Как следует из вопроса, Положение о структурном подразделении, утвержденное в 2015 г., завершено в делопроизводстве в 2019 г. Вспомните, что формирование дел – это группировка в дела исполненных, завершенных в делопроизводстве документов, срок действия которых закончился. Поэтому Положение о структурном подразделении должно быть внесено в годовой раздел описи дел за 2019 год.
Только определитесь, какой экземпляр Положения и в каком подразделении будет включен в годовой раздел описи. Подлежат передаче в архив подлинники положений с подписью руководителя и датой в грифе утверждения и подлинными отметками об ознакомлении руководителей структурных подразделений. Они, как правило, хранятся в кадровой службе, имеют постоянный срок хранения и включаются в годовой раздел описи по личному составу за 2019 год именно в этом подразделении (им же передаются в архив).
А в структурные подразделения для работы обычно передаются заверенные копии положений, которые имеют срок хранения 3 г. после утраты силы и замены новыми. Такая копия остается в подразделении, а потом включается в акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, который составляется за подписью руководителя структурного подразделения. И в данном случае копия Положения о подразделении, утратившего силу в 2019 году, может быть включена в акт о выделении к уничтожению не ранее 1 квартала 2023 года.
