Это зависит от того, какого вида номенклатура дел разрабатывается.
Если разрабатывается примерная или типовая номенклатура дел, то можно было бы в классификационной схеме номенклатуры дел в общем виде отразить структуру медицинского учреждения, тем более что в каждом стационаре состав документов примерно одинаковый. То есть в разделах номенклатуры дел могли бы отразиться следующие подразделения медицинского учреждения, например:
И все стационарные отделения после утверждения примерной или типовой номенклатуры дел должны были бы заводить дела и систематизировать свои документальные фонды в соответствии с подобной схемой.
Но если речь идет о разработке номенклатуры дел, которая по прежней терминологии называлась сводной, т.е. об индивидуальной номенклатуре дел всего медицинского учреждения, то необходимо вспомнить все функции, которая номенклатура дел выполняет как документ. Она является классификатором и одновременно учетным документом, с помощью которого должен систематизироваться документальный фонд всего медицинского учреждения в конкретном году. В номенклатуре дел должен быть взят на учет каждый документ, сформированный в дело или представляющий собой отдельное дело, как, например, журналы. Тем более, что при примерно одинаковом составе документов и журналов их конкретное содержание / текст и объем записей тем не менее различны, за их ведение, удостоверение и сохранность отвечают разные должностные лица. Какие-то журналы (медицинские карты, досье медицинских заключений и т.п.) в одном стационаре могут быть переходящими на следующий год из-за небольшого объема записей. А в других стационарах журналы той же самой утвержденной формы могут быть заведены в 2-х и более томах за год из-за большого объема записей.
Поэтому, если составляется индивидуальная номенклатура дел всего медицинского учреждения, придется в ее классификационной схеме отразить в качестве разделов все 16 стационарных отделений, далее – в качестве подразделов учесть все подразделения, входящие в состав каждого стационара, если разрабатывается номенклатура дел структурного типа (как чаще всего поступают). И только потом необходимо будет сформулировать заголовки дел по каждому разделу (стационару / параклиническому отделению), которые, возможно, будут почти одинаковыми. Номенклатура дел получится объемной, но в этом многостраничном документе отразится реальный состав документов (по видам и количеству томов / дел), который планируется завести в следующем календарном году. А потом по такой номенклатуре дел удобно будет составлять итоговые записи по каждому стационару и его отделениям, на основе которых должна быть составлена итоговая запись к номенклатуре дел всего медицинского учреждения.
Рекомендуем ежегодно планировать актуализацию такого объемного документа в IV квартале каждого года и выделить в качестве показателя оценки деятельности службы делопроизводства «согласование и утверждение номенклатуры дел на конкретный год с первого раза».
Желаем успеха!
См. ответ на вопрос «Как организовать разработку примерной номенклатуры дел в холдинге»
См. статью «Как работать с перечнями документов с указанием сроков хранения?»
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Как в приказе об увольнении понимать фразу в скобках «(ненужное зачеркнуть)»? Что здесь ненужное? От чего это зависит? Как правильно заполнить?
В номенклатуру дел наряду с подлинниками включены и вторые экземпляры документов. Как правильно отразить их в номенклатуре и как определить срок хранения таких документов? Например, по итогам года обнаружили несколько штатных расписаний.
В государственном учреждении меняется состав экспертной комиссии. Может ли быть ее председателем не заместитель руководителя учреждения, а директор дирекции, курирующей делопроизводство? Директор дирекции находится в прямом подчинении руководителя учреждения. А заместители руководителя учреждения делопроизводство не курируют.
Существует какой-либо официальный нормативный документ, который регламентирует все вопросы издания приказов (их разработка, кто разрабатывает, как правильно разрабатывать, порядок оформления, правильное название, введение в действие и т.д.)? Чем можно руководствоваться, чтобы все приказы в организации были изданы правильно? Инструкция по делопроизводству на предприятии имеется, но руководитель требует документ «высшего» уровня, типа «Все о приказах с нуля».
Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?
В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?
Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.
Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
