При наличии заведующего и сотрудников архива каждая организация сама в состоянии планировать все работы по подготовке документов структурных подразделений к передаче в архив, организации непосредственного приема-передачи, составлению научно-справочного аппарата и выполнению иных «внутриархивных» работ. Документальный и архивный фонды организации - ее собственный актив, за управление которым и соблюдение нормативных требований отвечает сама организация.
Если в соответствии с п. 4.31 Правил работы архивов организаций описи дел структурных подразделений представляются в архив не позднее чем через 1 год после завершения в делопроизводстве, то архив может в ежегодном цикле работ составлять годовые разделы описей при наличии сотрудников и ресурсов времени.
А если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то в соответствии с п. 5.5 тех же Правил годовые разделы описей не позднее чем через 3 года после завершения в делопроизводстве дел, включенных в опись, представляются на рассмотрение ЭПК.
Таким образом, годовые разделы описей могут составляться на основе описей структурных подразделений, которые архив принял за предыдущие 3 года, и по согласованию с куратором архива могут включаться в график (план) заседаний ЭПК соответствующего архива.
За организацию работы архива отвечает заведующий архивом и руководитель той службы делопроизводства, в состав которой входит архив как структурное подразделение. А если архив как структурное подразделение не создается, то за все циклы архивных работ несет ответственность руководитель службы делопроизводства, которому от имени руководителя организации обычно делегируется право организовывать и осуществлять архивное хранение документов в соответствии с требованиями действующего законодательства и иных нормативных правовых актов - все виды архивных работ в этом случае включаются в план работы службы делопроизводства.
