Какой внутренний документ направляется вышестоящим должностным лицом (заместителем генерального директора) нижестоящему (начальнику подчиненного структурного подразделения)? А если поручение дается начальнику неподчиненного ему подразделения?

Вопрос
Подскажите, пожалуйста, какой внутренний документ направляется вышестоящим должностным лицом (заместителем генерального директора) нижестоящему (начальнику подчиненного структурного подразделения) – поручение провести переговоры со сторонней организацией или служебная записка? А если поручение дается начальнику неподчиненного ему структурного подразделения, то тоже оформляется служебная записка? Насколько мне известно, служебная записка – документ внутренней деловой переписки между структурными подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.
Отвечает

Вы правы отчасти, т.к. заместитель руководителя не может давать прямые поручения подразделениям и руководителям, которые ему напрямую не подчиняются. Если необходимо урегулировать вопросы деятельности подразделений, находящихся в зоне ответственности другого заместителя руководителя, а также вопросы взаимодействия подразделений, находящихся в разной подчиненности, то заместители руководителя проводят соответствующие совещания и принимают совместные решения. Но инициировать решение вопроса один из вышестоящих руководителей может в официальной служебной записке, которую он направит равностоящему заместителю руководителя для согласования или уточнения предлагаемого решения / поручения. Такая процедура проводится при подготовке наиболее важных управленческих решений, требующих совместной системной работы взаимодействующих подразделений.

Но часто встречаются ситуации, когда подобная внутренняя переписка осуществляется, наоборот, при плохом взаимодействии подразделений, когда их вышестоящие руководители не могут договориться и документируют свои позиции в целях сохранения доказательств для возможных в будущем «разборов полетов», которые может проводить первый руководитель.

А непосредственно подчиненным подразделениям заместитель руководителя может дать как устное указание о проведении переговоров, так и оформить его в письменно распорядительным документом. В настоящее время появился новый вид распорядительного документа – поручение, который применяется для оформления конкретных заданий, имеющих преимущественно оперативный характер, сроки исполнения и исполнителей. Поручения регистрируются в пределах своего документопотока по автору поручения и в пределах календарного года, а также ставятся на контроль в таком же порядке, как резолюции на поступивших письмах, как распорядительные пункты приказов и протоколов.

Служебная записка в настоящее время применяется как справочно-информационный документ универсального характера для обмена значимой официальной информацией в процессе внутренних коммуникаций.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Срок хранения приказов по воинскому учету

В организации ведется воинский учет и бронирование граждан, находящихся в запасе. При изменении персональных данных забронированного работника необходимо внести изменения в список забронированных работников, пребывающих в запасе Вооруженных Сил РФ. Изменения необходимо внести приказом. К какому типу приказов его отнести? Какой срок хранения у журнала учета приказов по воинскому учету и бронированию граждан, находящихся в запасе?

Что указать в номенклатуре дел вместо постоянного срока хранения

Организация не является источником комплектования государственного архива. В Перечне 2019 года установлено, что такие организации могут не хранить постоянно документы, для которых Перечнем 2019 года установлен срок хранения «постоянно». Как оформить это в номенклатуре дел?

День регистрации документа включается в срок его исполнения?

В бюджетном учреждении возник вопрос, касающийся исчисления сроков исполнения документов. Подскажите, пожалуйста, включается ли день регистрации документа в срок его исполнения? Зависит ли это от времени регистрации документа? В каких нормативных, методических документах это указано?

Можно регистрировать протоколы всех комиссий в одном журнале?

Вопрос о регистрации протоколов – нужно вести журнал их регистрации или нет? Протоколы заседаний (комиссия по охране труда, общее собрание трудового коллектива, заседание комиссии по поступлению и выбытию активов, заседание комиссии по противодействию коррупции и т.п.) возможно ли регистрировать в одном журнале или каждая комиссия регистрирует протоколы в своем журнале?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?