Top.Mail.Ru

Срок хранения договоров о разработке программного обеспечения в разных Перечнях отличается - какой выбрать?

Вопрос
Статья 215 Перечня управленческих документов 2010 г. и статья 1796 Перечня НТД звучат практически одинаково, но при этом в первом случае срок хранения 5 лет ЭПК, во втором – постоянно. Как понять, в каком случае какой перечень нужно применять?
Отвечает

Для начала процитируем упомянутые статьи перечней, чтобы они были перед глазами:

Фрагмент документа
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень 2010 г.)

Фрагмент документа
Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182 (далее – Перечень НТД)

Уже из названий этих перечней понятно, на какие функции и направления деятельности организации и на какие категории и виды документов они распространяются.

Если организация решает усовершенствовать и автоматизировать свои общие функции управления (в Перечне 2010 г. они перечислены как 12 разделов – своеобразное содержание перечня), то она проводит конкурс, открывает проект разработки и внедрения информационной системы (ИС), заключает договор с ИТ-компанией – подрядчиком. Срок хранения этого договора и документов по его исполнению можно будет определять по Перечню 2010 г. Только необходимо иметь в виду, что срок хранения – это результат аналитической работы по оценке значимости документов для деятельности организации, а не только поиск самой подходящей статьи по Перечню документов со сроками хранения. Поэтому:

  • организация должна сначала обратить внимание на ст. 215 Перечня 2010 г., которая предписывает срок хранения 5 лет ЭПК после истечения срока действия договора;
  • а потом подумать, для чего еще могут понадобиться эти документы. ИС организации должна быть поставлена на баланс, она будет относиться к нематериальным активам, по ней будет исчисляться амортизация. Срок эксплуатации может оказаться больше или меньше срока амортизации. После года, когда закончится и эксплуатация, и амортизация, договоры придется хранить еще как минимум 4 года (подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 Налогового кодекса РФ) или 5 лет (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете») с года последнего их использования в качестве основания для учетной операции / исчисления налогов. До настоящего времени ИС эксплуатировались в среднем 10 лет (но данный показатель имеет тенденцию к сокращению), за конкретной цифрой вам надо обращаться в свою ИТ-службу. А срок амортизации подскажет бухгалтерия.

Плановый период эксплуатации может отличаться от фактического и со стороны бухгалтерии потребность в этих документах может удлиниться. Поэтому, назначая срок хранения, надо ставить рядом отметку ЭПК.

Кстати, в Перечне 2010 г. ст. 215 устанавливает срок хранения не просто 5 лет после истечения срока действия договора, но и отметку «ЭПК», что означает необходимость оценки реальной значимости подобных договоров для деятельности организации по истечении 5 лет и возможность увеличения сроков их хранения даже до постоянного.

Перечень НТД устанавливает разные сроки хранения документов в организациях, которые играют разные роли в научной, научно-технической и производственной деятельности, но эти виды деятельности являются для них основными. Раздел 13 «Автоматизированные системы» Перечня НТД и его ст. 1796 предназначены в основном для организаций, осуществляющих работы по проектированию и созданию автоматизированных систем в качестве основного вида деятельности. Но Указания по применению данного перечня (п. 1.4) предусматривают, что в этом процессе могут быть участниками:

  • организации, утверждающие или согласовывающие документы (как правило, это государственные регулирующие органы, например, Минкомсвязь России, ФСО России, Роскомнадзор, ФСТЭК России и т.п.);
  • авторы (разработчики) документов (ИТ-компания – разработчик программных кодов, системного программного обеспечения);
  • организации – заказчики документации (прежде всего это ИТ-компании, осуществляющие разработку прикладного программного обеспечения и «упаковку» информационной системы как продукта);
  • эксплуатационные организации, не являющиеся заказчиками документации (ИТ-компания, осуществляющая только поддержку информационной системы).

Хотя к группе заказчиков можно относить и все другие организации, которые «покупают» ИС как продукт, и на основании договора ИТ-компания осуществляет его функциональную настройку в соответствии с техническим заданием, т.е. кастомизацию.

В процессе экспертизы ценности необходимо учитывать технологические критерии, в т.ч.:

  • перспективы долговременного или постоянного хранения электронных документов, создаваемых в ИС;
  • возможности их конвертации в форматы архивного хранения или миграции в собственно архивную информационную систему.

Для управления этими процессами потребуется и договор, документы по его исполнению, характеризующие все функциональные требования и все возможности ИС.

А с точки зрения критериев содержания необходимо с привлечением специалистов ИТ-отдела при экспертизе таких договоров выявлять, насколько уникальной является разработанная система, увеличивает ли капитализацию бизнеса владение ею, в течение какого времени она будет сохранять свою ценность. Ведь не секрет, что по договорам разработки ИС обычно осуществляются лишь «легкие» настройки уже имеющегося у ИТ-компании типового решения, к тому же ИС быстро устаревают, как и другие современные технологии.

Поэтому рекомендуем качественно проводить экспертизу ценности документов. В ИТ-компаниях и на предприятиях, где автоматизируются основные производственные циклы, можно применять ст. 1796 из Перечня НТД по отношению ко всем договорам, на основании которых информационные системы как продукт / товар приносят прибыль по основной их деятельности. А для организаций, которые внедряют информационные технологии в управленческие процессы, возможно применять ст. 215 Перечня 2010 г.

Каждая организация на заседании экспертной комиссии должна обсудить применение того или иного нормативного перечня и обосновать конкретный срок хранения. Результат будет зависеть от значимости ИС и документов к ней, которые формируются как досье по проекту разработки и внедрения ИС или досье по договору на разработку и внедрение системы.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как закрывать 2 номенклатуры дел из-за внедрения СЭД

В 2021 году в середине года был переход из одной системы документооборота в другую. Раньше дела были только бумажные и номенклатуры дел в СЭД не было. Но в новой системе существует электронная номенклатура дел, соответственно все документы, которые оформлялись в компании с определенной даты (с 20.07.2021) – были внесены в новые созданные электронные дела и по ним существует своя электронная номенклатура дел. Каким образом необходимо проводить закрытие номенклатуры дел за 2021 год? Отдельно за период с 01.01.2021 по 20.07.2021 в бумажном виде, а потом за период с 20.07.2022 по 31.12.2022 в электронном виде?

Кто списывает исполненный документ «В ДЕЛО»?

Вопрос от администрации города. Если на документе проставлена резолюция руководителем, то после исполнения этот документ должен списать «В ДЕЛО» также руководитель? Какими правовыми актами это можно подтвердить?

Где и сколько хранить учетную политику?

Если учетная политика составлена на 2022 год, но данный документ является приложением к приказу от 2021 года, в дело какого года в итоге его подшивать: —  в дело 2021 года подшивается только приказ, а приложение к нему – в дело 2022 года? —  или приказ и приложение к нему формируются вместе в дело 2021 года?

Об учете судебной переписки

Как правильно вести учет судебной переписки? Регистрировать / хранить судебные письма отдельно или в общем реестре входящих документов?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Можно ли печатать документ на обеих сторонах листа? С договорами так часто поступают. А как быть с письмами, актами и др.? Как при этом правильно нумеровать страницы? Чем все это регулируется сейчас? Или только правилами делового оборота?

Можно ли печатать документ на обеих сторонах листа? С договорами так часто поступают. А как быть с письмами, актами и др.? Как при этом правильно нумеровать страницы? Чем все это регулируется сейчас? Или только правилами делового оборота?

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

Как оформить электронное приложение к бумажному документу? Как их переправить по почте?

Как оформить реквизит «Приложение» в случаях, когда: 1. Письмо и приложение к нему оформлены на бумажном носителе, но отправлены адресату будут только их скан-копии по электронной почте? 2. Письмо оформлено на бумажном носителе, а приложение к нему только в электронном виде, адресату письмо с приложением будет направлено по электронной почте? Что при этом написать на документе-приложении и в самом письме? Покажите, пожалуйста, как это грамотно оформить.