Кто должен разрабатывать номенклатуры дел обособленных структурных подразделений за границей?

Ежегодно «вести» номенклатуры дел, т.е. систематизировать свои документальные фонды и правильно формировать дела в соответствии с номенклатурой, должны сами обособленные структурные подразделения.

Вопрос заключается в том:

• каждое ли обособленное структурное подразделение в рамках выполняемых функций будет разрабатывать индивидуальную номенклатуру дел или
• головная организация в плановом порядке и централизованно разработает типовую или примерную номенклатуру дел обособленного структурного подразделения?

В первом случае ответственные за делопроизводство в каждом обособленном подразделении разрабатывают и ежегодно готовят к переутверждению (а существенно пересматривают 1 раз в 5 лет) приказом руководителя обособленного подразделения соответствующую номенклатуру дел. При этом рекомендуется направлять проект номенклатуры дел на очередной год на согласование в службу делопроизводства головной организации, т.к. все процессы систематизации документов и формирования дел должны управляться и контролироваться. Первый вариант выбирают, когда не все созданные обособленные подразделения выполняют одинаковые задачи и функции, и в деятельности каждого проявляется специфика.

Во втором случае служба делопроизводства головной организации принимает решение о разработке примерной или типовой номенклатуры дел для своих обособленных подразделений в плановом порядке.

Типовая номенклатура дел разрабатывается, если основные направления деятельности и функции обособленных подразделений практически одинаковы. Поэтому в ней фиксируется однотипный состав дел, наилучшим образом формулируются единообразные для всех подразделений заголовки дел и устанавливаются сроки их хранения. Иногда фиксируется и вторая часть индекса дела (просто номер в зависимости от степени значимости документов и во взаимосвязи дел). Типовая номенклатура дел утверждается приказом руководителя головной организации и имеет обязательный характер.

Примерная номенклатура дел разрабатывается для обособленных подразделений, когда их деятельность не совсем единообразна, в деятельности каждого проявляется специфика задач и функций. В примерной номенклатуре дел фиксируются прежде всего дела по общим функциям управления (оперативное управление, кадры, бухгалтерский и налоговый учет, взаимодействие с территориальными органами власти и управления), а далее – по степени значимости дела по тем функциям организации, которые она вообще передала своим обособленным подразделениям, с указанием сроков хранения дел, а также индексов (при необходимости). Примерная номенклатура дел утверждается приказом руководителя головной организации, но носит рекомендательный характер, т.к. в индивидуальную номенклатуру дел каждое обособленное подразделение будет включать заголовки только тех дел, которые возникают в его деятельности, конкретизированные с учетом ее специфики.

Но во всех случаях типовая или примерная номенклатура дел помогает существенно сэкономить время ответственных сотрудников обособленных подразделений на ежегодную разработку (подготовку к утверждению) индивидуальной номенклатуры дел, т.к. заголовки дел уже сформулированы правильно, сроки хранения установлены, схема систематизации дел намечена.

Заголовки дел из типовой и примерной номенклатуры дел могут уточняться, а сроки хранения переносятся в индивидуальную номенклатуру дел обособленного подразделения без изменений.

Каждая организация решает подобные организационные вопросы самостоятельно. Служба делопроизводства головной организации должна предложить первому руководителю 1 из перечисленных нами способов управления процессом систематизации документального фонда организации, за обеспечение сохранности которого будет отвечать в конечном счете первое лицо (единоличный исполнительный орган).

Кстати, обратите внимание на относительно новый методический документ, который опубликован на сайте Росархива – Методические рекомендации по разработке федеральными органами государственной власти примерных номенклатур дел для территориальных органов и подведомственных организаций (Росархив/ВНИИДАД. М., 2018). Может быть, они помогут принять конкретное решение.