Это зависит от того, какого вида номенклатура дел разрабатывается.
Если разрабатывается примерная или типовая номенклатура дел, то можно было бы в классификационной схеме номенклатуры дел в общем виде отразить структуру медицинского учреждения, тем более что в каждом стационаре состав документов примерно одинаковый. То есть в разделах номенклатуры дел могли бы отразиться следующие подразделения медицинского учреждения, например:
И все стационарные отделения после утверждения примерной или типовой номенклатуры дел должны были бы заводить дела и систематизировать свои документальные фонды в соответствии с подобной схемой.
Но если речь идет о разработке номенклатуры дел, которая по прежней терминологии называлась сводной, т.е. об индивидуальной номенклатуре дел всего медицинского учреждения, то необходимо вспомнить все функции, которая номенклатура дел выполняет как документ. Она является классификатором и одновременно учетным документом, с помощью которого должен систематизироваться документальный фонд всего медицинского учреждения в конкретном году. В номенклатуре дел должен быть взят на учет каждый документ, сформированный в дело или представляющий собой отдельное дело, как, например, журналы. Тем более, что при примерно одинаковом составе документов и журналов их конкретное содержание / текст и объем записей тем не менее различны, за их ведение, удостоверение и сохранность отвечают разные должностные лица. Какие-то журналы (медицинские карты, досье медицинских заключений и т.п.) в одном стационаре могут быть переходящими на следующий год из-за небольшого объема записей. А в других стационарах журналы той же самой утвержденной формы могут быть заведены в 2-х и более томах за год из-за большого объема записей.
Поэтому, если составляется индивидуальная номенклатура дел всего медицинского учреждения, придется в ее классификационной схеме отразить в качестве разделов все 16 стационарных отделений, далее – в качестве подразделов учесть все подразделения, входящие в состав каждого стационара, если разрабатывается номенклатура дел структурного типа (как чаще всего поступают). И только потом необходимо будет сформулировать заголовки дел по каждому разделу (стационару / параклиническому отделению), которые, возможно, будут почти одинаковыми. Номенклатура дел получится объемной, но в этом многостраничном документе отразится реальный состав документов (по видам и количеству томов / дел), который планируется завести в следующем календарном году. А потом по такой номенклатуре дел удобно будет составлять итоговые записи по каждому стационару и его отделениям, на основе которых должна быть составлена итоговая запись к номенклатуре дел всего медицинского учреждения.
Рекомендуем ежегодно планировать актуализацию такого объемного документа в IV квартале каждого года и выделить в качестве показателя оценки деятельности службы делопроизводства «согласование и утверждение номенклатуры дел на конкретный год с первого раза».
Желаем успеха!
См. ответ на вопрос «Как организовать разработку примерной номенклатуры дел в холдинге»
См. статью «Как работать с перечнями документов с указанием сроков хранения?»
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Какой срок хранения заявления о принятии участников в ООО, заявлений о внесении / изменении / увеличении вклада участником Общества в уставной капитал ООО, а также срок хранения визовых экземпляров этих заявлений?
Сформировано личное дело объемом более 600 листов. Толщина, соответственно, свыше 4 см. Очевидно, что дело необходимо будет разделять на тома, но как при этом их оформить, чтобы было понятно, что это не три личных дела, а одно?
Ситуация: В организации изменения к штатному расписанию оформляются приказом по основной деятельности с приложением к нему этого штатного расписания по форме № Т-3. Однако форма № Т-3 по волевому решению начальника Отдела труда и заработной платы не передается в Отдел ДОУ для приобщения к указанному приказу, которым вносятся изменения или утверждается новое штатное расписание. Возможно ли оформлять изменения к штатному расписанию без приказа, используя только форму № Т-3, но с внесением изменений в саму форму (см. пример ниже, где оранжевым цветом выделены предлагаемые изменения): – заменить «УТВЕРЖДЕНО» на «УТВЕРЖДАЮ»; – удалить ссылки на дату и номер приказа, оставив только дату утверждения? Какую информацию тогда следует вносить в поля «Номер документа» и «Дата составления»? Данный документ будет находиться в деле Отдела труда и заработной платы в соответствии с номенклатурой дел.
Включает ли деловой этикет какие-то правила поведения, которые различаются для женщин и мужчин?
Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?
В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?
Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.
Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
