Top.Mail.Ru
Вопрос
Можно ли регистрацию приказов по бухгалтерскому учету передать в бухгалтерию и вести отдельно от регистрации приказов по основной деятельности?
Отвечает

Не советуем этого делать, хотя представляем себе, по каким причинам мог быть задан подобный вопрос. Нет такого классификационного понятия как «приказы по бухгалтерскому учету», а в организации работы главное – взаимодействие подразделений.

Бухгалтерское делопроизводство и документооборот (специальное делопроизводство) обеспечивает большое количество первичных учетных документов. Но функция ведения бухгалтерского и налогового учета организуется, регламентируется и отражается в приказах как по основной, так и по административно-организационной деятельности. А за приказы как распорядительные документы (правильность оформления проекта и удостоверение, регистрация, трансляция / направление / доведение до исполнителей, срок действия и срок хранения) отвечает служба делопроизводства, обеспечивающая общие функции управления организацией и деятельность руководства.

Приказы, непосредственно относящиеся к деятельности бухгалтерии (например, об утверждении учетной политики организации, плана счетов, о передаче имущества с баланса на баланс, об утверждении итогов инвентаризации основных средств, списании основных средств и т.п.), относятся к приказам по основной деятельности и подписываются руководителем организации. Приказы по основной деятельности образуют самостоятельный регистрируемый документопоток в пределах календарного года и имеют постоянный срок хранения.

Приказы о проведении инвентаризации в конкретные сроки, об утверждении составов инвентаризационных комиссий, о выдаче наличных денежных средств под авансовый отчет и установлении лимитов, об утверждении списка лиц, которым выдаются наличные денежные средства под авансовый отчет, об утверждении лимитов обеспечения санитарно-гигиеническими и моющими средствами, об установлении нормативов командировочных расходов, о лимитах представительских расходов по корпоративным банковским картам, о лимитах расходов на корпоративную мобильную связь, а также об утверждении форм первичных учетных документов, которые применяются в процессе учета бухгалтерских и хозяйственных операций и т.п., относятся к приказам по административно-хозяйственной (административно-организационной) деятельности, образуют свой самостоятельный документопоток и имеют в основном 5-летний срок хранения. В этот же документопоток включаются приказы, относящиеся к зонам ответственности и других подразделений, например, об утверждении правил внутреннего трудового распорядка, графика отпусков, режимов работы в выходные и нерабочие праздничные дни, типовых унифицированных форм документов и электронных шаблонов и т.п.

Взаимодействие с бухгалтерией (да и с другими подразделениями-инициаторами) в процессе издания приказов рекомендуем построить таким образом:

  • бухгалтерия инициирует издание приказа, оформляет проект и проводит его согласование; на этапе согласования проекта служба делопроизводства заранее оценивает цель издания каждого приказа и планирует отнесение его к соответствующему документопотоку;
  • руководитель организации или уполномоченное им должностное лицо подписывает приказы;
  • служба делопроизводства регистрирует приказы в пределах документопотоков и календарного года, формирует оригиналы приказов в дела в соответствии с их сроками хранения (соответствующие заголовки отражены в номенклатуре дел);
  • все заинтересованные подразделения и сотрудники получают от службы делопроизводства копии приказов на исполнение или для руководства в работе (либо доступ к электронным копиям приказов в СЭД).

Копии приказов обычно хранятся до минования надобности, но в качестве документированных оснований для совершения соответствующей бухгалтерской проводки копии приказов по административно-хозяйственной деятельности могут формироваться в бухгалтерские документы дня и храниться минимум в течение 5 лет или до завершения проверки (ревизии). При налоговых проверках по заявке бухгалтерии оригиналы приказов всегда могут быть представлены на обозрение из соответствующих дел, формирование которых осуществляет служба делопроизводства.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Каково наказание за отсутствие заявлений на отпуск и графика отпусков?

Очередные отпуска предоставляются работникам на основании приказов, оформляемых не позднее 14 календарных дней до даты предоставления отпуска. В приказе работник расписывается в графе «с приказом ознакомлен», проставляет дату ознакомления (дату приказа). Заявления о предоставлении отпусков работники у нас не пишут. Каковы правовые последствия отсутствия заявлений на отпуск и графика отпусков?

Нужны ли согласия для хранения персданных опекаемых и опекунов?

Веду архив в организации, и у меня возник вопрос касательно персональных данных. Включаем ли мы персональные данные (скан паспорта, СНИЛСа, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака и т.д.) в дело, если это документы опекаемых или опекунов?

Склонение фамилий, которые оканчиваются на согласный

Просим разъяснить, склоняется ли фамилия РачЁк? Носитель утверждает, что не склоняется. Чем можно аргументировать?

Скан-копии: исполняем, сдаем в архив?

В наш адрес поступают документы на бумажном носителе, скан-копии бумажных документов и электронные документы, подписанные ЭП. В период пандемии значительно увеличился объем скан-копий, поступивших в электронной форме по каналам электронной связи. Можно ли их регистрировать как входящие и направлять на рассмотрение? Учитывая специфику государственного органа, часть документов (скан-копий) будут формироваться в протоколы заседаний, в составе которых будут переданы на постоянное хранение в государственный архив. Какими нормативными актами регулируется процесс работы с этой категорией документов?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?