Регистрация перенаправляемых вам обращений граждан

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 09 / 2018

Вопрос

У меня возник спор с руководителем отдела по вопросу регистрации писем от депутатов, прокуратуры, территориальных управлений, к которым приложены обращения граждан с просьбой рассмотреть вопрос и дать письменный ответ. Скажите, в данном случае письма должны регистрироваться в Журнале регистрации обращений граждан (с пометкой направить копию ответа в организацию, перенаправившую письмо) или в Журнале входящей корреспонденции от юридических лиц?

Отвечает

Вера Иритикова

профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Спорить с руководителем не надо, постарайтесь заново прочесть Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации» (далее – ФЗ‑59). В ч. 3 и 4 ст. 8 ваша ситуация регламентирована абсолютно четко. Представьте, что депутат, прокуратура, территориальное управление получили обращение гражданина, но решение поднятых в нем вопросов не входит в их компетенцию. Данные органы в соответствии с ФЗ‑59 в течение 7 дней должны перенаправить это письменное обращение в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в нем вопросов. То есть вы работаете с обращением гражданина!

А письма с просьбой рассмотреть обращение по существу будут сопроводительными, что отразится в регистрационных формах. В Журнал регистрации после графы «способ доставки» добавьте графу «данные сопроводительного письма (автор, дата, номер)». Исполненное обращение не забудьте сформировать в дело вместе с сопроводительным письмом к нему.

Проявите инициативу и внесите необходимые уточняющие формулировки в Инструкцию по работе с обращениями граждан вашей организации (или иной регламентирующий документ). А если подобный локальный нормативный акт не разработан, составьте его с учетом всех особенностей документопотоков обращений граждан, поступающих в вашу организацию. Добавим также, что действие ФЗ‑59 распространяется только на те коммерческие организации, которые выполняют публично значимые функции.