Top.Mail.Ru
Вопрос
Можно ли регистрацию приказов по бухгалтерскому учету передать в бухгалтерию и вести отдельно от регистрации приказов по основной деятельности?
Отвечает

Не советуем этого делать, хотя представляем себе, по каким причинам мог быть задан подобный вопрос. Нет такого классификационного понятия как «приказы по бухгалтерскому учету», а в организации работы главное – взаимодействие подразделений.

Бухгалтерское делопроизводство и документооборот (специальное делопроизводство) обеспечивает большое количество первичных учетных документов. Но функция ведения бухгалтерского и налогового учета организуется, регламентируется и отражается в приказах как по основной, так и по административно-организационной деятельности. А за приказы как распорядительные документы (правильность оформления проекта и удостоверение, регистрация, трансляция / направление / доведение до исполнителей, срок действия и срок хранения) отвечает служба делопроизводства, обеспечивающая общие функции управления организацией и деятельность руководства.

Приказы, непосредственно относящиеся к деятельности бухгалтерии (например, об утверждении учетной политики организации, плана счетов, о передаче имущества с баланса на баланс, об утверждении итогов инвентаризации основных средств, списании основных средств и т.п.), относятся к приказам по основной деятельности и подписываются руководителем организации. Приказы по основной деятельности образуют самостоятельный регистрируемый документопоток в пределах календарного года и имеют постоянный срок хранения.

Приказы о проведении инвентаризации в конкретные сроки, об утверждении составов инвентаризационных комиссий, о выдаче наличных денежных средств под авансовый отчет и установлении лимитов, об утверждении списка лиц, которым выдаются наличные денежные средства под авансовый отчет, об утверждении лимитов обеспечения санитарно-гигиеническими и моющими средствами, об установлении нормативов командировочных расходов, о лимитах представительских расходов по корпоративным банковским картам, о лимитах расходов на корпоративную мобильную связь, а также об утверждении форм первичных учетных документов, которые применяются в процессе учета бухгалтерских и хозяйственных операций и т.п., относятся к приказам по административно-хозяйственной (административно-организационной) деятельности, образуют свой самостоятельный документопоток и имеют в основном 5-летний срок хранения. В этот же документопоток включаются приказы, относящиеся к зонам ответственности и других подразделений, например, об утверждении правил внутреннего трудового распорядка, графика отпусков, режимов работы в выходные и нерабочие праздничные дни, типовых унифицированных форм документов и электронных шаблонов и т.п.

Взаимодействие с бухгалтерией (да и с другими подразделениями-инициаторами) в процессе издания приказов рекомендуем построить таким образом:

  • бухгалтерия инициирует издание приказа, оформляет проект и проводит его согласование; на этапе согласования проекта служба делопроизводства заранее оценивает цель издания каждого приказа и планирует отнесение его к соответствующему документопотоку;
  • руководитель организации или уполномоченное им должностное лицо подписывает приказы;
  • служба делопроизводства регистрирует приказы в пределах документопотоков и календарного года, формирует оригиналы приказов в дела в соответствии с их сроками хранения (соответствующие заголовки отражены в номенклатуре дел);
  • все заинтересованные подразделения и сотрудники получают от службы делопроизводства копии приказов на исполнение или для руководства в работе (либо доступ к электронным копиям приказов в СЭД).

Копии приказов обычно хранятся до минования надобности, но в качестве документированных оснований для совершения соответствующей бухгалтерской проводки копии приказов по административно-хозяйственной деятельности могут формироваться в бухгалтерские документы дня и храниться минимум в течение 5 лет или до завершения проверки (ревизии). При налоговых проверках по заявке бухгалтерии оригиналы приказов всегда могут быть представлены на обозрение из соответствующих дел, формирование которых осуществляет служба делопроизводства.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как закрывать 2 номенклатуры дел из-за внедрения СЭД

В 2021 году в середине года был переход из одной системы документооборота в другую. Раньше дела были только бумажные и номенклатуры дел в СЭД не было. Но в новой системе существует электронная номенклатура дел, соответственно все документы, которые оформлялись в компании с определенной даты (с 20.07.2021) – были внесены в новые созданные электронные дела и по ним существует своя электронная номенклатура дел. Каким образом необходимо проводить закрытие номенклатуры дел за 2021 год? Отдельно за период с 01.01.2021 по 20.07.2021 в бумажном виде, а потом за период с 20.07.2022 по 31.12.2022 в электронном виде?

Кто списывает исполненный документ «В ДЕЛО»?

Вопрос от администрации города. Если на документе проставлена резолюция руководителем, то после исполнения этот документ должен списать «В ДЕЛО» также руководитель? Какими правовыми актами это можно подтвердить?

Где и сколько хранить учетную политику?

Если учетная политика составлена на 2022 год, но данный документ является приложением к приказу от 2021 года, в дело какого года в итоге его подшивать: —  в дело 2021 года подшивается только приказ, а приложение к нему – в дело 2022 года? —  или приказ и приложение к нему формируются вместе в дело 2021 года?

Об учете судебной переписки

Как правильно вести учет судебной переписки? Регистрировать / хранить судебные письма отдельно или в общем реестре входящих документов?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Можно ли печатать документ на обеих сторонах листа? С договорами так часто поступают. А как быть с письмами, актами и др.? Как при этом правильно нумеровать страницы? Чем все это регулируется сейчас? Или только правилами делового оборота?

Можно ли печатать документ на обеих сторонах листа? С договорами так часто поступают. А как быть с письмами, актами и др.? Как при этом правильно нумеровать страницы? Чем все это регулируется сейчас? Или только правилами делового оборота?

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

Как оформить электронное приложение к бумажному документу? Как их переправить по почте?

Как оформить реквизит «Приложение» в случаях, когда: 1. Письмо и приложение к нему оформлены на бумажном носителе, но отправлены адресату будут только их скан-копии по электронной почте? 2. Письмо оформлено на бумажном носителе, а приложение к нему только в электронном виде, адресату письмо с приложением будет направлено по электронной почте? Что при этом написать на документе-приложении и в самом письме? Покажите, пожалуйста, как это грамотно оформить.