Даже если речь идет только о переименовании, а не о реорганизации, то все равно организационные мероприятия в рамках такого юридически значимого события должны осуществляться по плану, с назначением ответственных и сроков.
В случае с государственным или муниципальным учреждением решение о переименовании, как правило, принимает вышестоящая организация или орган местного самоуправления, который является учредителем. Приказ об изменении наименования издается вышестоящим органом или органом-учредителем, утверждается и план необходимых мероприятий. Рассмотрим те из мероприятий, что находятся в зоне ответственности службы делопроизводства:
1. После получения из налоговой инспекции свидетельства о регистрации изменения наименования в ЕГРЮЛ и зарегистрированных изменений в уставе (обычно юридическая служба выполняет эти действия) необходимо подготовить / издать приказ первого руководителя о конкретной дате начала использования нового наименования учреждения.
2. К этой конкретной дате необходимо изготовить новую «главную» печать учреждения, печати специального назначения и новые регистрационные штампы с новым наименованием. Новые печати и штампы также необходимо утвердить и ввести в действие с конкретной даты начала использования нового наименования учреждения. Все оттиски новых печатей и штампов необходимо внести в журнал учета выдачи печатей и штампов и обеспечить их выдачу ответственным сотрудникам к данной дате. Ранее применявшиеся печати и штампы необходимо принять от ответственных сотрудников и организовать их уничтожение по акту; состав комиссии может быть заранее определен в плане мероприятий (главный бухгалтер, руководитель службы делопроизводства, специалист по безопасности / защите информации, ответственный за внутренний контроль).
3. Должны быть также подготовлены и утверждены с даты начала использования нового наименования организации новые бланки учреждения, их электронные шаблоны и типовые формы применяемых унифицированных форм документов. В журнале учета бланков учреждения необходимо сделать отдельной строкой удостоверительную запись об изменении наименования учреждения и с даты начала использования нового наименования выделить прежние бланки к уничтожению комиссией (возможно, той же самой, что создана для уничтожения печатей и штампов).
В небольших учреждениях ведение журнала учета бланков может быть продолжено, но после удостоверительной записи нумерация бланков должна начинаться с условного первого номера (01, 010, 0100 и т.п.). В крупных учреждениях новые печати, штампы, бланки, формы новых журналов их учета и ответственные за правильность их применения и использования могут утверждаться одновременно приказами, которые издаются в тот же день, с которого начинается использование нового наименования.
Вопрос о применении иных предметов, которые входят в «фирменный стиль» учреждения (визитки, конверты, папки, сувенирная продукция), решается отдельно, и, как правило, хозяйственной службой учреждения.
4. В журналах регистрации приказов, поступающих и отправляемых документов необходимо сделать отдельной строкой удостоверительные записи: «Учреждение такое-то (с указанием организационно-правовой формы) переименовано в такое-то (с указанием организационно-правовой формы). Приказ от (дата) № (номер)». Удостоверительные записи должны быть подписаны и датированы руководителем службы делопроизводства (в небольших учреждениях, где за делопроизводство отвечает секретарь, подобные записи делает не он, а руководитель организации). После удостоверительной записи на следующих строках регистрационных журналов продолжается валовая нумерация документов в пределах календарного года.
5. На обложках дел, которые формируются службой делопроизводства и сотрудниками иных структурных подразделений, рекомендуем оформить ниже строки с наименованием учреждения новое его наименование по образцу удостоверительной записи, показанной в Примере. Заводить новые папки и оформлять новые обложки дел не требуется.
6. Такие же удостоверительные записи необходимо сделать на экземплярах сводной номенклатуры дел учреждения и описях дел, а в архиве рекомендуем не забыть сделать такую же запись в разделе «история фонда» исторической справки (в истории фонда необходимо указать ссылку и на решение вышестоящей организации или органа-учредителя);
7. Необходимо проинформировать «внешнюю среду» организации. Для этого проводится массовая рассылка информационного письма об изменении наименования учреждения по адресам основных клиентов и контрагентов (почта, телефонный узел, энерго-, тепло- и водоснабжающая организации и др.), а также делаются соответствующие объявления во входной зоне учреждения и на его официальном сайте.
Далее вместе с юридической службой представляются нотариально заверенные копии свидетельства и изменений в устав в контролирующие и регулирующие организации, решается вопрос об отзыве доверенностей с прежним наименованием учреждения, оформлении и регистрации новых доверенностей. А кадровая служба вносит соответствующие записи об изменении наименования учреждения в трудовые книжки работающих.
8. Изменения наименования учреждения в документах, составляющих его внутреннюю нормативную базу, могут вноситься постепенно по мере внесения изменений в их содержание или замены их новыми версиями.
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Допускается ли внесение изменений в приказ о внесении изменений, который вступит в силу 17 декабря 2025 года?
Вопрос об оформлении страниц в документе. У вас в журнале указано, что страницы распорядительных документов (приказа, распоряжения, решения, постановления) и утверждаемого ими документа нумеруются отдельно. Подскажите, пожалуйста: – Где закреплено данное правило? Или это правило носит рекомендательный характер? – Для кого оно обязательно? У нас в компании принято оформлять ЛНА (как приложение к приказу) и сам приказ в одном файле в формате Word. Причем у ЛНА также могут быть свои приложения. Как правильно нумеровать страницы документа в данном случае? Обязательно ли все-таки, чтобы у приказа была своя нумерация, а у ЛНА, который является приложением в этом же файле, своя? Или так как у нас приказ с ЛНА размещены в одном файле, то возможна общая нумерация?
Прошу вас разъяснить следующие вопросы, ответы на которые необходимы для правильного формирования номенклатуры дел, а именно: 1. Относится ли «Распоряжение о проведении стажировки на рабочем месте сотрудника / о проведении стажировки на высоте….» к кадровым документам «По личному составу»? 2. Как определяются сроки хранения данных распоряжений?
Работаем с организацией, где было порядка 10 000 личных дел уволенных работников. Но была еще одна проблема: часто уволенные сотрудники возвращались и вновь устраивались на работу. Тогда кадровая служба забирала дело такого работника из архива и продолжала его вести. Как вносить данное дело в опись? Делить его или нет?
Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?
В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?
Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.
Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
