Все вопросы организационной структуры решают, конечно же, исполнительные органы предприятия самостоятельно. Обычно они действуют на основании одного из важных организационных документов – Положения об организационной структуре, в котором закрепляются уровни управления и принятия решений по видам бизнеса и направлениям деятельности, в зависимости от объема работ по выполняемым функциям выделяются структурные единицы, закрепляются их подчиненность, названия, численность и профессиональный состав.
Описанное в вопросе решение может быть вполне рациональным. Если часто решаемые задачи постепенно сформировались в необходимую постоянную функцию и ее выполняет группа сотрудников, то это необходимо формализовать.
На крупных предприятиях сотрудники-переводчики, которые поддерживают исключительно представительские функции предприятия (переговоры, зарубежные командировки руководства), традиционно включались в состав протокольной службы, сектора управления делами или административного департамента. Но в своей деятельности они все равно занимались документами и делопроизводством только «в меру своего понимания».
Современное документационное обеспечение существенно меняется. Служба делопроизводства стремится стать службой управления документами всех систем документации (включая бухгалтерскую и научно-техническую). А международная переписка, договорная документация, документирование встреч руководства и оперативных совещаний всегда находились в зоне ответственности службы делопроизводства.
Поэтому группа переводчиков вполне обоснованно может быть включена в состав отдела контроля и делопроизводства. Работа с документами на иностранных языках (организация и ведение соответствующего делопроизводства и взаимодействие с другими подразделениями в процессе исполнения ими документов на иностранных языках) станет одной из функций отдела контроля и делопроизводства.
Назвать новое структурное подразделение рекомендуем так же, как и другие подразделения в составе отдела (это может быть сектор переводов, а не только группа переводов или переводчиков). Старайтесь избегать новых типов наименований подразделений внутри отдела, несмотря на то что переводчики предпочитают называть себя «бюро переводов».
Если принято решение о создании подразделения, то после издания приказа о внесении изменений в штатное расписание отдела контроля и делопроизводства, внесите необходимые изменения в Положение об этом отделе и разработайте Положение о созданном подразделении (секторе или группе) в его составе. В процессе разработки должностных инструкций новым сотрудникам необходимо будет учесть требования профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (утв. приказом Минтруда России от 06.05.2015 № 276н). А в следующем году можно запланировать повышение квалификации сотрудников-переводчиков в области делопроизводства.
Для определения численности сотрудников нового подразделения необходимо сначала накопить данные об объеме документов на иностранных языках (по документопотокам и по языкам), трудоемкости выполнения тех или иных операций с ними, затратах времени на сопровождение мероприятий и т.п. Поэтому минимум через полгода (а лучше только в следующем году при подготовке штатного расписания отдела делопроизводства и контроля) можно будет обоснованно определить численность подразделения, используя:
- Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (утв. постановлением Минтруда России от 25.11.1994 № 72) и
- Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (утв. постановлением Минтруда России от 26.03.2002 № 23).
