В номенклатуре дел учитываются и систематизируются все документы, создаваемые организацией и возникающие в процессе ее деятельности, то есть весь ее документальный фонд за конкретный год:
Вспомните, что одна из функций номенклатуры дел – учет документов и дел.
Теперь давайте вспомним о переходящих делах, содержащих действующие документы, еще не законченные в делопроизводстве. Такие дела, которые начали формировать, когда номенклатуры дел в организации еще не было, и продолжали пополнять после ее утверждения, должны быть включены в эту номенклатуру дел и в результате получить свой индекс дела. Тогда на обложках таких переходящих дел оформляются:
А если дела, сформированные за годы до утверждения новой номенклатуры дел, содержат уже исполненные документы, они так или иначе оформлены, то при их архивно-технической обработке или выделении к уничтожению необходимо будет лишь в общем порядке уточнить заголовки и проверить правильность определения сроков хранения. Новые индексы на них оформлять не следует.
В акте о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, оформление индексов дел не требуется.
А в соответствующих графах описей дел (постоянного хранения, по личному составу, временных (свыше 10 лет) сроков хранения) вместо индекса дела можно проставить прочерк или условное обозначение «б/н» (без номера, без индекса). В этом случае порядковый номер дела, присвоенный ему по годовому разделу описи, сможет служить учетным номером этой единицы хранения и входить в состав архивного шифра дела, принятого на архивное хранение.
Такой практики придерживаются компании-аутсорсеры, когда выполняют услуги архивно-технической обработки и подготовки к архивному хранению неупорядоченных, несистематизированных дел при отсутствии номенклатуры дел.
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Какой срок хранения заявления о принятии участников в ООО, заявлений о внесении / изменении / увеличении вклада участником Общества в уставной капитал ООО, а также срок хранения визовых экземпляров этих заявлений?
Сформировано личное дело объемом более 600 листов. Толщина, соответственно, свыше 4 см. Очевидно, что дело необходимо будет разделять на тома, но как при этом их оформить, чтобы было понятно, что это не три личных дела, а одно?
Ситуация: В организации изменения к штатному расписанию оформляются приказом по основной деятельности с приложением к нему этого штатного расписания по форме № Т-3. Однако форма № Т-3 по волевому решению начальника Отдела труда и заработной платы не передается в Отдел ДОУ для приобщения к указанному приказу, которым вносятся изменения или утверждается новое штатное расписание. Возможно ли оформлять изменения к штатному расписанию без приказа, используя только форму № Т-3, но с внесением изменений в саму форму (см. пример ниже, где оранжевым цветом выделены предлагаемые изменения): – заменить «УТВЕРЖДЕНО» на «УТВЕРЖДАЮ»; – удалить ссылки на дату и номер приказа, оставив только дату утверждения? Какую информацию тогда следует вносить в поля «Номер документа» и «Дата составления»? Данный документ будет находиться в деле Отдела труда и заработной платы в соответствии с номенклатурой дел.
Включает ли деловой этикет какие-то правила поведения, которые различаются для женщин и мужчин?
Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?
В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?
Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.
Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
Получи подробный ответ от ключевого разработчика
нового ГОСТ Р 7.0.8-2025: что изменилось,
почему, какие последствия, сравнительные таблицы
