Вопрос
Можно ли регистрацию приказов по бухгалтерскому учету передать в бухгалтерию и вести отдельно от регистрации приказов по основной деятельности?
Отвечает

Не советуем этого делать, хотя представляем себе, по каким причинам мог быть задан подобный вопрос. Нет такого классификационного понятия как «приказы по бухгалтерскому учету», а в организации работы главное – взаимодействие подразделений.

Бухгалтерское делопроизводство и документооборот (специальное делопроизводство) обеспечивает большое количество первичных учетных документов. Но функция ведения бухгалтерского и налогового учета организуется, регламентируется и отражается в приказах как по основной, так и по административно-организационной деятельности. А за приказы как распорядительные документы (правильность оформления проекта и удостоверение, регистрация, трансляция / направление / доведение до исполнителей, срок действия и срок хранения) отвечает служба делопроизводства, обеспечивающая общие функции управления организацией и деятельность руководства.

Приказы, непосредственно относящиеся к деятельности бухгалтерии (например, об утверждении учетной политики организации, плана счетов, о передаче имущества с баланса на баланс, об утверждении итогов инвентаризации основных средств, списании основных средств и т.п.), относятся к приказам по основной деятельности и подписываются руководителем организации. Приказы по основной деятельности образуют самостоятельный регистрируемый документопоток в пределах календарного года и имеют постоянный срок хранения.

Приказы о проведении инвентаризации в конкретные сроки, об утверждении составов инвентаризационных комиссий, о выдаче наличных денежных средств под авансовый отчет и установлении лимитов, об утверждении списка лиц, которым выдаются наличные денежные средства под авансовый отчет, об утверждении лимитов обеспечения санитарно-гигиеническими и моющими средствами, об установлении нормативов командировочных расходов, о лимитах представительских расходов по корпоративным банковским картам, о лимитах расходов на корпоративную мобильную связь, а также об утверждении форм первичных учетных документов, которые применяются в процессе учета бухгалтерских и хозяйственных операций и т.п., относятся к приказам по административно-хозяйственной (административно-организационной) деятельности, образуют свой самостоятельный документопоток и имеют в основном 5-летний срок хранения. В этот же документопоток включаются приказы, относящиеся к зонам ответственности и других подразделений, например, об утверждении правил внутреннего трудового распорядка, графика отпусков, режимов работы в выходные и нерабочие праздничные дни, типовых унифицированных форм документов и электронных шаблонов и т.п.

Взаимодействие с бухгалтерией (да и с другими подразделениями-инициаторами) в процессе издания приказов рекомендуем построить таким образом:

  • бухгалтерия инициирует издание приказа, оформляет проект и проводит его согласование; на этапе согласования проекта служба делопроизводства заранее оценивает цель издания каждого приказа и планирует отнесение его к соответствующему документопотоку;
  • руководитель организации или уполномоченное им должностное лицо подписывает приказы;
  • служба делопроизводства регистрирует приказы в пределах документопотоков и календарного года, формирует оригиналы приказов в дела в соответствии с их сроками хранения (соответствующие заголовки отражены в номенклатуре дел);
  • все заинтересованные подразделения и сотрудники получают от службы делопроизводства копии приказов на исполнение или для руководства в работе (либо доступ к электронным копиям приказов в СЭД).

Копии приказов обычно хранятся до минования надобности, но в качестве документированных оснований для совершения соответствующей бухгалтерской проводки копии приказов по административно-хозяйственной деятельности могут формироваться в бухгалтерские документы дня и храниться минимум в течение 5 лет или до завершения проверки (ревизии). При налоговых проверках по заявке бухгалтерии оригиналы приказов всегда могут быть представлены на обозрение из соответствующих дел, формирование которых осуществляет служба делопроизводства.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Чем руководствоваться при издании приказов

Существует какой-либо официальный нормативный документ, который регламентирует все вопросы издания приказов (их разработка, кто разрабатывает, как правильно разрабатывать, порядок оформления, правильное название, введение в действие и т.д.)? Чем можно руководствоваться, чтобы все приказы в организации были изданы правильно? Инструкция по делопроизводству на предприятии имеется, но руководитель требует документ «высшего» уровня, типа «Все о приказах с нуля».

На какие печати распространяется ГОСТ Р 51511-2001?

ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» (утв. постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 № 573-ст) (ред. от 04.03.2004) устанавливает требования к печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Подскажите, пожалуйста, распространяется данный ГОСТ на печати с гербом субъекта Российской Федерации, а также на органы местного самоуправления? Очень хотелось бы подробный разбор вышеуказанного ГОСТа, что за чем идет, с примерами на самой печати. И должен ли в обязательном порядке быть сертификат у организации, которая изготавливает печати с изображением герба субъекта РФ, органа местного самоуправления?

Как составить график документооборота на предприятии?

Как правильно составить график документооборота на предприятии? Есть ли образец графика, чем руководствоваться при его составлении?

Как назначить ответственных за делопроизводство в подразделениях

Вопрос об ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях. Каким образом (устно, документально) руководители структурных подразделений могут назначить ответственных за делопроизводство в своих структурных подразделениях?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?