Навигатор тем:
Войти или зарегистрироваться
Навигатор тем:
  1. Главная
  2. Делопроизводство и архив № 05 / 2019
  3. Ответы на вопросы

В какой годовой раздел описи включается Положение о структурном подразделении?

1
Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 05 / 2019
Вопрос
В какой годовой раздел описи включается Положение о структурном подразделении, утвержденное в 2015 году и действовавшее до 2019 года (т.к. в 2019 году утвердили новое положение)?
Отвечает
Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Как следует из вопроса, Положение о структурном подразделении, утвержденное в 2015 г., завершено в делопроизводстве в 2019 г. Вспомните, что формирование дел – это группировка в дела исполненных, завершенных в делопроизводстве документов, срок действия которых закончился1. Поэтому Положение о структурном подразделении должно быть внесено в годовой раздел описи дел за 2019 год.

Только определитесь, какой экземпляр Положения и в каком подразделении будет включен в годовой раздел описи. Подлежат передаче в архив подлинники положений с подписью руководителя и датой в грифе утверждения и подлинными отметками об ознакомлении руководителей структурных подразделений. Они, как правило, хранятся в кадровой службе, имеют постоянный срок хранения2 и включаются в годовой раздел описи по личному составу за 2019 год именно в этом подразделении (им же передаются в архив).

А в структурные подразделения для работы обычно передаются заверенные копии положений, которые имеют срок хранения 3 г. после утраты силы и замены новыми3. Такая копия остается в подразделении, а потом включается в акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, который составляется за подписью руководителя структурного подразделения. И в данном случае копия Положения о подразделении, утратившего силу в 2019 году, может быть включена в акт о выделении к уничтожению не ранее 1 квартала 2023 года.

Сноски 3

  1. Пункт 4.19 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, прямо говорит о законченных делопроизводством делах. Вернуться назад
  2. Статья 55 а) Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень). Вернуться назад
  3. Статья 55 б) Перечня здесь применяется по аналогии. Вернуться назад
Оценить вопрос
1 Коментарий
s
В избранное
Версия для печати
Отправить по почте

Выбери вариант доступа

Получать бесплатные статьи на e-mail по теме:

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 1

Ева Е.
20.05.2019, 19:59

Как отразить в описи дел данное дело?И какие даты писать на самом деле?

0

Рекомендовано для вас

Служебные записки и протоколы как основания к приказам

Делопроизводство и архив
№ 08 / 2025

Все приказы у нас формируются в рамках основной деятельности (в том числе и по личному составу), в констатирующей части упоминаются: – служебные записки (если служебные записки «О работе в выходные дни, сверхурочное время», то они с подписями сотрудников, но есть служебные записки и на производственные темы, не касающиеся персонала); – внутренние протоколы в качестве основания к изданию приказов. Интересует срок хранения указанных оснований. Уместно ли их оформлять в констатирующей части приказа и допустимо ли совместное хранение с приказами.

Валентина Янковая
канд. ист. наук, доцент Российского государственного гуманитарного университета

Разница в датах договора и протокола разногласий к нему

Делопроизводство и архив
№ 08 / 2025

Может ли дата протокола разногласий к договору поставки, заключенному между обществами с ограниченной ответственностью, быть позже даты договора (договор от 01.07.2025, протокол от 08.07.2025)?

Александр Иванов
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Можно ли использовать сокращенные наименования в тексте приказов?

Делопроизводство и архив
№ 08 / 2025

На предприятии существует приказ «О присвоении индивидуальных индексов», который включает сокращенные наименования структурных подразделений и должностей. Допустимо ли использовать их в текстах приказов нашего предприятия?

Валентина Янковая
канд. ист. наук, доцент Российского государственного гуманитарного университета

Срок хранения приказов по воинскому учету

Делопроизводство и архив
№ 07 / 2025

В организации ведется воинский учет и бронирование граждан, находящихся в запасе. При изменении персональных данных забронированного работника необходимо внести изменения в список забронированных работников, пребывающих в запасе Вооруженных Сил РФ. Изменения необходимо внести приказом. К какому типу приказов его отнести? Какой срок хранения у журнала учета приказов по воинскому учету и бронированию граждан, находящихся в запасе?

Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Делопроизводство и архив
№ 03 / 2015

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

Делопроизводство и архив
№ 08 / 2022

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Делопроизводство и архив
№ 09 / 2022

Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.

Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Делопроизводство и архив
№ 05 / 2016

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Раздел не найден.