уничтожить сталкивалась каждая организация. В данной статье мы расскажем о порядке проведения этой процедуры, а также о способах ее документального подтверждения. Как назначить экспертную комиссию и провести экспертизу ценности документов? Как провести архивную обработку документов, выбранных для списания и уничтожения? Как оформить акт о выделении к уничтожению документов и дел? В каких случаях к нему необходимо приложить накладную и акт об уничтожении документов? Как меняется комплект оформляемых документов, если вы прибегаете к услугам сторонней организации? Когда и как оформляется акт об уничтожении испорченных бланков документов? Какие способы уничтожения применяют для бумажных и электронных документов?

    Архивное хранение электронных документов: проблемы и решения

    Анализируются различные типы носителей информации на предмет их долговечности. Описываются оптимальные условия хранения, особенно подробно автор останавливается на соблюдении температурно-влажностного режима. Предлагаются способы решения проблем, связанных с устареванием аппаратного и программного обеспечения. Ведь устройства, с помощью которых информация считывается с внешних носителей (дискеты, CD и др.), изнашиваются и морально устаревают приблизительно через 10 — 15 лет, а жизненный цикл программного обеспечения сейчас оценивается всего в 5 — 7 лет. Кроме того, должное внимание уделено проблемам обеспечения аутентичности (подлинности) электронных документов. Вопросы организации учета и описания электронных документов при их долговременном хранении будут рассмотрены во второй части статьи, которую мы планируем опубликовать в следующем номере журнала.