Top.Mail.Ru

Какой внутренний документ направляется вышестоящим должностным лицом (заместителем генерального директора) нижестоящему (начальнику подчиненного структурного подразделения)? А если поручение дается начальнику неподчиненного ему подразделения?

Вопрос
Подскажите, пожалуйста, какой внутренний документ направляется вышестоящим должностным лицом (заместителем генерального директора) нижестоящему (начальнику подчиненного структурного подразделения) – поручение провести переговоры со сторонней организацией или служебная записка? А если поручение дается начальнику неподчиненного ему структурного подразделения, то тоже оформляется служебная записка? Насколько мне известно, служебная записка – документ внутренней деловой переписки между структурными подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.
Отвечает

Вы правы отчасти, т.к. заместитель руководителя не может давать прямые поручения подразделениям и руководителям, которые ему напрямую не подчиняются. Если необходимо урегулировать вопросы деятельности подразделений, находящихся в зоне ответственности другого заместителя руководителя, а также вопросы взаимодействия подразделений, находящихся в разной подчиненности, то заместители руководителя проводят соответствующие совещания и принимают совместные решения. Но инициировать решение вопроса один из вышестоящих руководителей может в официальной служебной записке, которую он направит равностоящему заместителю руководителя для согласования или уточнения предлагаемого решения / поручения. Такая процедура проводится при подготовке наиболее важных управленческих решений, требующих совместной системной работы взаимодействующих подразделений.

Но часто встречаются ситуации, когда подобная внутренняя переписка осуществляется, наоборот, при плохом взаимодействии подразделений, когда их вышестоящие руководители не могут договориться и документируют свои позиции в целях сохранения доказательств для возможных в будущем «разборов полетов», которые может проводить первый руководитель.

А непосредственно подчиненным подразделениям заместитель руководителя может дать как устное указание о проведении переговоров, так и оформить его в письменно распорядительным документом. В настоящее время появился новый вид распорядительного документа – поручение, который применяется для оформления конкретных заданий, имеющих преимущественно оперативный характер, сроки исполнения и исполнителей. Поручения регистрируются в пределах своего документопотока по автору поручения и в пределах календарного года, а также ставятся на контроль в таком же порядке, как резолюции на поступивших письмах, как распорядительные пункты приказов и протоколов.

Служебная записка в настоящее время применяется как справочно-информационный документ универсального характера для обмена значимой официальной информацией в процессе внутренних коммуникаций.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Нужны ли согласия для хранения персданных опекаемых и опекунов?

Веду архив в организации, и у меня возник вопрос касательно персональных данных. Включаем ли мы персональные данные (скан паспорта, СНИЛСа, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака и т.д.) в дело, если это документы опекаемых или опекунов?

Соотношение дат согласования, утверждения, исполнения

Разработан проект локального нормативного акта. К проекту прилагается лист согласования, в котором оформлены визы разработчика, контролера и согласовывающих подразделений. ЛНА вводится в действие приказом, который подписывается генеральным директором. Просим разъяснить, может ли дата согласования проекта ЛНА быть более ранней, чем дата утверждения или согласование и утверждение должны быть проведены одной и той же датой?

Скан-копии: исполняем, сдаем в архив?

В наш адрес поступают документы на бумажном носителе, скан-копии бумажных документов и электронные документы, подписанные ЭП. В период пандемии значительно увеличился объем скан-копий, поступивших в электронной форме по каналам электронной связи. Можно ли их регистрировать как входящие и направлять на рассмотрение? Учитывая специфику государственного органа, часть документов (скан-копий) будут формироваться в протоколы заседаний, в составе которых будут переданы на постоянное хранение в государственный архив. Какими нормативными актами регулируется процесс работы с этой категорией документов?

Копии распорядительных документов включать в акт об уничтожении?

Нужно ли включать в Акт об уничтожении такие документы, как, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Очень сильно спорим с коллегами по данному вопросу. Считаю, что все документы по номенклатуре имеют 2 варианта «списания» из делопроизводства: или в описи (постоянного и свыше 10 лет хранения), или в акт на уничтожение (до 10 лет). Коллеги считают ненужным включать в акт копии распорядительных документов, которые направляются в подразделения и формируются подразделениями в соответствующие дела по их номенклатуре дел.

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?