Действительно, ГОСТ Р 6.30-2003 (который пока действует) в п. 3.16 и ГОСТ Р 7.0.97-2016 (который должен его сменить 1 июля 2018 года) в п. 5.16 устанавливают, что:
- при утверждении документа распорядительным документом (приказом, распоряжением, протоколом, решением, постановлением) атрибут реквизита «гриф утверждения» - слово УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО) согласовывается с наименованием вида утверждаемого документа. Примеры оформления этого атрибута грамотно приведены в вопросе читателя;
- при утверждении документа должностным лицом используется слово «УТВЕРЖДАЮ».
Но в данной ситуации считаем необходимым поддержать руководителя организации. И вот почему.
Реквизит - это самостоятельный и формализованный элемент оформления документа, в котором уже может не быть грамматических связей с другими реквизитами и с текстом. Процесс формализации реквизитов продолжается. Начался он в XIX веке, когда от текста отделились фактически все реквизиты и каждый из них получил свое место на листе бумаги. А сейчас этот процесс идет дальше: в реквизитах уже формализуются их составные элементы, которые называются атрибутами. Это связано с внедрением информационных технологий и вызвано необходимостью проектировать электронные шаблоны документов.
Например, в реквизите «гриф утверждения» документа самостоятельными атрибутами являются (и «подгружаются» в системе по 4 отдельным полям):
- слово УТВЕРЖДАЮ или УТВЕРЖДЕНО (либо еще другие формы этого слова при грамматическом согласовании с наименованием вида утвержденного документа, как того требуют стандарты);
- наименование должности лица либо утвердивший документ;
- при утверждении должностным лицом:
- визуализация электронной подписи или расшифровка подписи;
- дата.
Действительно, можно упростить задачу для информационной системы - в первом из перечисленных полей использовать только 1 из 2-х вариантов слова, который будет зависеть от способа утверждения: руководителем или документом. Для этого установите в Инструкции по делопроизводству организации 2 правила:
- если документ утверждается должностным лицом организации, то гриф оформляется с применением атрибута «УТВЕРЖДАЮ», отражающего принцип единоначалия:
- если документ утверждается приказом или иным распорядительным документом, то гриф оформляется с применением атрибута «УТВЕРЖДЕНО», который всегда имеет нейтральный характер и не согласовывается с наименованием утверждаемого документа:
Заметьте также, что при оформлении грифа согласования не требуется грамматически согласовывать атрибут - слово «СОГЛАСОВАНО» - с наименованием вида документа, прошедшего согласование.
