Сроки хранения лицензионных договоров на предоставление ПО

Ответить на этот вопрос вы сможете после экспертизы ценности этих договоров, т.е. на основе анализа управленческой ситуации, в которой они возникают с учетом всех дополнительных условий:

• необходимо выяснить, на какой срок передаются права;
• иногда к экспертизе можно привлечь и специалистов ИТ-отдела, которые уточнят, о системном ли программном обеспечении (ПО) идет речь;
• учитывается взаимосвязь с другими документами, т.к. лицензионные договоры могут передаваться в составе (в комплексе) документов по какому-либо проекту разработки информационной системы (ИС)на основе лицензированного ПО. Необходимо применять «старший» срок ко всем документам, которые окажутся в комплексе (его целиком надо хранить единый срок – максимальный из тех, что предписаны входящим в него документам);
• и, наконец, необходимо учесть, в какой организации решается вопрос о хранении договоров: правообладателе или приобретателе прав, разработчике информационной системы или организации, где она будет эксплуатироваться – в зависимости от этого сроки хранения лицензионных договоров могут быть различными.

Для определения сроков хранения в данном случае рекомендуем пользоваться Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее – ПНТД; его Фрагмент см. далее), в котором сроки хранения документов об организации работ по проектированию информационных систем (раздел 13) дифференцированы:

• в организациях-разработчиках (в нашем случае – правообладателях) (графа 4),
• заказчиках (графа 5) и
• в эксплуатирующих организациях (графа 6).

Обратите внимание на ст. 1795 и 1796 ПНТД. В организации-правообладателе срок хранения лицензионных договоров может быть постоянным (по крайней мере, до ликвидации организации), в организации-правоприобретателе, которая внедрила и эксплуатирует ИС, – до минования надобности. Но по отношению к договорам срок «До минования надобности» почти всегда трактуется и закрепляется в номенклатуре дел как 5 лет после истечения срока действия договора. А с учетом срока хранения электронных документов и срока эксплуатации самой ИС, данный срок, как правило, увеличивается до 10-15 лет после вывода ИС из эксплуатации.

В рассматриваемой ситуации можно также руководствоваться ст. 1843 и 1847 ПНТД, и в этом случае определить сроки хранения лицензионных договоров как постоянный в организации-правообладателе (ИТ-компания-провайдер системного ПО или владелец прикладного ПО), а в эксплуатирующей ИС организации (когда, на базе ПО она разработала ИС или СЭД) – до ликвидации организации.

В Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) также есть простая ст. 215, в соответствии с которой организация должна хранить документы о своей СЭД в течение 5 лет после истечения сроков действия договоров, на основании которых она создавалась, к тому же этот срок для организации – источника комплектования должна подтвердить ЭПК государственного (муниципального) архива.

Все эти решения должна принимать экспертная комиссия организации, т.к. в перечнях документов со сроками хранения упоминаются только категории документов, а конкретные виды и разновидности документов никто кроме самой организации знать и оценить не сможет.