В номенклатуре дел учитываются и систематизируются все документы, создаваемые организацией и возникающие в процессе ее деятельности, то есть весь ее документальный фонд за конкретный год:
- документы временного срока хранения (до 10 лет включительно),
- по личному составу и
- временного срока хранения (свыше 10 лет),
- постоянного срока хранения,
- в электронной и в бумажной форме.
Вспомните, что одна из функций номенклатуры дел – учет документов и дел.
Теперь давайте вспомним о переходящих делах, содержащих действующие документы, еще не законченные в делопроизводстве. Такие дела, которые начали формировать, когда номенклатуры дел в организации еще не было, и продолжали пополнять после ее утверждения, должны быть включены в эту номенклатуру дел и в результате получить свой индекс дела. Тогда на обложках таких переходящих дел оформляются:
- заголовки (заново или редактируются);
- индексы и сроки хранения по вновь утвержденной номенклатуре дел.
А если дела, сформированные за годы до утверждения новой номенклатуры дел, содержат уже исполненные документы, они так или иначе оформлены, то при их архивно-технической обработке или выделении к уничтожению необходимо будет лишь в общем порядке уточнить заголовки и проверить правильность определения сроков хранения. Новые индексы на них оформлять не следует.
В акте о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, оформление индексов дел не требуется.
А в соответствующих графах описей дел (постоянного хранения, по личному составу, временных (свыше 10 лет) сроков хранения) вместо индекса дела можно проставить прочерк или условное обозначение «б/н» (без номера, без индекса). В этом случае порядковый номер дела, присвоенный ему по годовому разделу описи, сможет служить учетным номером этой единицы хранения и входить в состав архивного шифра дела, принятого на архивное хранение.
Такой практики придерживаются компании-аутсорсеры, когда выполняют услуги архивно-технической обработки и подготовки к архивному хранению неупорядоченных, несистематизированных дел при отсутствии номенклатуры дел.
