Срок хранения договоров о разработке программного обеспечения в разных Перечнях отличается - какой выбрать?

Вопрос
Статья 215 Перечня управленческих документов 2010 г. и статья 1796 Перечня НТД звучат практически одинаково, но при этом в первом случае срок хранения 5 лет ЭПК, во втором – постоянно. Как понять, в каком случае какой перечень нужно применять?
Отвечает

Для начала процитируем упомянутые статьи перечней, чтобы они были перед глазами:

Фрагмент документа
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень 2010 г.)

Фрагмент документа
Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182 (далее – Перечень НТД)

Уже из названий этих перечней понятно, на какие функции и направления деятельности организации и на какие категории и виды документов они распространяются.

Если организация решает усовершенствовать и автоматизировать свои общие функции управления (в Перечне 2010 г. они перечислены как 12 разделов – своеобразное содержание перечня), то она проводит конкурс, открывает проект разработки и внедрения информационной системы (ИС), заключает договор с ИТ-компанией – подрядчиком. Срок хранения этого договора и документов по его исполнению можно будет определять по Перечню 2010 г. Только необходимо иметь в виду, что срок хранения – это результат аналитической работы по оценке значимости документов для деятельности организации, а не только поиск самой подходящей статьи по Перечню документов со сроками хранения. Поэтому:

  • организация должна сначала обратить внимание на ст. 215 Перечня 2010 г., которая предписывает срок хранения 5 лет ЭПК после истечения срока действия договора;
  • а потом подумать, для чего еще могут понадобиться эти документы. ИС организации должна быть поставлена на баланс, она будет относиться к нематериальным активам, по ней будет исчисляться амортизация. Срок эксплуатации может оказаться больше или меньше срока амортизации. После года, когда закончится и эксплуатация, и амортизация, договоры придется хранить еще как минимум 4 года (подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 Налогового кодекса РФ) или 5 лет (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете») с года последнего их использования в качестве основания для учетной операции / исчисления налогов. До настоящего времени ИС эксплуатировались в среднем 10 лет (но данный показатель имеет тенденцию к сокращению), за конкретной цифрой вам надо обращаться в свою ИТ-службу. А срок амортизации подскажет бухгалтерия.

Плановый период эксплуатации может отличаться от фактического и со стороны бухгалтерии потребность в этих документах может удлиниться. Поэтому, назначая срок хранения, надо ставить рядом отметку ЭПК.

Кстати, в Перечне 2010 г. ст. 215 устанавливает срок хранения не просто 5 лет после истечения срока действия договора, но и отметку «ЭПК», что означает необходимость оценки реальной значимости подобных договоров для деятельности организации по истечении 5 лет и возможность увеличения сроков их хранения даже до постоянного.

Перечень НТД устанавливает разные сроки хранения документов в организациях, которые играют разные роли в научной, научно-технической и производственной деятельности, но эти виды деятельности являются для них основными. Раздел 13 «Автоматизированные системы» Перечня НТД и его ст. 1796 предназначены в основном для организаций, осуществляющих работы по проектированию и созданию автоматизированных систем в качестве основного вида деятельности. Но Указания по применению данного перечня (п. 1.4) предусматривают, что в этом процессе могут быть участниками:

  • организации, утверждающие или согласовывающие документы (как правило, это государственные регулирующие органы, например, Минкомсвязь России, ФСО России, Роскомнадзор, ФСТЭК России и т.п.);
  • авторы (разработчики) документов (ИТ-компания – разработчик программных кодов, системного программного обеспечения);
  • организации – заказчики документации (прежде всего это ИТ-компании, осуществляющие разработку прикладного программного обеспечения и «упаковку» информационной системы как продукта);
  • эксплуатационные организации, не являющиеся заказчиками документации (ИТ-компания, осуществляющая только поддержку информационной системы).

Хотя к группе заказчиков можно относить и все другие организации, которые «покупают» ИС как продукт, и на основании договора ИТ-компания осуществляет его функциональную настройку в соответствии с техническим заданием, т.е. кастомизацию.

В процессе экспертизы ценности необходимо учитывать технологические критерии, в т.ч.:

  • перспективы долговременного или постоянного хранения электронных документов, создаваемых в ИС;
  • возможности их конвертации в форматы архивного хранения или миграции в собственно архивную информационную систему.

Для управления этими процессами потребуется и договор, документы по его исполнению, характеризующие все функциональные требования и все возможности ИС.

А с точки зрения критериев содержания необходимо с привлечением специалистов ИТ-отдела при экспертизе таких договоров выявлять, насколько уникальной является разработанная система, увеличивает ли капитализацию бизнеса владение ею, в течение какого времени она будет сохранять свою ценность. Ведь не секрет, что по договорам разработки ИС обычно осуществляются лишь «легкие» настройки уже имеющегося у ИТ-компании типового решения, к тому же ИС быстро устаревают, как и другие современные технологии.

Поэтому рекомендуем качественно проводить экспертизу ценности документов. В ИТ-компаниях и на предприятиях, где автоматизируются основные производственные циклы, можно применять ст. 1796 из Перечня НТД по отношению ко всем договорам, на основании которых информационные системы как продукт / товар приносят прибыль по основной их деятельности. А для организаций, которые внедряют информационные технологии в управленческие процессы, возможно применять ст. 215 Перечня 2010 г.

Каждая организация на заседании экспертной комиссии должна обсудить применение того или иного нормативного перечня и обосновать конкретный срок хранения. Результат будет зависеть от значимости ИС и документов к ней, которые формируются как досье по проекту разработки и внедрения ИС или досье по договору на разработку и внедрение системы.

Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в мае + 10% по промокоду на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Можно ли в тексте протокола сделать раздел «ОТМЕТИЛИ»?

Можно ли в тексте протокола заседания помимо разделов: «СЛУШАЛИ – ​РЕШИЛИ» выделить раздел «ОТМЕТИЛИ»? И таким образом структура текста протокола получится такой: – Председатель; – Секретарь; – Присутствовали; – Приглашённые; – Повестка дня; – Выступили (просто без текста выступления) указание Ф.И.О. и должности докладчика; – Отметили; – Решили; – Подписи председателя и секретаря.

Дата регистрации протокола и дата проведения заседания / совещания

При разработке шаблонов протоколов столкнулись с вопросом о регистрации документа. Руководство настаивает, что в протоколе должны быть: – дата регистрации и – дата проведения заседания / совещания. То есть такой порядок реквизитов: наименование организации, наименование вида документа (ПРОТОКОЛ), дата регистрации, регистрационный номер /индекс, заголовок, дата проведения заседания, текст… и т. п. Получается, что у протокола будут 2 даты. Бывают случаи, когда протокол трехсторонний и на его согласование и подписание уходит 2, а то и 3 месяца, поэтому руководство настаивает на проставлении даты проведения совещания и отдельно даты регистрации.

Нужен гриф утверждения на протоколе экспертной комиссии?

Необходимо ли проставлять гриф утверждения на протоколе заседания экспертной комиссии? Дело в том, что в компании председатель комиссии – ​это директор, если оформлять гриф утверждения, тогда он будет и подписывать протокол, и утверждать его. Правильно ли это?

Какой срок хранения у приказов об утверждении типовых форм договоров?

Просим дать разъяснения о том, какой срок хранения необходимо применять для приказов об утверждении типовых форм договоров. В ст. 19 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236) есть несколько вариантов. Какой из них выбрать?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

Можно ли в тексте протокола сделать раздел «ОТМЕТИЛИ»?

Можно ли в тексте протокола заседания помимо разделов: «СЛУШАЛИ – ​РЕШИЛИ» выделить раздел «ОТМЕТИЛИ»? И таким образом структура текста протокола получится такой: – Председатель; – Секретарь; – Присутствовали; – Приглашённые; – Повестка дня; – Выступили (просто без текста выступления) указание Ф.И.О. и должности докладчика; – Отметили; – Решили; – Подписи председателя и секретаря.

Нужен гриф утверждения на протоколе экспертной комиссии?

Необходимо ли проставлять гриф утверждения на протоколе заседания экспертной комиссии? Дело в том, что в компании председатель комиссии – ​это директор, если оформлять гриф утверждения, тогда он будет и подписывать протокол, и утверждать его. Правильно ли это?