Трудовые книжки работников в номенклатуре дел

Это зависит от того, как вы работаете с трудовыми книжками, как осуществляется их учет и хранение. Трудовые книжки рекомендуют хранить в сейфе или металлическом опечатываемом шкафу в коробке, похожей на картотечную. Трудовые книжки располагаются по алфавиту фамилий работающих или по учетным номерам в зависимости от их количества и принятой системы учета.

Трудовые книжки уволенных, которые не были выданы работникам в день увольнения, или невостребованные по иным причинам, перемещаются в отдельную коробку.

Таким образом, в хранении и в учете получаются 2 «условных дела», заголовки которых необходимо отразить в номенклатуре дел кадровой службы:

• «Трудовые книжки работающих», срок хранения которых, действительно, «До востребования»;
• «Трудовые книжки уволенных», срок хранения которых – 75 л. по ст. 664 ПТУД (возможно также установление 50-летнего срока хранения по статье 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).

В итоговой записи к номенклатуре дел трудовые книжки работающих рекомендуем относить к переходящим делам временного (до 10 лет включительно) срока хранения (см. отметки «1» в Примере).

Трудовые книжки уволенных, которые пока не сданы в архив, в течение 1-3 лет могут находиться на ответственном хранении в отделе кадров и относиться к делам временного (свыше 10 лет) срока хранения, причем данное дело / заголовок может иметь отметку «ЭПК» (см. цифры «2» в Примере).

Отметка ЭПК означает, что документы после их экспертизы ценности могут быть выделены для постоянного хранения, например, если это невостребованная трудовая книжка руководителя, главного бухгалтера, руководителя службы внутреннего контроля, выдающегося работника, внесшего свой вклад в развитие предприятия и т.п.