Действительно, постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 утверждена Инструкция по заполнению трудовых книжек, в соответствии с которой приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (ведется бухгалтерией) должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, скреплена сургучной печатью или опломбирована. Такие же требования на практике применяются и по отношению к книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, за ведение которой отвечает кадровая служба (специально назначенный приказом руководителя сотрудник, обычно из отдела кадров).
Данные книги учета наилучшим образом обеспечивают функцию охраны документов / бланков, сведения о которых вносятся в книги, защищают от фальсификации записей, подмены или потери листов. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них сохраняет и подтверждает сведения о работе (в ней фиксируются трудовые книжки, принятые от работников при приеме на работу, дата и номер приказа о приеме, наименование должности и структурного подразделения, дата выдачи трудовой книжки при увольнении) и хранится так же, как и документы по личному составу в течение 75 лет (ст. 695 в) Перечня типовых архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).
Поскольку сургучные печати достаточно хрупкие и не выдерживают долговременного срока использования и хранения, а традиционная бумажная наклейка с заверительной надписью не может свидетельствовать об опломбировании, на практике для опломбирования книг учета широкое распространение получили контрольные индикаторные пломбы. Это пломбы-наклейки одноразового применения, которые обычно используются в конфиденциальном делопроизводстве и при вскрытии которых на пленке появляется надпись «вскрыто», фиксирующая факт несанкционированного доступа. Данные пломбы имеют уникальные номера, которые присваиваются промышленным способом в процессе их производства. При опломбировании книг учета пломба-наклейка должна быть наложена на место прошивки и концы нити, с помощью которой прошита книга, после снятия защитного слоя на пломбе становится виден ее уникальный номер (например, 98765498). В заверительной надписи, которая при опломбировании может оформляться на самой книге (на тыльной или внешней стороне последнего листа обложки книги), указываются следующие сведения:
То есть в заверительной надписи должны отражаться те действия, которые выполнены для того, чтобы книга обеспечивала свою охранную функцию и функцию доказательства, причем в той последовательности действий, которая на практике выполняется с ней: сначала прошивка, потом нумерация листов, далее опломбирование, а последнее действие – оформление заверительной надписи с удостоверением печатью организации подписи руководителя.
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Как в приказе об увольнении понимать фразу в скобках «(ненужное зачеркнуть)»? Что здесь ненужное? От чего это зависит? Как правильно заполнить?
В номенклатуру дел наряду с подлинниками включены и вторые экземпляры документов. Как правильно отразить их в номенклатуре и как определить срок хранения таких документов? Например, по итогам года обнаружили несколько штатных расписаний.
В государственном учреждении меняется состав экспертной комиссии. Может ли быть ее председателем не заместитель руководителя учреждения, а директор дирекции, курирующей делопроизводство? Директор дирекции находится в прямом подчинении руководителя учреждения. А заместители руководителя учреждения делопроизводство не курируют.
Существует какой-либо официальный нормативный документ, который регламентирует все вопросы издания приказов (их разработка, кто разрабатывает, как правильно разрабатывать, порядок оформления, правильное название, введение в действие и т.д.)? Чем можно руководствоваться, чтобы все приказы в организации были изданы правильно? Инструкция по делопроизводству на предприятии имеется, но руководитель требует документ «высшего» уровня, типа «Все о приказах с нуля».
Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?
В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?
Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.
Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
