Как подшить в дело неформатный документ (брошюру А5 формата) и как его описать во внутренней описи и листе-заверителе дела?

Сама формулировка вопроса свидетельствует, что автор знаком с технологией оформления дел, которая осуществляется службой делопроизводства и / или структурными подразделениями перед сдачей дел в архив организации. Работы по архивно-технической обработке дел могут быть проведены как в полном объеме, так и частично в зависимости от сроков хранения дел.

Подшивка или переплет дел обязательны лишь при полном оформлении дел постоянного, временного (свыше 10 лет, т.е. с 11-го года) срока ­хранения и по личному составу.

Многостраничный приказ, присланный в организацию как один из экземпляров или копия, сброшюрованный в формате А5, при оформлении дела можно отнести к категории неформатных документов. Если в дело предстоит сформировать один такой неформатный документ, то необходимо:

• вложить его в конверт, причем лучше – формата C5 (он немного больше, чем А5) или C4,
• и прошиваться будет конверт;
• подшитый в дело конверт с вложенным приказом должен быть пронумерован очередным порядковым номером документов дела, а далее очередными номерами необходимо пронумеровать в общем порядке и листы брошюры, включая и первый лист, и последний (чистый), т.к. цель нумерации – обеспечить идентификацию и целостность носителя, формы документа. Собственная нумерация сброшюрованного приказа может быть сохранена, только если она будет совпадать с ­общей нумерацией листов в деле, но такие совпадения редки.

Во внутренней описи документов дела рекомендуем оформить особенности подшивки и нумерации сброшюрованного приказа (Пример 1). Эти же особенности формирования дела рекомендуем отразить и в листе-заверителе дела (Пример 2).

Правила оформления дел, формы листа-заверителя и внутренней описи установлены Основными правилами работы ведомственных архивов (утв. приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263) и Основными правилами работы архивов организаций (одобрены коллегией Рос­архива от 06.02.2002), которые в настоящее время остаются действующими до утверждения новой версии правил комплектования, учета, хранения и использования документов в архивах организаций.

В заключение хочу обратить внимание, что в заданном вопросе есть еще один очень большой и самый главный момент: почему экземпляр или копия приказа (сброшюрованная, оформленная как печатное издание), присланная вышестоящей организацией для исполнения или для ­сведения, формируется в дело с документами постоянного срока ­хранения?

Приказы по основной деятельности, присланные для сведения, имеют срок хранения «До минования надобности» по ст. 19 а) ПТУД. В архивном фонде подведомственной структуры копия приказа вышестоящей организации может быть оставлена на постоянное хранение при условии, что приказ непосредственно относится к ее деятельности. То есть данным приказом вышестоящая организация изменяет наименование, организационно-правовую форму, структуру, подчиненность, систему управления, изменяет и передает функции, назначает первого руководителя (а иногда – заместителей, главного контролера, главного бухгалтера и др. должностных лиц) данной подведомственной организации, назначает ее ответственным исполнителем или координатором в рамках всей системы управления, возлагает постоянные или разовые обязанности в рамках каких-либо целевых программ, или контрольных, технических, бюджетных, финансовых процессов и процедур, что отражает масштаб и особенности деятельности данной организации по сравнению с ­другими подведомственными и т.п.

Пожалуйста, проведите экспертизу ценности документов дела, которое «собираете» для постоянного хранения, еще раз!