1. Служба делопроизводства (путем задания одному из членов совета директоров, если управление осуществляется через советы директоров, письмом или иным способом, который установлен договором как способ взаимодействия управляющей компании с компаниями холдинга) просит представить перечень:
- документов и дел / папок,
- баз данных, директорий и представлений в информационных системах, в которых составляются и оформляются документы компании.
Назначается срок представления сведений и адресат – служба делопроизводства управляющей компании. Перечень документов и дел может быть подписан руководителем компании.
2. Получив соответствующие сведения от компаний холдинга и на основании анализа их основных учредительных и организационных документов (устав, положения, учредительные и распорядительные документы о создании, реорганизации, структуре, распорядительные документы самой компании и т.п.), служба делопроизводства управляющей компании выявляет базовые компании, функции и состав документов, которые могут послужить основой для разработки примерной номенклатуры дел. Выборка компаний, их функций и образующихся в деятельности документов и дел должна быть репрезентативной. Определяется система подчинения, соподчинения, взаимодействия и функциональные связи, устанавливается степень однородности видов деятельности и функций, выявляются однотипные и дублетные документы, определяются категории документов, которые подлежат архивному хранению, в том числе сдаче на государственное или муниципальное хранение, если компании холдинга являются источниками комплектования соответствующих архивов.
3. Служба делопроизводства разрабатывает проект примерной номенклатуры дел, оформляет его, организует рассмотрение на заседании экспертной комиссии (центральной экспертной комиссии, которая может быть создана в управляющей компании), а при необходимости направляет проект на согласование в государственный или муниципальный архив, чтобы получить гриф согласования протоколом ЭПК или ЦЭПК архивного учреждения.
Именно на этом этапе необходимо соблюдать профессиональный алгоритм разработки данного документа:
- разработка классификационной схемы номенклатуры дел (для примерных номенклатур она прежде всего функциональная, т.е. в основе классификации документального фонда – функции компании);
- формулирование заголовков дел, выбор их оптимальной речевой формы, которая должна наиболее полно отражать состав и содержание документов дела; установление сроков хранения дел в соответствии с перечнями документов со сроками хранения;
- систематизация заголовков дел в примерной номенклатуре дел с учетом значимости документов и их взаимосвязи;
- оформление проекта примерной номенклатуры по установленной форме, согласование ее внутри холдинга, подписание, внешнее согласование с архивным учреждением (при необходимости).
Совершенно новой «лучшей практикой» является одновременная разработка рекомендаций методического характера по применению примерной номенклатуры дел, которые вместе с самой номенклатурой дел согласовываются, утверждаются и направляются в службы делопроизводства компаний холдинга, которым предстоит разрабатывать конкретные номенклатуры.
4. После процедур согласования примерная номенклатура дел и рекомендации по ее применению могут быть утверждены приказом первого руководителя управляющей компании в статусе примерной. Но в зависимости от договоров, которые заключены между компаниями холдинга и управляющей компанией, примерная номенклатура дел может быть подписана руководителем службы делопроизводства и передана вместе с рекомендациями по применению в каждую из компаний холдинга на основании акта приема-передачи или приемки-сдачи работ.
5. На основании примерной номенклатуры дел в каждой компании холдинга разрабатывается конкретная номенклатура дел, которая утверждается приказом руководителя компании. Конечно, служба делопроизводства управляющей компании оказывает методическую поддержку, и перед утверждением конкретная номенклатура дел компании может быть направлена в службу делопроизводства управляющей компании на согласование.
