В данной ситуации нет оснований для споров. Алгоритм очень простой.
Если вы знаете, что требования семейства стандартов системы менеджмента качества (СМК) применяются в процессах производства продукции и услуг, отвечающих требованиям потребителей, с целью повышения удовлетворенности потребителей (таковы сфера стандартизации и область применения серии стандартов ISO 9000, ISO 9001 и соответствующих стандартов ГОСТ Р ИСО), то, конечно же, в качестве нормативного документа будете использовать Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182; с изменениями; далее – Перечень НТД). Рекомендуем обратить внимание на раздел 10 «Качество и безопасность продукции» данного Перечня НТД, в котором с учетом «звенности» устанавливаются сроки хранения документов о качестве продукции.
«Звенность» означает, что сроки хранения типовых архивных документов дифференцируются по 4 группам («звеньям») организаций в зависимости от «роли» организации в процессе документирования научно-технической и производственной деятельности:
Если роли (функции) организации совпадают, ведь стандарты СМК организация может разрабатывать самостоятельно и быть одновременно заказчиком, разработчиком и «эксплуатирующей» организацией, то сроки хранения документов устанавливаются по звену с большими сроками, что необходимо подтвердить соответствующей записью в протоколе заседания экспертной комиссии организации.
Наконец, если вы знаете, что система документации, обеспечивающая систему менеджмента качества, состоит из подсистем документации, что документы системы СМК должны «пронизывать» любой производственный процесс, то обратите внимание и на другие разделы Перечня НТД.
Система управления качеством должна быть организована (политика или руководства по качеству являются организационными документами), процесс производства планируется (должны разрабатываться планы обеспечения качества), технологически устанавливаются требования к качеству продукции или оказания услуги (в спецификациях, стандартах предприятия, методиках), разрабатываются технологические и технические документы (рабочие инструкции, чертежи), оперативно поддерживаются заданные параметры (документируются параметры производственных процессов, в т.ч. фиксируются «записи» о выполненных действиях, этапах производственных процессов, их времени, длительности и т.п., фиксация может производиться и автоматически).
Так, сроки хранения организационных документов по СМК (политика, стандарт на разработку стандартов и т.п.) и стандартов организации (СТп) можно устанавливать по ст. 1541 или 1564 раздела 11 «Техническая регламентация, сертификация, метрологическое обеспечение производства» Перечня НТД. Сроки хранения технологических документов, спецификаций и т.п., отражающих параметры, в том числе качественные, производимой продукции, в зависимости от видов документов можно найти в разделе 8 «Производство». Самое главное – понимать, что срок хранения устанавливается после комплексной оценки документов по качеству продукции в их взаимосвязи с системой производственной и технологической документации.
И поскольку в типовых перечнях документов со сроками хранения объектами регламентации являются прежде всего категории и виды документов (а «вид» – это обобщенное классификационное понятие, которое используется для названия документов, имеющих одну и ту же цель создания, выполняющих одну и ту же функцию и, как правило, принадлежащих к одной и той же системе документации), то срок хранения конкретных документов (их разновидностей, которые возникают в управленческой деятельности) является результатом интеллектуальной аналитической и совместной деятельности специалистов отрасли, специалистов делопроизводства и архива, которые проводят экспертизу ценности документов, определяя тем самым их конкретное значение для деятельности конкретной организации.
В заключение отметим, что в процессе разработки документов по производству продукции и последующей экспертизы их ценности любой организации необходимо соответствовать требованиям к качеству и обязательному составу документов (порядку документирования), которые могут устанавливаться на федеральном уровне техническими условиями (принимаются в законодательном порядке) и национальными стандартами Российской Федерации на соответствующие виды продукции.
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Какой срок хранения заявления о принятии участников в ООО, заявлений о внесении / изменении / увеличении вклада участником Общества в уставной капитал ООО, а также срок хранения визовых экземпляров этих заявлений?
Сформировано личное дело объемом более 600 листов. Толщина, соответственно, свыше 4 см. Очевидно, что дело необходимо будет разделять на тома, но как при этом их оформить, чтобы было понятно, что это не три личных дела, а одно?
Ситуация: В организации изменения к штатному расписанию оформляются приказом по основной деятельности с приложением к нему этого штатного расписания по форме № Т-3. Однако форма № Т-3 по волевому решению начальника Отдела труда и заработной платы не передается в Отдел ДОУ для приобщения к указанному приказу, которым вносятся изменения или утверждается новое штатное расписание. Возможно ли оформлять изменения к штатному расписанию без приказа, используя только форму № Т-3, но с внесением изменений в саму форму (см. пример ниже, где оранжевым цветом выделены предлагаемые изменения): – заменить «УТВЕРЖДЕНО» на «УТВЕРЖДАЮ»; – удалить ссылки на дату и номер приказа, оставив только дату утверждения? Какую информацию тогда следует вносить в поля «Номер документа» и «Дата составления»? Данный документ будет находиться в деле Отдела труда и заработной платы в соответствии с номенклатурой дел.
Включает ли деловой этикет какие-то правила поведения, которые различаются для женщин и мужчин?
Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?
В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?
Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.
Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
